FAQ - Filing

Inhoud

1. Wat kan ik doen indien het inloggen met een commercieel certificaat niet lukt?

Uw certificaat (identificatie voor de aanmelding) aansluiten vóórdat u de toepassing opent.

Voor een snelle en beveiligde aanmelding op de applicaties, dient u altijd te beginnen met een opgekuiste internetbrowser (Google Chrome, Mozilla Firefox of Microsoft Edge):

  • De browsergegevens (de surfgeschiedenis) wissen
  • Download geschiedenis wissen
  • Cookies en andere tijdelijke internetbestanden verwijderen
  • De cache internet wissen
  • …enz.

Hoe wis ik mijn surfgeschiedenis?

Het is ook mogelijk dat er een antivirus of endpoint protection actief is op het systeem van de eindgebruiker en dat het certificaat niet tot op de FAS geraakt omdat het bv. Geblokkeerd wordt in de HTTP Headers bij verzending. In dergelijk geval adviseren we de gebruiker om in samenwerking met een IT collega de security te verlagen om een nieuwe inlogpoging te ondernemen.

2. In welk formaat en met welke eenheid moeten de cijfergegevens zijn opgemaakt?

De cijfergegevens worden ingevoerd zonder punt of komma voor de duizendtallen. Het decimaalteken is het 'punt' op het cijferklavier.

Negatieve bedragen dienen, waar toegelaten, door een minteken voorafgegaan worden in plaats van tussen haakjes.

In de sociale balans:

  • voor het gemiddeld aantal werknemers: 1 cijfer na het decimaalteken
  • voor het werkelijk aantal gepresteerde uren: een afgerond cijfer
  • voor de personeelskosten: een afgerond cijfer.

De eenheid voor de neerlegging en publicatie is de euro zonder decimalen, zowel voor het volledig, verkort als voor het micromodel. Om de recuperatie van gegevens vanuit de boekhouding niet te bemoeilijken, zal de neerlegger bij de elektronische neerlegging in XBRL-formaat mogen kiezen tussen eenheden euro zonder decimalen of eenheden euro met twee decimalen. Deze tweede mogelijkheid moet de neerlegger toelaten de jaarrekeninggegevens automatisch uit zijn boekhouding over te nemen zonder zich daarbij om afrondingen te moeten bekommeren. Na aanvaarding door de NBB en validatie met behulp van de rekenkundige controles (met nauwkeurigheid tot op de eurocent), zullen de gegevens door de toepassing van de NBB afgerond worden tot op de eenheid, met het oog op de publicatie in PDF formaat.

Bij neerlegging in PDF-formaat is de regel altijd cijfergegevens zonder decimalen gebruiken, zoniet wordt de neerlegging geweigerd.

3. Jaarrekeningen betalen binnen 6 werkdagen na toekenning van de status 'Klaar voor betaling'

Omdat de NBB de betrokken jaarrekeningen binnen de wettelijke termijnen beschikbaar moet stellen van derden, kunnen deze enkel worden aanvaard als de betaaldienstaanbieder CCV voor rekening van de NBB binnen de zes werkdagen na de datum waarop de status 'Klaar voor betaling' werd toegekend aan de betrokken jaarrekeningen, het correcte bedrag op haar rekening ontvangt, met de correcte gestructureerde mededeling. De datum waarop zo'n jaarrekening werd geüpload wordt dan door de Balanscentrale gebruikt als de officiële neerleggingsdatum, ook al is de betaling nog niet op die dag door de betaaldienstaanbieder ontvangen.

4. Hoe kan ik nagaan of de jaarrekening is neergelegd?

  1. Raadpleegbaar in 'Consult'
    Wanneer een jaarrekening is aanvaard, dan wordt deze opgenomen in het elektronisch register. Consult geeft een overzicht van dit register.

    De jaarrekeningen die vanaf 1 januari 1999 zijn neergelegd, kunnen in Consult gratis geraadpleegd worden. Het feit dat u een neergelegde jaarrekening kunt raadplegen, is bijgevolg ook een bewijs dat de neerlegging is gebeurd.
     

