FAQ - Sofista

1. Wat kan ik doen indien het inloggen niet lukt?

Uw certificaat (identificatie voor de aanmelding) aansluiten vóórdat u de toepassing opent.

Voor een snelle en beveiligde aanmelding op de applicaties, dient u altijd te beginnen met een opgekuiste internet browser (Google Chrome, Mozilla Firefox of Microsoft Edge):

  • De browsergegevens (de surfgeschiedenis) wissen
  • Download geschiedenis wissen
  • Cookies en andere tijdelijke internetbestanden verwijderen
  • De cache internet wissen
  • …enz.

Hoe wis ik mijn surfgeschiedenis?

2. Hoe kan ik mijn persoonlijke ruimte het best organiseren?

Het is mogelijk om een deels afgewerkt bestand, dat nog niet voldoet aan alle rekenkundige en logische controles, te bewaren. Vooraleer u een bestand kunt bewaren dient u te valideren: daarvoor klikt u op de optie 'Validatie' die zich bevindt in het rechterbovengedeelte van het scherm. Van zodra een bestand kan worden bewaard, wordt de bewaarmogelijkheid zichtbaar geactiveerd. Het bewaren van een deels afgewerkt bestand is mogelijk. In dat geval is enkel de optie 'Werkbestand (.xtmp)' geactiveerd. Dit werkbestand kan niet alszodanig neergelegd worden.

3. Hoe groot mogen ingekapselde PDF-bestanden zijn?

Sofista laat toe om bestanden in PDF-formaat te importeren in enkele daarvoor bestemde zones:

  • de aandeelhoudersstructuur (maximale grootte = 500 k)
  • het verslag van de commissarissen (maximale grootte = 500 k)
  • het jaarverslag (maximale grootte = 1500 k).

Sofista voert tijdens het importeren echter geen controles uit op de inhoud van de PDF-bestanden (b.v. controles op de aanwezigheid van tags of javascripts).

Het XBRL-bestand, inclusief de ingekapselde PDF-bestanden mag niet groter zijn dan 3 MB; de neerlegging van een bestand van meer dan 3 MB wordt geweigerd door de toepassing 'Filing'.

5. In welk formaat en met welke eenheid moeten de cijfergegevens zijn opgemaakt?

De cijfergegevens worden ingevoerd zonder punt of komma voor de duizendtallen. Het decimaalteken is het 'punt' op het cijferklavier.

in de sociale balans :

- voor het gemiddeld aantal werknemers : 1 cijfer na het decimaalteken

- voor het werkelijk aantal gepresteerde uren : een afgerond cijfer

- voor de personeelskosten :  2 cijfers na het decimaalteken

De eenheid voor de neerlegging en publicatie is de euro zonder decimalen, zowel voor het volledig als voor het verkort model. Om de recuperatie van gegevens vanuit de boekhouding niet te bemoeilijken, zal de neerlegger bij de elektronische neerlegging in XBRL-formaat mogen kiezen tussen eenheden euro zonder decimalen of eenheden euro met twee decimalen. Deze tweede mogelijkheid moet de neerlegger toelaten de jaarrekeninggegevens automatisch uit zijn boekhouding over te nemen zonder zich daarbij om afrondingen te moeten bekommeren. Na aanvaarding door de NBB en validatie met behulp van de rekenkundige controles (met nauwkeurigheid tot op de eurocent), zullen de gegevens door de toepassing van de NBB afgerond worden tot op de eenheid, met het oog op de publicatie in PDF formaat.

6. Hoe kan ik een rechtsvorm kiezen?

In het onderdeel 'Identificatiegegevens van de vennootschap (vereniging)' toont Sofista de gegevens die betrekking hebben op de rechtspersoon waarvan het ondernemingsnummer ingevuld werd in het hoofdscherm en die voorkomen in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Indien de rechtsvorm niet wordt getoond, dan wil dit zeggen dat die niet voorkomt in de lijst van meest voorkomende rechtsvormen.

Indien de rechtsvorm van uw vennootschap, vereniging of stichting niet voorkomt in de lijst van rechtsvormen, dan moet u de rechtsvorm toevoegen achter de naam van de rechtspersoon (b.v. Janssens Burgerlijke Vennootschap onder de vorm van een BVBA) en als rechtsvorm kiezen voor 'Andere rechtsvormen'. Op deze wijze bevat de jaarrekening toch alle noodzakelijke informatie.

10. Hoe bekom ik een verbeterd xbrl-bestand?

U duidt - met behulp van de software voor het opmaken van een jaarrekening - aan dat het nieuwe bestand een verbeterde jaarrekening is.

11. Welk model moet worden gebruikt voor de verbetering van een jaarrekening die vóór 3 februari 2021 is neergelegd?

Meer informatie in dit pdf-bestand

12. Welk model neer te leggen door CVBA’s: met of zonder kapitaal?

  • Coöperatieve vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid (CVBA’s) die beantwoorden aan de definitie van coöperatieve vennootschap volgens Art. 6:1. van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV), zijn van rechtswege op 01/01/2020 omgezet naar een CV en dienen voor boekjaren afgesloten na 31/12/2019 een kapitaalloos model neer te leggen en de rechtsvorm CV te vermelden, ook al zijn hun statuten nog niet omgezet en hebben ze daar de tijd voor t.e.m. 31/12/2023 (we spreken dan van eigenlijke CVBA’s).

  • CVBA’s die aangeven dat ze niet beantwoorden aan de definitie van coöperatieve vennootschap volgens Art. 6:1. van het WVV blijven CVBA tot en met 31/12/2023 en worden van rechtswege BV vanaf 01/01/2024 tenzij ze hun statuten eerder aanpassen en/of kiezen voor een andere rechtsvorm en dienen voor boekjaren afgesloten tot en met 31/12/2023 een kapitaalvol model neer te leggen en de rechtsvorm CVBA te gebruiken (we spreken dan van oneigenlijke CVBA’s). In veel gevallen spreekt men van oneigenlijke CVBA’s indien het gaat om professionele vennootschappen zoals vrije beroepen (artsen, architecten, advocaten, enz.).

Het is aan de betrokken vennootschap zelf om uit te maken of ze al of niet een onderneming voert op basis van het coöperatief gedachtengoed (en beantwoordt aan de definitie van coöperatieve vennootschap).

13. In welke gevallen MOET een jaarrekening in PDF worden neergelegd?

Een jaarrekening wordt bij voorkeur neergelegd in de vorm van een XBRL (gestructureerd databestand).

In de volgende gevallen is het verplicht om een jaarrekening in de vorm van een PDF-bestand neer te leggen:

1. Niet gestandaardiseerde jaarrekeningen:

  • Geconsolideerde jaarrekeningen
  • Jaarrekeningen van buitenlandse ondernemingen

2. Jaarrekeningen in vreemde valuta

3. Verbeterde jaarrekeningen ingeval de taal, het ondernemingsnummer of de einddatum moet gecorrigeerd worden

4. Eerste jaarrekening na een fusie, splitsing of opslorping van vennootschappen

5. Specifieke modellen van jaarrekeningen:

  • Kredietinstellingen, beleggingsondernemingen en beheervennootschappen van in instellingen voor collectieve belegging
  • Verzekeringsondernemingen
  • Ziekenfondsen en landsbonden onderworpen aan de wet van 6 augustus 1990
  • Beheersmaatschappijen van auteursrechten
chromesettings_nl