Toepassing SOFISTA

Sofista is een door de Nationale Bank van België ontwikkelde online software die gebruikt wordt om gestandaardiseerde statutaire jaarrekeningen op te maken en te valideren in de vorm van een gestructureerd databestand.

Openingsuren

Sofista is doorlopend toegankelijk, behalve op zondag van 8.30 tot 12.30 uur.

Versie

De versie 2015 is nog steeds van toepassing voor de jaarrekeningen van:

  • verenigingen en stichtingen
  • ondernemingen waarvan het boekjaar start vóór 1 januari 2016.

Momenteel wordt een nieuwe versie uitgewerkt die rekening zal houden met de wijzigingen die ingevolge de omzetting van de Richtlijn 2013/34/EU aan de jaarrekening voor ondernemingen werden aangebracht. Deze nieuwe versie zal vanaf 1 april 2017 beschikbaar zijn.

Hulp

Indien u bij het gebruik van Sofista problemen zou ondervinden of indien u bijkomende informatie wenst over de toepassing "Neerlegging van jaarrekeningen via internet", dan kunt u contact opnemen met de Helpdesk van de Balanscentrale, dit op de NBB-werkdagen, van maandag tot vrijdag van 08.45 uur tot 16.30 uur:

1. Hoe kan ik een bestand bewaren?

Het is mogelijk om een deels afgewerkt bestand, dat nog niet voldoet aan alle rekenkundige en logische controles, te bewaren. Vooraleer u een bestand kunt bewaren dient u te valideren: daarvoor klikt u op de optie "Validatie" die zich bevindt in het rechterbovengedeelte van het scherm. Van zodra een bestand kan worden bewaard, wordt de bewaarmogelijkheid zichtbaar geactiveerd. Het bewaren van een deels afgewerkt bestand is mogelijk. In dat geval is enkel de optie "Werkbestand (.xtmp)" geactiveerd. Dit werkbestand kan niet alszodanig neergelegd worden.

2. Hoe groot mogen ingekapselde PDF-bestanden zijn?

Sofista laat toe om bestanden in PDF-formaat te importeren in enkele daarvoor bestemde zones:

  • de aandeelhoudersstructuur (maximale grootte = 500 k)
  • het verslag van de commissarissen (maximale grootte = 500 k)
  • het jaarverslag (maximale grootte = 1500 k).

Sofista voert tijdens het importeren echter geen controles uit op de inhoud van de PDF-bestanden (b.v. controles op de aanwezigheid van tags of javascripts).

Het XBRL-bestand, inclusief de ingekapselde PDF-bestanden mag niet groter zijn dan 3 MB ; de neerlegging van een bestand van meer dan 3 MB wordt geweigerd door de toepassing "Filing".

3. In welk formaat moet de datum zijn opgemaakt?

Alle velden die een datum bevatten, zijn voorzien van een "kalender"-icoontje. Dit laat toe om een datum te zoeken met behulp van een kalender waarbij automatisch het correcte formaat wordt gekozen.

U kunt  de datum ook rechtstreeks invullen. U dient daarbij dan zelf het voorgeschreven formaat te volgen: yyyy-mm-dd  (bijvoorbeeld: 2015-06-01 stelt 1 juni 2015 voor).

Wanneer u een datum invult volgens een ander formaat, kunt u niet verder gaan naar een volgende sectie. Op het ogenblik dat u wilt overgaan naar een volgende sectie of wanneer u wilt valideren, worden de verkeerd ingevulde zones rood omkaderd. Vooraleer u verder kunt gaan, moet u het formaat aanpassen.

4. In welk formaat en met welke eenheid moeten de cijfergegevens zijn opgemaakt?

De cijfergegevens worden ingevoerd zonder punt of komma voor de duizendtallen. Het decimaalteken is het "punt" op het cijferklavier.

