FAQ - Sofista

1. Hoe kan ik een bestand bewaren?

Het is mogelijk om een deels afgewerkt bestand, dat nog niet voldoet aan alle rekenkundige en logische controles, te bewaren. Vooraleer u een bestand kunt bewaren dient u te valideren: daarvoor klikt u op de optie 'Validatie' die zich bevindt in het rechterbovengedeelte van het scherm. Van zodra een bestand kan worden bewaard, wordt de bewaarmogelijkheid zichtbaar geactiveerd. Het bewaren van een deels afgewerkt bestand is mogelijk. In dat geval is enkel de optie 'Werkbestand (.xtmp)' geactiveerd. Dit werkbestand kan niet alszodanig neergelegd worden.

2. Hoe groot mogen ingekapselde PDF-bestanden zijn?

Sofista laat toe om bestanden in PDF-formaat te importeren in enkele daarvoor bestemde zones:

  • de aandeelhoudersstructuur (maximale grootte = 500 k)
  • het verslag van de commissarissen (maximale grootte = 500 k)
  • het jaarverslag (maximale grootte = 1500 k).

Sofista voert tijdens het importeren echter geen controles uit op de inhoud van de PDF-bestanden (b.v. controles op de aanwezigheid van tags of javascripts).

Het XBRL-bestand, inclusief de ingekapselde PDF-bestanden mag niet groter zijn dan 3 MB; de neerlegging van een bestand van meer dan 3 MB wordt geweigerd door de toepassing 'Filing'.

3. In welk formaat moet de datum zijn opgemaakt?

Alle velden die een datum bevatten, zijn voorzien van een 'kalender'-icoontje. Dit laat toe om een datum te zoeken met behulp van een kalender waarbij automatisch het correcte formaat wordt gekozen.

U kunt  de datum ook rechtstreeks invullen. U dient daarbij dan zelf het voorgeschreven formaat te volgen: yyyy-mm-dd  (bijvoorbeeld: 2015-06-01 stelt 1 juni 2015 voor).

Wanneer u een datum invult volgens een ander formaat, kunt u niet verder gaan naar een volgende sectie. Op het ogenblik dat u wilt overgaan naar een volgende sectie of wanneer u wilt valideren, worden de verkeerd ingevulde zones rood omkaderd. Vooraleer u verder kunt gaan, moet u het formaat aanpassen.

4. In welk formaat en met welke eenheid moeten de cijfergegevens zijn opgemaakt?

De cijfergegevens worden ingevoerd zonder punt of komma voor de duizendtallen. Het decimaalteken is het 'punt' op het cijferklavier.

De eenheid voor de neerlegging en publicatie is de euro zonder decimalen, zowel voor het volledig als voor het verkort model. Om de recuperatie van gegevens vanuit de boekhouding niet te bemoeilijken, zal de neerlegger bij de elektronische neerlegging in XBRL-formaat mogen kiezen tussen eenheden euro zonder decimalen of eenheden euro met twee decimalen. Deze tweede mogelijkheid moet de neerlegger toelaten de jaarrekeninggegevens automatisch uit zijn boekhouding over te nemen zonder zich daarbij om afrondingen te moeten bekommeren. Na aanvaarding door de NBB en validatie met behulp van de rekenkundige controles (met nauwkeurigheid tot op de eurocent), zullen de gegevens door de toepassing van de NBB afgerond worden tot op de eenheid, met het oog op de publicatie in PDF formaat.

5. Hoe kan ik een rechtsvorm kiezen?

In het onderdeel 'Identificatiegegevens van de onderneming (vereniging)' toont Sofista de gegevens die betrekking hebben op de rechtspersoon waarvan het ondernemingsnummer ingevuld werd in het hoofdscherm en die voorkomen in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Indien de rechtsvorm niet wordt getoond, dan wil dit zeggen dat die niet voorkomt in de lijst van meest voorkomende rechtsvormen.

Indien de rechtsvorm van uw onderneming, vereniging of stichting niet voorkomt in de lijst van rechtsvormen, dan moet u de rechtsvorm toevoegen achter de naam van de rechtspersoon (b.v. Janssens Burgerlijke Vennootschap onder de vorm van een BVBA) en als rechtsvorm kiezen voor 'Andere rechtsvormen'. Op deze wijze bevat de jaarrekening toch alle noodzakelijke informatie.

6. Wat wordt er bedoeld met 'verplichte velden'?

Bepaalde gegevens, zoals de signaletiekgegevens van de rechtspersoon waarvan de jaarrekening wordt neergelegd, moeten verplicht worden ingevuld. De betrokken velden worden aangeduid met een rood sterretje (*) dat zich rechts van het in te vullen veld bevindt. Niet ingevulde verplichte vakken worden in het rood omkaderd van zodra u naar een volgend scherm probeert over te gaan en dienen te worden ingevuld alvorens te kunnen verdergaan.

7. Hoe bekom ik een verbeterd xbrl-bestand?

U duidt - met behulp van de software voor het opmaken van een jaarrekening - dat het nieuwe bestand een verbeterde jaarrekening is.