FAQ - Filing

1. Jaarrekening indienen: technische problemen

Ik krijg telkens een grijs scherm of een foutboodschap bij inloggen. Scheelt er iets aan de firewall instellingen?

Indien u bij het aanmelden een leeg grijs scherm krijgt én als de volgende link in uw browser verschijnt, is er een probleem met de firewall:

https ://filing.cbso.nbb.be/?error=server_error&error_description=AADB2C90047%3a+ The+resource+%27https%3a%2f%2fcbsostorageappp.blob.core.windows.net%2fb2c%
2fux%2fnl%2funified.cshtml%27+contains+script+errors+preventing+it+from+being+loaded

Dit probleem is te wijten aan de firewall-instellingen op uw PC. U kan dit oplossen door volgende url's in uw firewall of in die van uw onderneming toe te laten:

login.microsoftonline.com

cbsostorageappp.blob.core.windows.net

b2clogin.com

Ook in geval van volgende foutboodschap “ERR_BAD_SSL_CLIENT_AUTH_CERT” is er een firewall-probleem.

Ook in dat geval dient u contact op te nemen met uw informaticaverantwoordelijke en bijkomend de volgende url in uw firewall of die van uw onderneming toe te laten in de lijst met de Trusted Sites:

cbso-auth.my.evidian.com 

De import van een oud xbrl-bestand is mislukt. Wat kan ik doen?

Als u probeert een oud xbrl-bestand te importeren, mislukt de import en geeft het validatierapport de volgende fout:

‘Unable to locate the following schema reference: http ://www. nbb.be/be/fr/pfs/ci/xxx-2020-02-01.xsd…’

MEER INFO De te gebruiken procedure om een oud xbrl-bestand te importeren: Import mislukt. Hoe moet het? pdf

Hoe kan ik een xtmp-bestand importeren?

U vindt de procedure om een oud xtmp-bestand te importeren:

Hoe een oud xbrl-bestand importeren? pdf

Mijn neerlegging werd geweigerd na onderzoek. Waar kan ik de weigeringsreden(en) raadplegen?

Indien uw neerlegging na onderzoek is geweigerd, kan u de redenen van weigering terugvinden in het validatieresultaat.

MEER INFO De procedure voor de raadpleging van het validatieresultaat is: Waarom is uw neerlegging geweigerd na onderzoek? pdf

Hoe moet ik de fouten in het validatieresultaat interpreteren?

In deze tabel vindt u de uitleg van de verschillende fouten aanwezig in het validatieresultaat:

FAQ_Fouten_Tabel.pdf

Wat betekent de foutboodschap: 'het pdf-bestand bevat tags'?

U kan het pdf bestand corrigeren op twee manieren:

  • door de documenten af te drukken en opnieuw in te scannen als gecomprimeerd PDF, DinA4 papierformaat
  • of een nieuwe kopie te maken met een pdf-printer (bewerker) zoals Smallpdf, Cutepdfwriter,...

MEER INFO Documenteigenschappen bekijken

2. Jaarrekening indienen: betalen

Wanneer moet ik de ingediende jaarrekening betalen?

Omdat de NBB de betrokken jaarrekeningen binnen de wettelijke termijnen beschikbaar moet stellen van derden, kunnen deze enkel worden aanvaard als de betaaldienstaanbieder CCV voor rekening van de NBB binnen de zes werkdagen na de datum waarop de status 'Klaar voor betaling' werd toegekend aan de betrokken jaarrekeningen, het correcte bedrag op haar rekening ontvangt, met de correcte gestructureerde mededeling.

De datum waarop zo'n jaarrekening werd geüpload wordt dan door de Balanscentrale gebruikt als de officiële neerleggingsdatum, ook al is de betaling nog niet op die dag door de betaaldienstaanbieder ontvangen.

Is voor een betaling via overschrijving de vermelding van de gestructureerde mededeling vereist?

De gestructureerde mededeling is vereist om de betaling te kunnen linken aan een neerlegging van één of meerdere jaarrekeningen.

Het ontbreken van een gestructureerde mededeling leidt automatisch tot de weigering van de neerlegging.

Betalingen in bulk met één bedrag en één gestructureerde mededeling mogen bij afhandeling van de betaling niet opgesplitst worden in deelbetalingen met gebruik van dezelfde gestructureerde mededeling.

Hoe kan ik de betaling naar een derde persoon sturen?

U vindt deze informatie terug in dit pdf-bestand.

3. Jaarrekening indienen: keuze van model

Zijn de modellen van jaarrekening ook in het Engels beschikbaar?

De Commissie voor Boekhoudkundige Normen (CBN) heeft in januari 2020 een officieuze Engelse vertaling van de modellen voor vennootschappen gepubliceerd.

Welk model moet gebruikt worden voor de verbetering van een jaarrekening die voor 3 februari 2021 werd neergelegd?

