FAQ - Filing

1. Wat kan ik doen indien het inloggen niet lukt?

Uw certificaat (identificatie voor de aanmelding) aansluiten vóórdat u de toepassing opent.

Voor een snelle en beveiligde aanmelding op de applicaties, dient u altijd te beginnen met een opgekuiste internet browser (Google Chrome, Mozilla Firefox of Microsoft Edge):

  • De browsergegevens (de surfgeschiedenis) wissen
  • Download geschiedenis wissen
  • Cookies en andere tijdelijke internetbestanden verwijderen
  • De cache internet wissen
  • …enz.

Hoe wis ik mijn surfgeschiedenis?

 

2. In welk formaat en met welke eenheid moeten de cijfergegevens zijn opgemaakt?

De cijfergegevens worden ingevoerd zonder punt of komma voor de duizendtallen. Het decimaalteken is het 'punt' op het cijferklavier.

De eenheid voor de neerlegging en publicatie is de euro zonder decimalen, zowel voor het volledig, verkort als voor het micromodel. Om de recuperatie van gegevens vanuit de boekhouding niet te bemoeilijken, zal de neerlegger bij de elektronische neerlegging in XBRL-formaat mogen kiezen tussen eenheden euro zonder decimalen of eenheden euro met twee decimalen. Deze tweede mogelijkheid moet de neerlegger toelaten de jaarrekeninggegevens automatisch uit zijn boekhouding over te nemen zonder zich daarbij om afrondingen te moeten bekommeren. Na aanvaarding door de NBB en validatie met behulp van de rekenkundige controles (met nauwkeurigheid tot op de eurocent), zullen de gegevens door de toepassing van de NBB afgerond worden tot op de eenheid, met het oog op de publicatie in PDF formaat.

3. Jaarrekeningen betalen binnen 7 dagen na toekenning van de status 'Wacht op betaling'

Omdat de NBB de betrokken jaarrekeningen binnen de wettelijke termijnen beschikbaar moet stellen van derden, kunnen deze enkel worden aanvaard als de NBB binnen de zeven kalenderdagen na de datum waarop de status 'Wacht op betaling' werd toegekend aan de betrokken jaarrekeningen, het correcte bedrag op haar rekening ontvangt, met de correcte gestructureerde mededeling. De datum waarop zo'n jaarrekening werd geüpload wordt dan door de Balanscentrale gebruikt als de officiële neerleggingsdatum, ook al is de betaling nog niet op die dag door de NBB ontvangen.

4. Hoe kan ik nagaan of de jaarrekening is neergelegd?

  1. Raadpleegbaar in 'Consult'
    Wanneer een jaarrekening is aanvaard, dan wordt deze opgenomen in het elektronisch register. Consult geeft een overzicht van dit register.

    De jaarrekeningen die vanaf 1 januari 2009 zijn neergelegd, kunnen in Consult gratis geraadpleegd worden. Het feit dat u een neergelegde jaarrekening kunt raadplegen, is bijgevolg ook een bewijs dat de neerlegging is gebeurd.
     

  2. Ontvangst van de Mededeling van neerlegging
    Binnen 11 werkdagen die volgen op de datum van de aanvaarding van de neerlegging, stuurt de NBB een 'Mededeling van de neerlegging van de jaarrekening' naar de rechtspersoon op wie het document betrekking heeft.

Bron: KB WVV art. 3:72

5. Waar kan ik de betalingsgegevens terugvinden?

De betalingsgegevens kunt u terugvinden in de applicatie Filing indien u reeds gekozen hebt voor overschrijving.

Filing-> Opvolging-> Klik op ‘wacht op overschrijving’-> rechts boven de pdf versie ‘overzicht overschrijvingsgegevens’.

6. Hoe een jaarrekening schrappen?

De neerlegger kan een jaarrekening schrappen als het stadium van verwerking 'wacht op betaling' of 'wacht op overschrijving' aanduidt.

1)  'wacht op betaling' - u kan de jaarrekening schrappen

Hoe schrappen?

  • Filing openen
  • Opvolging: 'wacht op betaling' aanklikken
  • Op de knop 'schrappen' drukken

2)  'wacht op overschrijving' - u kan een betalingsopdracht schrappen, waardoor alle jaarrekeningen van deze betaling worden geschrapt.

Hoe schrappen?

  • Filing openen
  • Opvolging: stadium 'wacht op overschrijving' aanklikken
  • Op de knop 'schrappen' drukken

7. Betaling via overschrijving – vermelding van de gestructureerde mededeling vereist

De gestructureerde mededeling is vereist om de betaling te kunnen linken aan een neerlegging van één of meerdere jaarrekeningen.

Het ontbreken van een gestructureerde mededeling leidt tot de weigering van de neerlegging.

