Bewijs van neerlegging en betaling

De zgn. "Mededeling van neerlegging van de jaarrekening" geldt als bewijs van neerlegging en betaling.

Voor de rechtspersoon waarvan de jaarrekening wordt neergelegd

Overeenkomstig artikel 180 van het koninklijk besluit van 30 januari 2001 tot uitvoering van het Wetboek van vennootschappen bezorgt de Nationale Bank van België binnen elf werkdagen na aanvaarding van de jaarrekening een "Mededeling van neerlegging van de jaarrekening" aan de onderneming die haar jaarrekening openbaar heeft gemaakt. Overeenkomstig artikel 32 van het koninklijk besluit van 19 december 2003 betreffende de boekhoudkundige verplichtingen en de openbaarmaking van de jaarrekening van bepaalde vzw's, internationale vzw's en stichtingen stuurt de Nationale Bank van België binnen dezelfde termijn een gelijkaardige mededeling naar de vereniging of stichting waarvan de jaarrekening is neergelegd. Een duplicaat van deze mededeling kan via mail aangevraagd worden op het volgende adres: client.ba@nbb.be.

Uit de beslissing ET 74.590 van 14 juli 1992 van het Centraal Bestuur voor BTW, Registratie en Domeinen blijkt dat de "Mededeling van neerlegging van de jaarrekening" tevens als verantwoordingsstuk geldt ten aanzien van de belastingadministratie met het oog op de aftrek van de btw op de neerleggingskosten door de onderneming waarvan de jaarrekening wordt neergelegd. Dit stuk is m.a.w. gelijkgesteld met een geldige factuur.

Voor de eventuele derde neerlegger

De derde neerlegger heeft van zijn cliënt een volmacht gekregen om als lasthebber op te treden en jaarrekeningen neer te leggen bij de Nationale Bank van België.

Indien de derde neerlegger een jaarrekening van zijn cliënt neerlegt en de daarvoor verschuldigde kosten betaalt, betreft het boekhoudtechnisch kosten gedragen door derden. Volgens het Advies nr. 105/2 van de Commissie voor Boekhoudkundige Normen worden de kosten die worden gedragen als lasthebber handelend voor rekening van een derde (de lastgever, in casu de rechtspersoon waarvan de jaarrekening wordt neergelegd), uitsluitend beschouwd als kosten in hoofde van deze lastgever en is het dan ook aan de lastgever om deze kosten als dusdanig en volgens hun aard in zijn eigen boekhouding op te nemen. De derde neerlegger mag deze uitgaven niet opnemen als kosten, maar dit "voorschot" moet voorkomen op de actiefzijde van zijn balans als een vordering ten opzichte van de cliënt-lastgever. Het voorgeschoten bedrag kan worden gerecupereerd van zijn cliënt-lastgever door hem de factuur te bezorgen voor de opmaakkosten van de jaarrekening, met daarin een afzonderlijke vermelding van de neerleggingskosten die worden beschouwd als voorschot in de zin van artikel 28, 5° van het BTW-Wetboek en die dus niet begrepen worden in de maatstaf van heffing waarover de belasting wordt berekend.

Een derde neerlegger kan geen duplicaat van de "Mededeling van neerlegging van de jaarrekening" van één van zijn cliënten bij de Nationale Bank van België bekomen. De toepassing "Neerlegging van jaarrekeningen via internet" laat wel toe om in het menupunt "Betalingsgegevens" via het transactienummer van de betaling een lijst op te vragen van de jaarrekeningen waarvan de neerleggingskosten werden voldaan via die bepaalde betalingstransactie.

Voor alle betrokken partijen

Sedert 4 februari 2008 zijn alle recent neergelegde en door de Nationale Bank van België aanvaarde jaarrekeningen gratis beschikbaar via de toepassing "Jaarrekeningen online raadplegen". Het feit dat u een neergelegde jaarrekening kunt raadplegen, is natuurlijk ook een bewijs dat de neerlegging is gebeurd.