U kan de informatie terugvinden in dit pdf-bestand.

Welk model moeten CVBA’s neerleggen: met of zonder kapitaal?

  • Coöperatieve vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid (CVBA’s) die beantwoorden aan de definitie van coöperatieve vennootschap volgens Art. 6:1. van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV), zijn van rechtswege op 01/01/2020 omgezet naar een CV en dienen voor boekjaren afgesloten na 31/12/2019 een kapitaalloos model neer te leggen en de rechtsvorm CV te vermelden, ook al zijn hun statuten nog niet omgezet en hebben ze daar de tijd voor t.e.m. 31/12/2023 (we spreken dan van eigenlijke CVBA’s).
     
  • CVBA’s die aangeven dat ze niet beantwoorden aan de definitie van coöperatieve vennootschap volgens Art. 6:1. van het WVV blijven CVBA tot en met 31/12/2023 en worden van rechtswege BV vanaf 01/01/2024 tenzij ze hun statuten eerder aanpassen en/of kiezen voor een andere rechtsvorm en dienen voor boekjaren afgesloten tot en met 31/12/2023 een kapitaalvol model neer te leggen en de rechtsvorm CVBA te gebruiken (we spreken dan van oneigenlijke CVBA’s). In veel gevallen spreekt men van oneigenlijke CVBA’s indien het gaat om professionele vennootschappen zoals vrije beroepen (artsen, architecten, advocaten, enz.).

Het is aan de betrokken vennootschap zelf om uit te maken of ze al of niet een onderneming voert op basis van het coöperatief gedachtengoed (en beantwoordt aan de definitie van coöperatieve vennootschap).

4. Jaarrekening indienen: hoe mij identificeren?

Wat kan ik doen indien het inloggen met een commercieel certificaat niet lukt?

U moet uw certificaat (identificatie voor de aanmelding) aansluiten vóórdat u de toepassing opent.

Voor een snelle en beveiligde aanmelding op de applicaties, dient u altijd te beginnen met een opgekuiste internetbrowser (Google Chrome, Mozilla Firefox of Microsoft Edge):

  • De browsergegevens (de surfgeschiedenis) wissen
  • Download geschiedenis wissen
  • Cookies en andere tijdelijke internetbestanden verwijderen
  • De cache internet wissen
  • …enz.

Hoe wis ik mijn surfgeschiedenis?

Het is ook mogelijk dat er een antivirus of endpoint protection actief is op het systeem van de eindgebruiker en dat het certificaat niet tot op de FAS geraakt omdat het bv. Geblokkeerd wordt in de HTTP Headers bij verzending. In dergelijk geval adviseren we de gebruiker om in samenwerking met een IT collega de security te verlagen om een nieuwe inlogpoging te ondernemen.

Moet ik steeds hetzelfde certificaat gebruiken voor het volledige proces van neerlegging?

Ja. Het uploaden, het opvolgen en het kiezen van de betalingsmodaliteit moet gebeuren met hetzelfde certificaat, tenzij de betaling door een derde persoon gebeurt. 

Bij vervanging van of bij verlenging van de geldigheid van het certificaat kunnen sleutelgegevens wijzigen, waardoor het certificaat niet langer wordt herkend. Hierdoor kan u informatie over de neerleggingshistoriek verliezen.

Ik krijg een foutmelding bij een nieuwe identiteitskaart. Hoe komt dat?

Bij een vervanging van een eID kan de nieuwe identiteitskaart pas na 3 werkdagen gebruikt worden.

5. Jaarrekeningen indienen: bestandsformaten

Welke jaarrekeningen kunnen in XBRL neergelegd worden?

kunnen in XBRL neergelegd worden mits toelating van de FOD Economie dat de onderneming haar boekhouding in een andere munt mag voeren. Van deze toelating moet melding gemaakt worden in de toelichting of de bijlagen van de jaarrekening.

  • De entiteit is geen buitenlandse onderneming

99% van de jaarrekeningen worden onder de vorm van een XBRL-bestand neergelegd.

Wanneer moet een jaarrekening in PDF worden neergelegd?

Een jaarrekening wordt bij voorkeur neergelegd in de vorm van een XBRL (gestructureerd databestand).

In de volgende gevallen is het verplicht om een jaarrekening in de vorm van een PDF-bestand neer te leggen:

  1. Niet gestandaardiseerde jaarrekeningen:
    • Geconsolideerde jaarrekeningen
    • Jaarrekeningen van buitenlandse ondernemingen
  2. Specifieke modellen van jaarrekeningen:
    • Kredietinstellingen, beleggingsondernemingen en beheervennootschappen van in instellingen voor collectieve belegging
    • Verzekeringsondernemingen
    • Ziekenfondsen en landsbonden onderworpen aan de wet van 6 augustus 1990
    • Beheersmaatschappijen van auteursrechten
  3. Staat van actief/passief voor immigrerende ondernemingen

Wat zijn toegelaten bestandsformaten?