De eenheid voor de neerlegging en publicatie is de euro zonder decimalen, zowel voor het volledig als voor het verkort model. Om de recuperatie van gegevens vanuit de boekhouding niet te bemoeilijken, zal de neerlegger bij de elektronische neerlegging in XBRL-formaat mogen kiezen tussen eenheden euro zonder decimalen of eenheden euro met twee decimalen. Deze tweede mogelijkheid moet de neerlegger toelaten de jaarrekeninggegevens automatisch uit zijn boekhouding over te nemen zonder zich daarbij om afrondingen te moeten bekommeren. Na aanvaarding door de NBB en validatie met behulp van de rekenkundige controles (met nauwkeurigheid tot op de eurocent), zullen de gegevens door de toepassing van de NBB afgerond worden tot op de eenheid, met het oog op de publicatie in PDF formaat.

5. Hoe kan ik een rechtsvorm kiezen?

In het onderdeel "Identificatiegegevens van de onderneming (vereniging)" toont Sofista de gegevens die betrekking hebben op de rechtspersoon waarvan het ondernemingsnummer ingevuld werd in het hoofdscherm en die voorkomen in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Indien de rechtsvorm niet wordt getoond, dan wil dit zeggen dat die niet voorkomt in de lijst van meest voorkomende rechtsvormen. De Nationale Bank heeft er immers voor gekozen om de gebruikers van Sofista niet te verplichten te kiezen uit de exhaustieve lijst van meer dan 130 mogelijke rechtsvormen die de KBO gebruikt. Het gebruiksgemak voor het merendeel van de gebruikers brengt dan wel een relatief kleine complicatie voor een zeer beperkt aantal gebruikers met zich mee.

Indien de rechtsvorm van uw onderneming, vereniging of stichting niet voorkomt in de lijst van rechtsvormen, dan moet u de rechtsvorm toevoegen achter de naam van de rechtspersoon (b.v. "Janssens Burgerlijke Vennootschap onder de vorm van een BVBA) en als rechtsvorm kiezen voor "Andere rechtsvormen". Op deze wijze bevat de jaarrekening toch alle noodzakelijke informatie.

6. Wat wordt er bedoeld met "verplichte velden"?

Bepaalde gegevens, zoals de signaletiekgegevens van de rechtspersoon waarvan de jaarrekening wordt neergelegd, moeten verplicht worden ingevuld. De betrokken velden worden aangeduid met een rood sterretje (*) dat zich rechts van het in te vullen veld bevindt. Niet ingevulde verplichte vakken worden in het rood omkaderd van zodra u naar een volgend scherm probeert over te gaan en dienen te worden ingevuld alvorens te kunnen verdergaan.

Door het gebruik van de informaticatoepassing Sofista verklaart u zich akkoord met huidige gebruiksvoorwaarden.

De Nationale Bank van België (hierna "de NBB" genoemd) stelt een informaticatoepassing (hierna "de Toepassing" genoemd) ter beschikking die het mogelijk maakt om jaarrekeningen in de vorm van een gestructureerd databestand op te maken en te valideren, om vervolgens langs elektronische weg, via het internet, bij de NBB neergelegd te worden.

De NBB laat de gebruiker van de Toepassing (hierna "de Gebruiker" genoemd) daarom toe, nadat hij zich voorafgaandelijk heeft geïdentificeerd zoals hierna bepaald, deze software op haar website te gebruiken mits naleving van de huidige gebruiksvoorwaarden (hierna "de Gebruiksvoorwaarden" genoemd).

De NBB behoudt zich het recht voor deze Gebruiksvoorwaarden te allen tijde te wijzigen om onder meer de doeltreffendheid van de opmaak en validatie van jaarrekeningen met de Toepassing te verhogen. Het publiek zal er zo snel mogelijk van op de hoogte worden gebracht via deze website.

1. Toegang tot de Toepassing

De Toepassing is doorlopend toegankelijk, behalve op zondagen van 8.30 tot 12.30 uur. De NBB behoudt zich het recht voor om zonder voorafgaande verwittiging de toegang tot de Toepassing geheel of gedeeltelijk af te sluiten indien dit nodig of onvermijdelijk mocht zijn.