  2. Ontvangst van de Mededeling van neerlegging
    Binnen 11 werkdagen die volgen op de datum van de aanvaarding van de neerlegging, stuurt de NBB een 'Mededeling van de neerlegging van de jaarrekening' naar de e-box enterprise van de rechtspersoon op wie het document betrekking heeft.

Bron: KB WVV art. 3:72

7. Betaling via overschrijving – vermelding van de gestructureerde mededeling vereist

De gestructureerde mededeling is vereist om de betaling te kunnen linken aan een neerlegging van één of meerdere jaarrekeningen.

Het ontbreken van een gestructureerde mededeling leidt automatisch tot de weigering van de neerlegging.

Betalingen in bulk met één bedrag en één gestructureerde mededeling mogen bij afhandeling van de betaling niet opgesplitst worden in deelbetalingen met gebruik van dezelfde gestructureerde mededeling.

9. Welke jaarrekeningen kunnen in XBRL neergelegd worden?

  • De jaarrekening is opgesteld volgens een standaardmodel  
  • De jaarrekening in euro
  • Jaarrekening in vreemde valuta:

kunnen in XBRL neergelegd worden mits toelating van de FOD Economie dat de onderneming haar boekhouding in een andere munt mag voeren. Van deze toelating moet melding gemaakt worden in de toelichting of de bijlagen van de jaarrekening.

  • De entiteit is geen buitenlandse onderneming

99% van de jaarrekeningen worden onder de vorm van een XBRL-bestand neergelegd.

10. Wanneer MOET een jaarrekening in PDF worden neergelegd?

Een jaarrekening wordt bij voorkeur neergelegd in de vorm van een XBRL (gestructureerd databestand).

In de volgende gevallen is het verplicht om een jaarrekening in de vorm van een PDF-bestand neer te leggen:

1. Niet gestandaardiseerde jaarrekeningen:

  • Geconsolideerde jaarrekeningen
  • Jaarrekeningen van buitenlandse ondernemingen

2. Specifieke modellen van jaarrekeningen:

  • Kredietinstellingen, beleggingsondernemingen en beheervennootschappen van in instellingen voor collectieve belegging
  • Verzekeringsondernemingen
  • Ziekenfondsen en landsbonden onderworpen aan de wet van 6 augustus 1990
  • Beheersmaatschappijen van auteursrechten

3. Staat van actief/passief voor immigrerende ondernemingen

13. Wat is de officiële neerleggingsdatum?

De officiële neerleggingsdatum van een aanvaarde jaarrekening is de datum van upload van de jaarrekening.

Enkele voorbeelden maken dit duidelijk.

Voorbeeld 1:

Zaterdag 1 juli – jaarrekening wordt verstuurd
Maandag 3 juli - jaarrekening wordt aanvaard
Woensdag 5 juli – neerleggingskosten ontvangen
De jaarrekening wordt gepubliceerd met als neerleggingsdatum zaterdag 1 juli

 

Voorbeeld 2:

Zaterdag 15 mei – jaarrekening wordt verstuurd
Maandag 17 mei – jaarrekening wordt geweigerd
Maandag 17 mei – aangepaste jaarrekening wordt opnieuw neergelegd en aanvaard
Woensdag 19 mei – neerleggingskosten ontvangen
De jaarrekening wordt gepubliceerd met als neerleggingsdatum maandag 17 mei

14. Toegelaten bestandsformaten?

  1. XBRL-bestand (gestructureerd databestand) of ZIP-bestand (met contact, data en vendor XBRL-bestand):
    • voor gestandaardiseerde jaarrekeningen

     

  2. PDF-bestand (Portable Document Format):
    • voor jaarrekeningen met een afwijkend model
      (bijvoorbeeld: kredietinstellingen, verzekeringsmaatschappijen, ziekenfondsen en landsbonden, pensioenfondsen)
    • voor geconsolideerde jaarrekeningen
    • voor jaarrekeningen van buitenlandse vennootschappen

15. Wat betekent de foutboodschap 'het pdf bestand bevat tags'?

U kan het pdf bestand corrigeren op twee manieren:

  • door de documenten af te drukken en opnieuw in te scannen als gecomprimeerd PDF, DinA4 papierformaat
  • of een nieuwe kopie te maken met een pdf printer (bewerker) zoals Smallpdf, Cutepdfwriter,...