8. Het jaarrekeningbestand is te groot

Er gelden sinds 1 april 2015 nieuwe regels voor de maximaal toegestane grootte voor XBRL- en PDF-bestanden.

  1. Voor een XBRL-bestand is de maximaal toegestane grootte verhoogd van 2MB tot 3 MB.
  2. Voor een PDF-bestand is deze afhankelijk van het aantal bladzijden van de jaarrekening:
  • indien minder dan 100 blz.: grootte = 3 MB (ongewijzigd)
  • tussen 100 en 499 blz.: grootte max. 10 MB
  • 500 blz. of meer: grootte max. 18 MB

Indien een XBRL-bestand groter is dan 3 MB, dan heeft dit in bijna alle gevallen te maken met de grootte van de ingekapselde rapporten onder de vorm van PDF-bestanden.

  1. De grootte van de PDF-bestanden optimaliseren met behulp van een PDF-writer (software)

    Het jaarverslag, het commissarisverslag en de verklaring betreffende de aandeelhoudersstructuur kunnen met behulp van een (gratis) software omgezet worden in PDF-bestanden. Dit kan met elke toepassing die een 'print to pdf'-functionaliteit voorziet. Deze zijn ook te vinden op het internet door te zoeken naar 'free pdf creator'.
    Deze PDF-bestanden kunnen daarna toegevoegd worden aan het XBRL-bestand.

  2. Regels voor het scannen van de papieren jaarrekening

Een jaarrekening die enkel op papier beschikbaar is, moet worden ingescand:

  • met een resolutie van 300 dpi (lagere resoluties verminderen de kwaliteit)
  • als tekst ('scan as text') en niet als beeld ('scan as image')

9. Welke jaarrekeningen kunnen in XBRL neergelegd worden?

  • De jaarrekening is opgesteld volgens een standaardmodel  
  • De jaarrekening is in euro
    Jaarrekeningen in vreemde valuta of in een verouderde munteenheid (BEF) moeten als PDF worden neergelegd.  
  • De entiteit is geen buitenlandse onderneming

99% van de jaarrekeningen worden onder de vorm van een XBRL-bestand neergelegd.

10. Mag voor de neerlegging van de jaarrekening om het even welke geldige eID gebruikt worden?

Naast de gekwalificeerde certificaten van Isabel, GlobalSign en Quo Vadis kunt u jaarrekeningen neerleggen via het internet met het authenticatiecertificaat dat voorkomt op de Belgische elektronische identiteitskaart (eID) die u reeds bezit of die u kunt aanvragen bij uw gemeente. Voor de neerlegging van de jaarrekening mag om het even welke geldige eID worden gebruikt.

Bij een vervanging van een eID moet u er wel rekening mee houden dat het nieuwe certificaat pas na 3 dagen kan gebruikt worden om jaarrekeningen via het internet neer te leggen.

11. Wat betekent de foutboodschap 'Invalid content was found [...]. Probably an older taxonomy has been used.'?

Uw jaarrekeningbestand werd opgemaakt met verouderde software.

- ofwel contacteert u uw softwareleverancier voor de update van uw boekhoudpakket
- ofwel uploadt u het XBRL-bestand in Sofista ter validatie en bewaring.

12. Wat is de officiële neerleggingsdatum?

De officiële neerleggingsdatum van een aanvaarde jaarrekening is de datum van upload van de jaarrekening.

Enkele voorbeelden maken dit duidelijk.

Voorbeeld 1:

Zaterdag 1 juli – jaarrekening wordt verstuurd
Maandag 3 juli - jaarrekening wordt aanvaard
Woensdag 5 juli – neerleggingskosten ontvangen
De jaarrekening wordt gepubliceerd met als neerleggingsdatum zaterdag 1 juli

 

Voorbeeld 2:

Zaterdag 15 mei – jaarrekening wordt verstuurd
Maandag 17 mei – jaarrekening wordt geweigerd
Maandag 17 mei – aangepaste jaarrekening wordt opnieuw neergelegd en aanvaard
Woensdag 19 mei – neerleggingskosten ontvangen
De jaarrekening wordt gepubliceerd met als neerleggingsdatum maandag 17 mei

13. Toegelaten bestandsformaten?

  1. XBRL-bestand (gestructureerd databestand):
    • voor gestandaardiseerde jaarrekeningen

     

  2. PDF-bestand (Portable Document Format):
    • voor jaarrekeningen met een afwijkend model
      (bijvoorbeeld: kredietinstellingen, verzekeringsmaatschappijen, ziekenfondsen en landsbonden, pensioenfondsen)
    • voor geconsolideerde jaarrekeningen
    • voor jaarrekeningen van buitenlandse vennootschappen

14. Wat betekent de foutboodschap 'het pdf bestand bevat tags'?

U kan het pdf bestand corrigeren op twee manieren:

  • door de documenten af te drukken en opnieuw in te scannen als gecomprimeerd PDF, DinA4 papierformaat
  • of een nieuwe kopie te maken met een pdf printer (bewerker) zoals Smallpdf, Cutepdfwriter,...