De Gebruiker dient zich ervan bewust te zijn dat het totaal aantal met de Toepassing op te maken of aan te vullen jaarrekeningen zo groot kan zijn dat de toepassing minder of niet toegankelijk wordt. Dit geldt in het bijzonder voor de laatste werkdagen van juni, juli, augustus en september.

2. Gebruik van de Toepassing

De Gebruiker dient bij het gebruik van de Toepassing de Gebruiksvoorwaarden na te leven alsook de toepasselijke wetten en regels. Het is elke Gebruiker onder meer verboden:

  • gebruik te maken van de Toepassing voor illegale of schadelijke doeleinden
  • de toegang tot de Toepassing te verhinderen, de Toepassing te verstoren, te wijzigen of minder efficiënt te maken, of schade te veroorzaken aan de Toepassing, de NBB of derden
  • gebruik te maken van de Toepassing om computervirussen of schadelijke of illegale informatie door te geven of te verspreiden
  • ongevraagde berichten te verzenden.

De NBB behoudt zich het recht voor om zonder voorafgaande verwittiging de toegang tot en het gebruik van de Toepassing eenzijdig op te schorten voor elke Gebruiker die deze Gebruiksvoorwaarden niet naleeft.

3. Gebruik van een geldig digitaal certificaat

De User Authentication en de daarmee verbonden toegang tot de Toepassing vereist het gebruik van een geldig digitaal certificaat. Als digitale certificaten kunnen worden gebruikt:

  • het authenticatiecertificaat dat voorkomt op de Belgische elektronische identiteitskaart (eID)
  • een gekwalificeerd certificaat uitgereikt door Globalsign of Certipost of een Isabel-certificaat.

Voor meer informatie over de digitale certificaten die gebruikt kunnen worden, zie op de website "www.balanscentrale.be", "Sofista" > "Digitaal certificaat".>

4. Bescherming van de persoonlijke levenssfeer

De persoonsgegevens die een Gebruiker na de eerste User Authentication op het User/Company Information - Self Registration-formulier opgeeft om toegang tot de Toepassing te kunnen verkrijgen, worden verwerkt in de geautomatiseerde bestanden van de NBB en zullen in geen geval door de NBB aan derden worden overgemaakt. De verwerking van de persoonsgegevens laat de NBB toe om de Gebruiker te contacteren, bijvoorbeeld bij problemen m.b.t. het gebruik van de Toepassing of in het kader van de verwerking van een aangeboden jaarrekening.

De NBB neemt de gepaste technische en organisatorische maatregelen voor de bescherming van de bedoelde persoonsgegevens tegen toevallige of ongeoorloofde vernietiging, diefstal, verlies, wijziging en enige andere ongeoorloofde toegang of verwerking.

De wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer biedt elke Gebruiker het recht van toegang en verbetering van de ingezamelde persoonsgegevens. Hiertoe stuurt de Gebruiker een bericht, op de wijze bepaald in het koninklijk besluit van 13 februari 2001 ter uitvoering van voormelde wet, naar de NBB, Balanscentrale, Neerlegging van jaarrekeningen via het internet, de Berlaimontlaan 14 te 1000 Brussel.

5. Het opstellen van jaarrekeningen met de Toepassing

De Toepassing is een webtoepassing die de Gebruiker de mogelijkheid biedt om jaarrekeningen op te stellen volgens één van de modellen van de jaarrekening voor ondernemingen, verenigingen of stichtingen in het Nederlands, het Frans of het Duits,

  • hetzij door de gegevens manueel in te voeren
  • hetzij door een geldig bestand - dat werd opgesteld met behulp van een boekhoudsoftware - op te laden.