Documenteigenschappen bekijken

20. Mogen de jaarrekeningen op papier worden neergelegd?

Nee, de neerlegging van jaarrekeningen op papier is niet meer mogelijk vanaf 1 januari 2020.

Meer info

21. Zijn de modellen van jaarrekening ook in het Engels beschikbaar?

De Commissie voor Boekhoudkundige Normen (CBN) heeft in januari 2020 een officieuze Engelse vertaling van de modellen voor vennootschappen gepubliceerd.

22. Welk model moet gebruikt worden voor de verbetering van een jaarrekening die voor 3 februari 2021 werd neergelegd?

U kan de informatie terugvinden in dit pdf-bestand.

23. Welk model neer te leggen door CVBA’s: met of zonder kapitaal?

  • Coöperatieve vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid (CVBA’s) die beantwoorden aan de definitie van coöperatieve vennootschap volgens Art. 6:1. van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV), zijn van rechtswege op 01/01/2020 omgezet naar een CV en dienen voor boekjaren afgesloten na 31/12/2019 een kapitaalloos model neer te leggen en de rechtsvorm CV te vermelden, ook al zijn hun statuten nog niet omgezet en hebben ze daar de tijd voor t.e.m. 31/12/2023 (we spreken dan van eigenlijke CVBA’s).
     
  • CVBA’s die aangeven dat ze niet beantwoorden aan de definitie van coöperatieve vennootschap volgens Art. 6:1. van het WVV blijven CVBA tot en met 31/12/2023 en worden van rechtswege BV vanaf 01/01/2024 tenzij ze hun statuten eerder aanpassen en/of kiezen voor een andere rechtsvorm en dienen voor boekjaren afgesloten tot en met 31/12/2023 een kapitaalvol model neer te leggen en de rechtsvorm CVBA te gebruiken (we spreken dan van oneigenlijke CVBA’s). In veel gevallen spreekt men van oneigenlijke CVBA’s indien het gaat om professionele vennootschappen zoals vrije beroepen (artsen, architecten, advocaten, enz.).

Het is aan de betrokken vennootschap zelf om uit te maken of ze al of niet een onderneming voert op basis van het coöperatief gedachtengoed (en beantwoordt aan de definitie van coöperatieve vennootschap).

24. Grijs scherm bij inloggen – Firewall instellingen

Indien u bij het aanmelden een leeg grijs scherm krijgt en volgende link in uw browser verschijnt, is er een firewall probleem:

https ://filing.cbso.nbb.be/?error=server_error&error_description=AADB2C90047%3a+ The+resource+%27https%3a%2f%2fcbsostorageappp.blob.core.windows.net%2fb2c%2fux%2fnl %2funified.cshtml%27+contains+script+errors+preventing+it+from+being+loaded

Dit probleem is te wijten aan de firewall instellingen op uw PC en kan u oplossen door volgende urls in uw firewall of die van uw onderneming toe te laten:

login.microsoftonline.com

cbsostorageappp.blob.core.windows.net

b2clogin.com

25. Import mislukt

Als u probeert een oud xbrl-bestand te importeren, mislukt het import en het validatie rapport geeft de volgende fout:

‘Unable to locate the following schema reference: http ://www. nbb.be/be/fr/pfs/ci/xxx-2020-02-01.xsd…’

Hier is de te gebruiken procedure om een oud xbrl-bestand te importeren.

Import mislukt. Hoe moet het? pdf

26. Een xtmp-bestand importeren

U vindt hierna de procedure om een oud xtmp-bestand te importeren.

