Geweigerde jaarrekeningen

Het jaarrekeningbestand voldoet niet aan de technische en/of vormvoorwaarden

Elk jaarrekeningbestand moet voldoen aan een aantal technische en vormvoorwaarden alvorens het als geldig bestand kan worden aanvaard. Deze controles vinden in de meeste gevallen volledig automatisch plaats. In een beperkt aantal gevallen is de tussenkomst van een bediende van de Balanscentrale vereist.

1. Automatische validatie

Alle jaarrekeningbestanden doorlopen een automatische validatie. De manier waarop een via het internet neergelegd bestand wordt gecontroleerd, is afhankelijk van de bestandsvorm waarin de jaarrekening is opgemaakt:

  • bij XBRL-bestanden wordt in deze fase steeds nagegaan of het geüpload jaarrekeningbestand:
    • voldoet aan de structuur- en technische voorwaarden
    • hetzelfde ondernemingsnummer bevat als het ondernemingsnummer van de door de neerlegger geselecteerde rechtspersoon  
    • voldoet aan alle wettelijk verplichte rekenkundige en logische controles op de inhoud
    • correcte kenmerkende gegevens (zoals de rechtstoestand) bevat van de rechtspersoon waarvan de jaarrekening wordt neergelegd
    • correcte gegevens bevat over het boekjaar waarvoor de jaarrekening is opgesteld
  • bij pdf-bestanden wordt in deze fase enkel nagegaan of het geüpload jaarrekeningbestand voldoet aan de technische voorwaarden.

Bij de automatische validatie krijgt u vrijwel onmiddellijk een boodschap van de toepassing "Neerlegging van jaarrekeningen via internet" indien er zich een probleem stelt met één van voormelde controles. De meest voorkomende problemen zijn dan:

  • "Invalid content was found [...]. Probably an older taxonomy was used.": dit wil zeggen dat u uw jaarrekeningbestand heeft opgemaakt met verouderde software; u dient ofwel een nieuw bestand aan te maken met een nieuwe versie van uw boekhoudpakket (u dient hiervoor uw softwareleverancier te contacteren), ofwel het bestand aan te passen door het in te lezen in de actuele versie van Sofista en het opnieuw op te slaan in XBRL-formaat
  • "Er is een fout opgetreden tijdens het versturen van het bestand. Gelieve na te gaan of het bestand bestaat en de extensie '.pdf' heeft, de grootte van het bestand minder dan 3 MB bedraagt en of uw quota van maximum aantal dagelijkse neerleggingen niet overschreden is.": wij raden u aan om voor het aanmaken en verkleinen van pdf-bestanden de tips onder Documentatie en FAQ toe te passen.

2. Visueel nazicht

Een jaarrekeningbestand wordt enkel visueel gecontroleerd wanneer:

  • de toepassing "Neerlegging van jaarrekeningen via internet" tijdens de automatische validatie van een XBRL-bestand bepaalde elementen vaststelt die een beslissing van u of van een bediende van de Balanscentrale vereisen
  • u een pdf-bestand uploadt of een XBRL-bestand waarin bepaalde elementen in de vorm van een pdf-bestand zijn opgenomen; naast de automatische validatie van het bestand is een bijkomend nazicht door een bediende van de Balanscentrale vereist.

Voor wat betreft het visueel nazicht zijn de meest voorkomende weigeringsredenen:

  • "Onvoldoende contrast; gedrukt in een andere kleur dan zwart": vaak betreft het hier jaarrekeningen die zijn opgemaakt in een zeer klein lettertype of die zijn afgedrukt (en daaropvolgend ingescand) met een printer waarvan het inktpatroon bijna leeg was
  • "De jaarrekening is niet conform het toepasselijke standaardformulier": meestal gaat het over jaarrekeningen waarin de financiële gegevens zijn uitgedrukt in bedragen met decimalen waar die moeten uitgedrukt zijn in eenheden zonder decimalen, of over jaarrekeningen waarin een verouderd model van sociale balans voorkomt
  • "Gebrek of incoherentie in data (begin / afsluiting / algemene vergadering)": de meest voorkomende vergissingen zijn die waarbij de datum van de algemene vergadering niet is ingevuld waar dit wel moet, de algemene vergadering nog moet plaatsvinden of de algemene vergadering heeft plaatsgevonden nog vóór het afsluiten van het boekjaar
  • "Het 1ste blad ontbreekt/is niet conform het toepasselijke standaardformulier": meestal gaat het over jaarrekeningen van vzw's die een jaarrekeningschema gebruiken dat afwijkt van de standaardmodellen; deze jaarrekeningen moeten dan worden voorafgegaan door een specifiek voorblad
  • "De jaarrekening is niet in één enkele taal opgesteld": deze weigeringsreden wordt vaak gegeven aan jaarrekeningen waarvan de taal van de balans en resultatenrekening verschilt van de taal die wordt gebruikt voor de documenten die samen met de jaarrekening moeten worden neergelegd zoals het verslag van de commissaris of het jaarverslag; ingeburgerde vaktermen in een andere taal zoals cash flow, human resources of public relations manager worden echter wel toegestaan
  • "De ingebrachte inlichtingen komen niet overeen met de pdf": meestal gaat het hier over de begin- en/of einddatum van het boekjaar: de datums op de eerste bladzijde van de jaarrekening verschillen van de datums die zijn ingegeven in de toepassing "Neerlegging van jaarrekeningen via internet" of omdat een identieke jaarrekening nog wacht op betaling
  • "De jaarrekening werd reeds eerder neergelegd": jaarrekeningbestanden worden vaak aangemaakt vertrekkende vanuit het jaarrekeningbestand van een vorig boekjaar; soms wordt dan per ongeluk niet het bijgewerkte jaarrekeningbestand maar wel het jaarrekeningbestand van een vorig boekjaar neergelegd.

De neerleggingskosten worden niet of slechts gedeeltelijk betaald

Wanneer de automatische validatie en het visueel nazicht succesvol doorlopen zijn, krijgt de neerlegging de status "Wacht op betaling" toegekend. De verschuldigde neerleggingskosten kunnen dan worden betaald via overschrijving of met een kredietkaart.

Een via het internet neergelegde jaarrekening wordt automatisch geweigerd wanneer de neerleggingskosten niet ontvangen zijn ten laatste 7 kalenderdagen nadat de status "Wacht op betaling" is toegekend. De niet- of gedeeltelijke betaling is dan vaak te wijten aan het volgende:

  • de neerleggingskosten worden pas op de 7de kalenderdag door de neerlegger overgeschreven (waarbij de Nationale Bank het bedrag op de 8ste kalenderdag of nog later ontvangt), waar de Nationale Bank de neerleggingskosten uiterlijk op de 7de kalenderdag moet ontvangen; om elk misverstand te vermijden vragen we met aandrang dat u onverwijld overgaat tot de praktische overschrijving van de verschuldigde kosten
  • de Nationale Bank ontvangt een onjuist bedrag: niet zelden gebeurt dit wanneer de neerleggingskosten worden overgeschreven vanuit verscheidene bankrekeningen, waarbij de overgeschreven bedragen niet op dezelfde dag toekomen bij de Nationale Bank; beter is om de integrale neerleggingskosten te betalen vanaf dezelfde bankrekening.

De neerlegger wordt tot slot per e-mail op de hoogte gebracht over de weigering wegens het niet of gedeeltelijk betalen van de neerleggingskosten en over de procedure om de geweigerde jaarrekening opnieuw aan te bieden. Hiervoor dient de neerlegger wel een correct e-mailadres te vermelden in de rubriek "Mijn profiel" in de toepassing FILING.

De jaarrekening wordt door de neerlegger zelf geschrapt

De neerlegger kan zelf een jaarrekening schrappen indien die via het internet is aangeboden. Deze optie is beschikbaar zolang de betaling van de neerleggingskosten niet is verwerkt. In voorkomend geval moet de neerlegger de neerleggingsprocedure volledig herbeginnen waardoor de officiële datum van neerlegging verandert (met eventuele gevolgen voor het toegepaste tarief).