De Toepassing laat toe de identificatiegegevens uit de Kruispuntbank van Ondernemingen (hierna "de KBO" genoemd) te recupereren. De NBB is niet verantwoordelijk voor de juistheid en de volledigheid van deze gerecupereerde identificatiegegevens zoals zij zijn opgeslagen in de KBO. Mochten fouten worden vastgesteld in de authentieke gegevens opgeslagen in de KBO (raadpleegbaar op de website van de FOD Economie via deze hyperlink), dan is het in principe de betrokken rechtspersoon zelf die de KBO daarvan op de hoogte dient te brengen, voor zover hij alle wettelijke verplichtingen inzake bekendmaking van identificatiegegevens heeft vervuld. De rechtzettingprocedure wordt toegelicht op de website van de FOD Economie.

Voor bepaalde secties van de jaarrekening (meer bepaald de aandeelhoudersstructuur, het verslag van de commissarissen en het jaarverslag) laat de Toepassing toe PDF-bestanden te importeren indien gewenst.

De Toepassing laat eveneens toe om de ingevoerde gegevens te valideren in overeenstemming met de wettelijke en technische voorschriften beschreven in het "Protocol voor de neerlegging langs elektronische weg van jaarrekeningen in de vorm van gestructureerde databestanden" en te visualiseren met het oog op de controle van de ingevoerde gegevens of de voorlegging voor goedkeuring door de algemene vergadering.

De Gebruiker dient de opgemaakte bestanden op zijn eigen pc te bewaren. De Gebruiker kan een met goed gevolg met de Toepassing gevalideerd afgewerkt bestand bewaren om dit vervolgens met de toepassing "Neerlegging van jaarrekeningen via het internet" neer te leggen.

6. Bepalingen inzake de beperkte aansprakelijkheid van de NBB

Behoudens zware of opzettelijke fout van harentwege, is de NBB niet aansprakelijk voor de rechtstreekse of onrechtstreekse schade (met inbegrip van verlies van winst, bijkomende kosten of verlies van een opportuniteit) die de Gebruiker lijdt als gevolg van het gebruik van de Toepassing of de onmogelijkheid deze te gebruiken, wat hiervoor ook de reden is. Behoudens zware of opzettelijke fout van harentwege is de NBB op die manier in het bijzonder, zonder limitatief te zijn, niet aansprakelijk voor de rechtstreekse of onrechtstreekse schade veroorzaakt door het doorgeven van een virus ondanks de voorziene beschermingsmaatregelen of door de onderbreking of vertraging van de toegang tot of het gebruik van de Toepassing als gevolg van bijvoorbeeld storingen op de communicatielijnen of verbindingsproblemen, de ongeoorloofde toegang door de Gebruiker of een derde tot de website van de NBB, onderhoud van of wijzigingen aan de infrastructuur van de NBB, staking of het optreden van elk geval van overmacht.

  1. De NBB behoudt zich het recht voor te allen tijde de Toepassing evenals de structuur en de toegangsweg ervan te wijzigen. De NBB zal de Gebruiker hiervan verwittigen via deze website.
  2. De NBB wenst de Gebruiker te waarschuwen voor "phishing" (soms ook "phising" genoemd). "Phishing" (of hengelen) is een vorm van internetfraude waarbij vertrouwelijke gegevens (zoals kredietkaartnummers, wachtwoorden, enz.) worden ontfutseld aan nietsvermoedende internetgebruikers. Per e-mail wordt aan de Gebruiker gevraagd om een aantal persoonlijke gegevens te bevestigen op een kopie van een bestaande website. Deze valse website lijkt zeer sterk op de website waarop de Gebruiker denkt zich te bevinden. Teneinde phishing tegen te gaan, zal de NBB de Gebruiker nooit per e-mail uitnodigen om door te klikken naar de Toepassing en zal zij evenmin de Gebruiker per e-mail verwittigen van een wijziging van de toegangsweg tot de Toepassing. Dit zal steeds gebeuren via de website van de NBB.

