FAQ - Sofista

1. Wat kan ik doen indien het inloggen niet lukt?

Uw certificaat (identificatie voor de aanmelding) aansluiten vóórdat u de toepassing opent.

Voor een snelle en beveiligde aanmelding op de applicaties, dient u altijd te beginnen met een opgekuiste internet browser (Google Chrome, Mozilla Firefox of Microsoft Edge):

  • De browsergegevens (de surfgeschiedenis) wissen
  • Download geschiedenis wissen
  • Cookies en andere tijdelijke internetbestanden verwijderen
  • De cache internet wissen
  • …enz.

Hoe wis ik mijn surfgeschiedenis?

2. Hoe kan ik een bestand bewaren?

Het is mogelijk om een deels afgewerkt bestand, dat nog niet voldoet aan alle rekenkundige en logische controles, te bewaren. Vooraleer u een bestand kunt bewaren dient u te valideren: daarvoor klikt u op de optie 'Validatie' die zich bevindt in het rechterbovengedeelte van het scherm. Van zodra een bestand kan worden bewaard, wordt de bewaarmogelijkheid zichtbaar geactiveerd. Het bewaren van een deels afgewerkt bestand is mogelijk. In dat geval is enkel de optie 'Werkbestand (.xtmp)' geactiveerd. Dit werkbestand kan niet alszodanig neergelegd worden.

3. Hoe groot mogen ingekapselde PDF-bestanden zijn?

Sofista laat toe om bestanden in PDF-formaat te importeren in enkele daarvoor bestemde zones:

  • de aandeelhoudersstructuur (maximale grootte = 500 k)
  • het verslag van de commissarissen (maximale grootte = 500 k)
  • het jaarverslag (maximale grootte = 1500 k).

Sofista voert tijdens het importeren echter geen controles uit op de inhoud van de PDF-bestanden (b.v. controles op de aanwezigheid van tags of javascripts).

Het XBRL-bestand, inclusief de ingekapselde PDF-bestanden mag niet groter zijn dan 3 MB; de neerlegging van een bestand van meer dan 3 MB wordt geweigerd door de toepassing 'Filing'.

4. In welk formaat moet de datum zijn opgemaakt?

Alle velden die een datum bevatten, zijn voorzien van een 'kalender'-icoontje. Dit laat toe om een datum te zoeken met behulp van een kalender waarbij automatisch het correcte formaat wordt gekozen.

U kunt  de datum ook rechtstreeks invullen. U dient daarbij dan zelf het voorgeschreven formaat te volgen: yyyy-mm-dd  (bijvoorbeeld: 2015-06-01 stelt 1 juni 2015 voor).

Wanneer u een datum invult volgens een ander formaat, kunt u niet verder gaan naar een volgende sectie. Op het ogenblik dat u wilt overgaan naar een volgende sectie of wanneer u wilt valideren, worden de verkeerd ingevulde zones rood omkaderd. Vooraleer u verder kunt gaan, moet u het formaat aanpassen.

5. In welk formaat en met welke eenheid moeten de cijfergegevens zijn opgemaakt?

De cijfergegevens worden ingevoerd zonder punt of komma voor de duizendtallen. Het decimaalteken is het 'punt' op het cijferklavier.

in de sociale balans :

- voor het gemiddeld aantal werknemers : 1 cijfer na het decimaalteken

- voor het werkelijk aantal gepresteerde uren : een afgerond cijfer

- voor de personeelskosten :  2 cijfers na het decimaalteken

De eenheid voor de neerlegging en publicatie is de euro zonder decimalen, zowel voor het volledig als voor het verkort model. Om de recuperatie van gegevens vanuit de boekhouding niet te bemoeilijken, zal de neerlegger bij de elektronische neerlegging in XBRL-formaat mogen kiezen tussen eenheden euro zonder decimalen of eenheden euro met twee decimalen. Deze tweede mogelijkheid moet de neerlegger toelaten de jaarrekeninggegevens automatisch uit zijn boekhouding over te nemen zonder zich daarbij om afrondingen te moeten bekommeren. Na aanvaarding door de NBB en validatie met behulp van de rekenkundige controles (met nauwkeurigheid tot op de eurocent), zullen de gegevens door de toepassing van de NBB afgerond worden tot op de eenheid, met het oog op de publicatie in PDF formaat.

6. Hoe kan ik een rechtsvorm kiezen?

In het onderdeel 'Identificatiegegevens van de vennootschap (vereniging)' toont Sofista de gegevens die betrekking hebben op de rechtspersoon waarvan het ondernemingsnummer ingevuld werd in het hoofdscherm en die voorkomen in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Indien de rechtsvorm niet wordt getoond, dan wil dit zeggen dat die niet voorkomt in de lijst van meest voorkomende rechtsvormen.

Indien de rechtsvorm van uw vennootschap, vereniging of stichting niet voorkomt in de lijst van rechtsvormen, dan moet u de rechtsvorm toevoegen achter de naam van de rechtspersoon (b.v. Janssens Burgerlijke Vennootschap onder de vorm van een BVBA) en als rechtsvorm kiezen voor 'Andere rechtsvormen'. Op deze wijze bevat de jaarrekening toch alle noodzakelijke informatie.

7. Nieuwe modellen voor VZW's: rubriek 76 en 66

De jaarrekeningmodellen voor verenigingen werden met de invoering van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen op dezelfde leest geschoeid als de jaarrekeningmodellen voor vennootschappen. Ook bij de verenigingen zijn de rubriekcodes 76-Uitzonderlijke opbrengsten en 66-Uitzonderlijke kosten, zoals ze bestonden in de oude modellen, in de nieuwe modellen vervangen door de uitsplitsing in 76A -Niet-recurrente bedrijfsopbrengsten & 76B-Niet-recurrente financiële opbrengsten enerzijds en 66A- Niet-recurrente bedrijfskosten & 66B-Niet-recurrente financiële kosten anderzijds.