  1. XBRL-bestand (gestructureerd databestand) of ZIP-bestand (met contact, data en vendor XBRL-bestand):
    • voor gestandaardiseerde jaarrekeningen
  2. PDF-bestand (Portable Document Format):
    • voor jaarrekeningen met een afwijkend model
      (bijvoorbeeld: kredietinstellingen, verzekeringsmaatschappijen, ziekenfondsen en landsbonden, pensioenfondsen)
    • voor geconsolideerde jaarrekeningen
    • voor jaarrekeningen van buitenlandse vennootschappen

Mogen de jaarrekeningen op papier worden neergelegd?

Nee, de neerlegging van jaarrekeningen op papier is niet meer mogelijk sinds 1 januari 2020.

6. Jaarrekening indienen: overige vragen

In welk formaat en met welke eenheid moeten de cijfergegevens zijn opgemaakt?

De cijfergegevens worden ingevoerd zonder punt of komma voor de duizendtallen. Het decimaalteken is het 'punt' op het cijferklavier.

Negatieve bedragen dienen, waar toegelaten, door een minteken voorafgegaan worden in plaats van tussen haakjes.

In de sociale balans:

  • voor het gemiddeld aantal werknemers: 1 cijfer na het decimaalteken
  • voor het werkelijk aantal gepresteerde uren: een afgerond cijfer
  • voor de personeelskosten: een afgerond cijfer.

De eenheid voor de neerlegging en publicatie is de euro zonder decimalen, zowel voor het volledig, verkort als voor het micromodel. Om de recuperatie van gegevens vanuit de boekhouding niet te bemoeilijken, zal de neerlegger bij de elektronische neerlegging in XBRL-formaat mogen kiezen tussen eenheden euro zonder decimalen of eenheden euro met twee decimalen. Deze tweede mogelijkheid moet de neerlegger toelaten de jaarrekeninggegevens automatisch uit zijn boekhouding over te nemen zonder zich daarbij om afrondingen te moeten bekommeren. Na aanvaarding door de NBB en validatie met behulp van de rekenkundige controles (met nauwkeurigheid tot op de eurocent), zullen de gegevens door de toepassing van de NBB afgerond worden tot op de eenheid, met het oog op de publicatie in PDF formaat.

Bij neerlegging in PDF-formaat is de regel altijd cijfergegevens zonder decimalen gebruiken, zoniet wordt de neerlegging geweigerd.

Hoe kan ik nagaan of de jaarrekening is neergelegd?

  1. Raadpleegbaar in 'Consult'
    Wanneer een jaarrekening is aanvaard, dan wordt deze opgenomen in het elektronisch register. Consult geeft een overzicht van dit register.

    De jaarrekeningen die vanaf 1 januari 1999 zijn neergelegd, kunnen in Consult gratis geraadpleegd worden. Het feit dat u een neergelegde jaarrekening kunt raadplegen, is bijgevolg ook een bewijs dat de neerlegging is gebeurd.

    Wil u de jaarrekeningen van bepaalde gemeenschappelijke beleggingsfondsen raadplegen? Klik dan hier.
     

  2. Ontvangst van de Mededeling van neerlegging
    Binnen 11 werkdagen die volgen op de datum van de aanvaarding van de neerlegging, stuurt de NBB een 'Mededeling van de neerlegging van de jaarrekening' naar de e-box enterprise van de rechtspersoon op wie het document betrekking heeft.

Bron: KB WVV art. 3:72

Wat is de officiële neerleggingsdatum?

De officiële neerleggingsdatum van een aanvaarde jaarrekening is de datum van upload van de jaarrekening.

Enkele voorbeelden maken dit duidelijk.

Voorbeeld 1:

Zaterdag 1 juli – jaarrekening wordt verstuurd
Maandag 3 juli - jaarrekening wordt aanvaard
Woensdag 5 juli – neerleggingskosten ontvangen
De jaarrekening wordt gepubliceerd met als neerleggingsdatum zaterdag 1 juli

 

Voorbeeld 2:

Zaterdag 15 mei – jaarrekening wordt verstuurd
Maandag 17 mei – jaarrekening wordt geweigerd
Maandag 17 mei – aangepaste jaarrekening wordt opnieuw neergelegd en aanvaard
Woensdag 19 mei – neerleggingskosten ontvangen
De jaarrekening wordt gepubliceerd met als neerleggingsdatum maandag 17 mei

Wat is de maximale duur van het boekjaar?

(WVV Art.1:24, §4)

Een boekjaar kan niet langer zijn dan 24 maanden min 1 kalenderdag.

Hoe een verbeterde neerlegging indienen?

Hoe de neerlegging vanaf het vorige jaar aanmaken?