    De Gebruiker zelf dient steeds het veiligheidscertificaat van de NBB te controleren. Hiervoor dient de Gebruiker de hierna vermelde stappen te ondernemen, die van toepassing zijn voor Internet Explorer:

    • nadat de Gebruiker het internetadres heeft ingebracht en op het welkomstscherm van de Toepassing is terechtgekomen, dient hij onderaan rechts op het gele, gesloten hangslot te klikken
    • in het venster dat dan op het scherm verschijnt, dient hij het tabblad "Details" te kiezen en vervolgens op het veld "Thumbprint" te klikken
    • de laatste vier karakters moeten "48 db" zijn.

    Indien dit niet het geval is, dient de Gebruiker dadelijk de verbinding met de NBB te verbreken en de NBB-Servicedesk te verwittigen op het nummer 02 221 40 60.
    De NBB kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor de schade of het verlies opgelopen door de Gebruiker van een toepassing die zich ten onrechte voordoet als de Toepassing

  3. Het verlenen door de NBB van enige technische bijstand omtrent de werking van de Toepassing vormt enkel een middelenverbintenis, geen resultaatverbintenis.

7. Intellectuele eigendomsrechten

De NBB is en blijft de eigenaar van de intellectuele eigendomsrechten en de knowhow verbonden aan de Toepassing. Aan de Gebruiker wordt een niet-exclusieve gebruikslicentie op de Toepassing van de NBB toegekend. Er worden geen andere rechten toegekend dan het gebruik zoals uitdrukkelijk vermeld in deze Gebruiksvoorwaarden.

8. Toepasselijk recht - bevoegde rechtbanken

Alle opmerkingen in verband met deze Gebruiksvoorwaarden dienen gericht te worden aan helpdesk.ba@nbb.be. Behoudens andersluidende bepalingen van dwingend recht is het Belgisch recht van toepassing op deze Gebruiksvoorwaarden. In geval van betwisting zijn enkel rechtbanken gevestigd in het gerechtelijk arrondissement Brussel bevoegd.

Om een jaarrekening met Sofista op te maken of via het internet neer te leggen, dient u in het bezit te zijn van een geldig digitaal certificaat.

Dit digitaal certificaat dient u te gebruiken:

  • als sleutel om toegang te krijgen tot de internettoepassingen die de Balanscentrale van de Nationale Bank beschikbaar stelt en die zij wenst te beschermen tegen ongeoorloofd gebruik
  • om zekerheid te bieden over de identiteit van de gebruiker die een jaarrekeningbestand opmaakt of verstuurt en over het feit dat de gegevens tijdens het transport over het internet niet zijn gewijzigd (integriteit van de inhoud)
  • om na de upload van jaarrekeningen, in latere sessies automatisch de verdere opvolging van de verwerking te kunnen verzekeren; een eventueel nadeel is dan wel dat u er rekening moet mee houden dat u om in een latere sessie na de upload, jaarrekeningen met de status "Wacht op betaling" online te kunnen betalen, hetzelfde certificaat moet gebruiken als datgene wat u voor de upload heeft gebruikt.

Als digitale certificaten kunt u gebruiken:

  • een PersonalSign 3 Pro Certificate uitgereikt door Globalsign of een Isabel-certificaat. Het gaat om dezelfde certificaten als die welke aanvaard worden in de e-government-toepassingen zoals Intervat, Finprof, Dimona, DMFA en DRS. U kunt zo’n certificaat aanvragen via de website van de betrokken certificatieautoriteiten
  • het authenticatiecertificaat dat voorkomt op de (Belgische) elektronische identiteitskaart (eID) die u reeds bezit of die u kunt aanvragen bij uw gemeente. Voor de neerlegging van de jaarrekening mag om het even welke geldige eID worden gebruikt. Gedetailleerde informatie hierover vindt u op de website van de federale overheid http://eid.belgium.be/nl/.