                Zodus:  76 = 76A + 76B

                En           66 = 66A + 66B

 

Om de cijfers van vorig boekjaar correct in te vullen, dient u na te gaan welk gedeelte van de waarde in rubriek 76 betrekking had op uitzonderlijke bedrijfsopbrengsten (op te nemen in code 76A) en welk gedeelte betrekking had op uitzonderlijke financiële opbrengsten (op te nemen in code 76B). Hetzelfde dient te gebeuren voor de uitzonderlijke kosten: het gedeelte dat betrekking had op uitzonderlijke bedrijfskosten is op te nemen in code 66A, het gedeelte dat betrekking had op uitzonderlijke kosten van financiële aard komt in code 66B.

8. Nieuwe modellen voor VZW's: rubriek 415

Rubriek 415 was een subrubriek van de post 41 op het Actief in de Balans van de oude volledige en verkorte modellen voor verenigingen. In de nieuwe modellen komt de code 415 niet meer voor. Bij de opmaak van de jaarrekening hoeft deze informatie voortaan niet meer gegeven te worden, ook niet in de kolom van het vorige boekjaar.

9. Wat wordt er bedoeld met 'verplichte velden'?

Bepaalde gegevens, zoals de signaletiekgegevens van de rechtspersoon waarvan de jaarrekening wordt neergelegd, moeten verplicht worden ingevuld. De betrokken velden worden aangeduid met een rood sterretje (*) dat zich rechts van het in te vullen veld bevindt. Niet ingevulde verplichte vakken worden in het rood omkaderd van zodra u naar een volgend scherm probeert over te gaan en dienen te worden ingevuld alvorens te kunnen verdergaan.

10. Hoe bekom ik een verbeterd xbrl-bestand?

U duidt - met behulp van de software voor het opmaken van een jaarrekening - aan dat het nieuwe bestand een verbeterde jaarrekening is.

11. Welk model moet worden gebruikt voor de verbetering van een jaarrekening die vóór 3 februari 2021 is neergelegd?

Meer informatie in dit pdf-bestand

12. Welk model neer te leggen door CVBA’s: met of zonder kapitaal?

  • Coöperatieve vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid (CVBA’s) die beantwoorden aan de definitie van coöperatieve vennootschap volgens Art. 6:1. van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV), zijn van rechtswege op 01/01/2020 omgezet naar een CV en dienen voor boekjaren afgesloten na 31/12/2019 een kapitaalloos model neer te leggen en de rechtsvorm CV te vermelden, ook al zijn hun statuten nog niet omgezet en hebben ze daar de tijd voor t.e.m. 31/12/2023 (we spreken dan van eigenlijke CVBA’s).

  • CVBA’s die aangeven dat ze niet beantwoorden aan de definitie van coöperatieve vennootschap volgens Art. 6:1. van het WVV blijven CVBA tot en met 31/12/2023 en worden van rechtswege BV vanaf 01/01/2024 tenzij ze hun statuten eerder aanpassen en/of kiezen voor een andere rechtsvorm en dienen voor boekjaren afgesloten tot en met 31/12/2023 een kapitaalvol model neer te leggen en de rechtsvorm CVBA te gebruiken (we spreken dan van oneigenlijke CVBA’s). In veel gevallen spreekt men van oneigenlijke CVBA’s indien het gaat om professionele vennootschappen zoals vrije beroepen (artsen, architecten, advocaten, enz.).

Het is aan de betrokken vennootschap zelf om uit te maken of ze al of niet een onderneming voert op basis van het coöperatief gedachtengoed (en beantwoordt aan de definitie van coöperatieve vennootschap).

13. Wanneer MOET een jaarrekening in PDF worden neergelegd?

Een jaarrekening wordt bij voorkeur neergelegd in de vorm van een XBRL (gestructureerd databestand).

In de volgende gevallen is het verplicht om een jaarrekening in de vorm van een PDF-bestand neer te leggen:

1. Niet gestandaardiseerde jaarrekeningen:

  • Geconsolideerde jaarrekeningen
  • Jaarrekeningen van buitenlandse ondernemingen

2. Jaarrekeningen in vreemde valuta

3. Verbeterde jaarrekeningen ingeval de taal, het ondernemingsnummer of de einddatum moet gecorrigeerd worden

4. Eerste jaarrekening na een fusie, splitsing of opslorping van vennootschappen

5. Specifieke modellen van jaarrekeningen:

  • Kredietinstellingen, beleggingsondernemingen en beheervennootschappen van in instellingen voor collectieve belegging
  • Verzekeringsondernemingen
  • Ziekenfondsen en landsbonden onderworpen aan de wet van 6 augustus 1990
  • Beheersmaatschappijen van auteursrechten

14. Wat betekent de melding 'Aan dit bestand is geen app gekoppeld waarmee deze actie kan worden uitgevoerd'?

Indien de jaarrekening opmaakt werd met de software Sofista hebt u bij het valideren de mogelijkheid gehad om het tijdelijke bestand (XTMP) van de jaarrekening te bewaren.

Indien u niet kon kiezen in welke map u het bestand wou bewaren, zal het automatisch bij de downloads geplaatst zijn (of in de map zoals aangegeven in uw instellingen).

De foutboodschap krijgt u omdat u op het xtmp-bestand klikt om het te openen.  Een xtmp-bestand kan enkel terug ingelezen worden in de toepassing voor het aanmaken van een jaarrekening.