Hoe een oud xbrl-bestand importeren? pdf

27. Hoe de betaling naar een derde persoon sturen?

28. Neerlegging geweigerd na onderzoek. Hoe de weigeringsreden(en) raadplegen?

Indien je neerlegging na onderzoek is geweigerd, kan je de redenen van weigering terugvinden in het validatieresultaat.

De procedure voor de raadpleging van het validatieresultaat is als volgt:

Waarom is uw neerlegging geweigerd na onderzoek? pdf

29. Validatie resultaat : Fouten tabel

In de tabel hieronder vindt u de uitleg van verschillende fouten aanwezig in het validatie resultaat.

FAQ_Fouten_Tabel.pdf

30. Waarom is een digitale sleutel nodig?

  • sleutel om toegang te krijgen tot Filing
  • bescherming tegen ongeoorloofd gebruik
  • zekerheid over de identiteit van de gebruiker
  • zekerheid over de integriteit van de inhoud

31. Hetzelfde certificaat gebruiken voor het volledige proces van neerlegging

Het uploaden, het opvolgen en het kiezen van de betalingsmodaliteit moet gebeuren met hetzelfde certificaat, tenzij de betaling door een derde persoon gebeurt. 

Bij vervanging van of bij verlenging van de geldigheid van het certificaat kunnen sleutelgegevens wijzigen, waardoor het certificaat niet langer wordt herkend. Hierdoor kan u informatie over de neerleggingshistoriek verliezen.

32. Foutmelding bij nieuwe identiteitskaart

Bij een vervanging van een eID kan de nieuwe identiteitskaart pas na 3 werkdagen gebruikt worden.

33. Een vennootschap met meer dan 100 werknemers is niet altijd groot meer

Voor jaarrekeningen van boekjaren die starten vóór 1 januari 2016 is een vennootschap met > 100 werknemers altijd groot.

Voor jaarrekeningen van boekjaren die starten vanaf 1 januari 2016 is de grootte van het personeelsbestand geen bepalende factor meer. Een vennootschap blijft klein als zij maximaal 1 van de drempelwaarden overschrijdt. (WVV Art.1:24, §1)

34. Het personeelsbestand

(WVV Art. 1:24, §5)

Het gemiddeld personeelsbestand is het gemiddeld aantal werknemers in voltijds equivalenten (FTE) dat is geregistreerd in de DIMONA-databank op het einde van elke maand van het boekjaar.

35. De (jaar)omzet

 (WVV Art. 1:24, §5 & 1:25, §1)

De omzet is het bedrag van de verkoop van goederen en de levering van diensten aan derden in het kader van de gewone bedrijfsuitoefening verminderd met de toegestane kortingen (afslag, ristorno, rabat) en de btw en elke andere met de omzet verbonden belasting (Art. 3:90 van het KB van 29 april 2019 tot uitvoering van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen).

36. Voor startende vennootschappen

(WVV Art. 1:24, §3)

De cijfers voor de toepassing worden bij het begin van het boekjaar te goeder trouw geschat. Indien uit deze schatting blijkt dat meer dan één van de criteria zullen overschreden worden gedurende het eerste boekjaar, moet daar voor dat eerste boekjaar meteen rekening mee worden gehouden.

37. Overschrijding (of niet meer overschrijding) van de criteria – consistentiebeginsel

(WVV, art. 1:24)

Wanneer de criteria worden overschreden of niet meer worden overschreden, heeft dit slechts gevolgen wanneer dit zich gedurende twee achtereenvolgende boekjaren voordoet. Dit noemt men het consistentiebeginsel.

Meer info: CBN-advies 2022/3

38. Maximale duur van het boekjaar

(WVV Art.1:24, §4)

Een boekjaar kan niet langer zijn dan 24 maanden min 1 kalenderdag.

39. Groottecriteria voor moedervennootschappen en alternatieve omzetberekening

De grootte van moedervennootschappen wordt berekend op geconsolideerde of geaggreerde basis. (WVV art. 1:24, §6). 

Meer info: CBN-advies 2022/03, punt V.B.2