Documenteigenschappen bekijken

15. PDF-bestanden aanmaken

In sommige gevallen bestaat een neerlegging niet enkel uit een jaarrekening maar ook uit andere documenten; het jaarverslag en het verslag van de commissarissen zijn de meest bekende voorbeelden. Bij de neerlegging van een jaarrekening in de vorm van een pdf-bestand moeten al deze documenten in één pdf-bestand worden samengevoegd om één neerlegging te vormen. De volgende handelingen kunnen hiervoor nodig zijn:

  • PDF-BESTANDEN SAMENVOEGEN: indien u meerdere pdf-bestanden wenst samen te voegen tot één nieuw pdf-bestand, dan moet u gebruikmaken van een specifieke software. Voor gratis toepassingen zoals mergepdf.net of Quick PDF Tools raden wij u aan op het internet te zoeken op 'pdf merge freeware'. Het volstaat dan meestal om twee of meerdere bestanden in de juiste volgorde te selecteren waarna de toepassing ze samenvoegt en het nieuwe pdf-bestand op uw computer kan worden bewaard.
  • PDF-BESTANDEN BEWERKEN: indien u niet alleen meerdere pdf-bestanden wenst samen te voegen tot één nieuw pdf-bestand, maar ook het nieuwe bestand wenst te bewerken door het
    • herschikken en/of verwijderen van pagina's
    • toevoegen van metadata zoals de naam van de auteur, een titel, een onderwerp of sleutelwoorden
    • toevoegen van bladwijzers (b.v. aan het begin van de balans, de resultatenrekening en de toelichting),

    dan moeten voormelde opmaakprogramma's bijkomende functionaliteiten bevatten. Voor gratis toepassingen zoals PDFHammer of Adolix Split & Merge PDF raden wij u aan op het internet te zoeken op 'pdf merge rearrange freeware'.

16. Javascripts

PDF-bestanden, die de volledige jaarrekening bevatten of die aan een jaarrekening in de vorm van een gestructureerd databestand worden toegevoegd, mogen om veiligheidsredenen geen javascripts bevatten. Sommige javascripts kunnen immers schade toebrengen aan de computersystemen van de Nationale Bank. Hoe moet u hierop reageren?

  • VOORKOMEN
    • jaarrekeningen opgemaakt volgens een standaardmodel kunnen geen javascripts bevatten indien u ze neerlegt in de vorm van een gestructureerd databestand (XBRL-bestand) i.p.v. als een pdf-bestand; de Balanscentrale biedt u hiervoor een gratis onlinetoepassing aan waarbij de documenten die in de vorm van een pdf-bestand aan een gestructureerd databestand (XBRL-bestand) kunnen worden toegevoegd, namelijk de verklaring betreffende de aandeelhoudersstructuur, het verslag van de commissaris en het jaarverslag, kunnen geen javascripts bevatten indien u ze als tekst (dus zonder grafische elementen zoals logo's of handtekeningen) toevoegt i.p.v. als een pdf-bestand; het volstaat hiervoor de tekst van een verslag te kopiëren ('copy') en te plakken ('paste') in het betreffende onderdeel van de software waarmee u jaarrekeningen aanmaakt
  • VERWIJDEREN: u kan javascripts met de optimaliseerfunctie in een pdf-editor verwijderen; in de meeste gevallen moet u hiervoor de functie 'Discard All JavaScript Actions' in de pdf-editor activeren; voor gratis toepassingen raden wij u aan te googelen op 'free pdf optimizer'.

17. Hoe 'no Fast Web View' uitschakelen in Adobe Reader?

Op volgende manier kan je 'no Fast Web View' uitschakelen in Adobe Reader:

  • Edit > Preferences > Documents
  • Bij 'Save Settings' 'Save As optimizes for Fast Web View' uitvinken

18. Wat betekent MAR?

MAR is de afkorting voor Minimumafdeling van een Algemeen Rekeningenstelsel.

Er zijn 2 rekeningenstelsels:

Bron: Commissie voor Boekhoudkundige Normen, mei 2019

19. Mogen de jaarrekeningen op papier worden neergelegd?

Nee, de neerlegging van jaarrekeningen op papier is niet meer mogelijk vanaf 1 januari 2020.

Meer info

20. Zijn de modellen van jaarrekening ook in het Engels beschikbaar?

De Commissie voor Boekhoudkundige Normen (CBN) heeft in januari 2020 een officieuze Engelse vertaling van de modellen voor vennootschappen gepubliceerd.