Wat u moet doen om uw eID te gebruiken om jaarrekeningen neer te leggen via het internet:

  • U moet beschikken over een eID-kaartlezer en het stuurprogramma voor die eID-kaartlezer
  • Uw pc moet voorzien zijn van of verbonden zijn met een eID-kaartlezer. De eID-kaartlezer heeft als doel om de programma's op uw pc te laten communiceren met uw eID. Een eID-kaartlezer kan met uw pc verbonden worden via een seriële poort of, voor een maximaal installatiegemak en beste performantie, een USB-poort. Een eID-kaartlezer zonder eigen klavier of scherm volstaat voor de neerlegging van jaarrekeningen via het internet.
    Bij de aankoop van een eID-kaartlezer krijgt u ook een stuurprogramma (een "driver") voor die specifieke eID-kaartlezer mee of kunt u dit downloaden van de website van de leverancier of producent. U moet dit stuurprogramma installeren op de pc waarop u de eID-kaartlezer zult gebruiken
  • U moet het stuurprogramma voor de eID installeren
  • Het stuurprogramma voor de Belgische eID heet "Belgium Identity Card Run-Time"; u kan het gratis downloaden vanop het volgende adres: http://eid.belgium.be/nl/.
  • U dient dit programma op uw pc te installeren om uw eID in de taal van uw keuze te kunnen lezen en gebruiken. Na de installatie vindt u op uw desktop een nieuw icoon in de vorm van België. Als u erop klikt, wordt het programma opgestart waarmee u via de optie "Certificates" het authenticatiecertificaat dat op uw eID voorkomt, in uw browser kunt registreren om de toepassing “Neerlegging van jaarrekeningen via internet” te kunnen gebruiken.
  • Voor een goede werking van het digitaal certificaat raden wij u aan de website van de Nationale Bank toe te voegen aan de lijst van de vertrouwde websites; hiervoor dient u in het onderdeel "beveiliging" van de internetopties van uw browser de url "*.nbb.be" toe te voegen aan de lijst van de websites
  • U bent dan technisch klaar om jaarrekeningen via het internet neer te leggen.

Verlenging of vervanging van een digitaal certificaat

  • Wanneer een digitaal certificaat wordt verlengd of vervangen, is het mogelijk dat bepaalde sleutelgegevens van het certificaat een wijziging ondergaan. Het gevolg hiervan is dat het certificaat door de informaticasystemen van de Nationale Bank niet wordt herkend als een verderzetting van een bestaand certificaat, maar wel als een volledig nieuw certificaat wordt beschouwd. Hierdoor krijgt de neerlegger geen toegang meer tot de neerleggingshistoriek verbonden met zijn oud certificaat en dus ook niet tot de neerleggingen die nog in de status "Wacht op betaling" staan.
    In voorkomend geval moet de neerlegger wachten tot de neerleggingen met het oude certificaat na 7 kalenderdagen automatisch door de toepassing "Neerlegging van jaarrekeningen via internet" worden geschrapt alvorens de jaarrekeningen met het nieuwe certificaat te kunnen neerleggen, wat aanleiding kan geven tot hogere neerleggingstarieven.
    Het is bijgevolg aangeraden om alle jaarrekeningen, die in de toepassing "Neerlegging van jaarrekeningen via internet" de status "Wacht op betaling" hebben gekregen, eerst te betalen vooraleer de gebruiksduur van het digitaal certificaat te verlengen of een nieuw digitaal certificaat in gebruik te nemen.
  • Bij een vervanging van een eID moet u er rekening mee houden dat het nieuwe certificaat pas na 3 dagen kan gebruikt worden om jaarrekeningen via het internet neer te leggen.

Wat te doen bij problemen met uw digitaal certificaat?

Indien er problemen zouden zijn met het gebruik van digitale certificaten, dan kan u, naargelang het certificaat waarmee u werkt, contact opnemen met de Helpdesk van
  • Certipost, Isabel, Globalsign of de dienst Bevolking van uw gemeente
  • de Balanscentrale (e-mail: helpdesk.ba@nbb.be, telefoon: 02 221 30 01 of fax: 02 221 32 66).