Verbetering van een eerder neergelegde jaarrekening of geconsolideerde jaarrekening

Een rechtspersoon kan op eigen initiatief of op vraag van de Nationale Bank een verbetering van een reeds eerder neergelegde jaarrekening of geconsolideerde jaarrekening neerleggen. De verbeterde neerlegging vervangt de reeds eerder neergelegde jaarrekening echter niet; m.a.w. de initiële neerlegging blijft ook na een verbeterde neerlegging zichtbaar en voor raadpleging beschikbaar.

Advies CBN 2014/4  - Correctie van een jaarrekening

1. Verbetering van een jaarrekening of geconsolideerde jaarrekening - PDF-bestand (of op papier)

Een rechtspersoon kan op eigen initiatief, een reeds eerder - in de vorm van een PDF-bestand of op papier - neergelegde jaarrekening of geconsolideerde jaarrekening verbeteren of vervolledigen.

Een rechtspersoon kan, op verzoek van de Nationale Bank, een verbeterde neerlegging doen naar aanleiding van de rekenkundige en logische controles die de Nationale Bank uitvoert op alle jaarrekeningen die opgesteld zijn volgens een standaardmodel en die in de vorm van een PDF-bestand of op papier worden neergelegd. De procedure houdt in dat de Nationale Bank de rechtspersoon in wier neergelegde jaarrekening fouten worden vastgesteld, schriftelijk in kennis stelt van de vastgestelde fouten.

Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen wezenlijke en niet-wezenlijke fouten:

  • wezenlijke fouten zijn die welke niet kunnen worden rechtgezet op basis van de gegevens die in de jaarrekening voorkomen. Een onderneming moet binnen twee maand na de kennisgeving door de Nationale Bank overgaan tot een verbeterde neerlegging; voor een vereniging of stichting is de verbeterde neerlegging niet verplicht.
    Wezenlijke fouten kunnen enkel voorkomen in jaarrekeningen die op papier of in de vorm van een PDF-bestand worden neergelegd; immers, indien de jaarrekening via het internet wordt neergelegd als gestructureerd databestand (XBRL-bestand) en dit bestand nog wezenlijke fouten bevat, dan zal het validatieprogramma dat de gegevens van het jaarrekeningbestand bij de neerlegging verifieert, de jaarrekening automatisch weigeren.
  • niet-wezenlijke fouten kunnen wel worden rechtgezet op basis van de gegevens die in de jaarrekening voorkomen, in dat geval wordt aan de betrokken onderneming, vereniging of stichting enkel gevraagd ze te vermijden in latere neerleggingen.

Opdat een neergelegde verbetering of aanvulling door de Nationale Bank zou kunnen worden aanvaard in de vorm van een PDF-bestand (of op papier), moeten:

  • de neergelegde stukken aan alle vormvoorwaarden voldoen
  • de verschuldigde neerleggingskosten worden betaald
  • de verbeterde of bijkomende bladen - en enkel deze - door het ingevulde (en ondertekende indien het gaat over een neerlegging op papier) blad 1 van het passende volledig of verkort model van de jaarrekening worden voorafgegaan; bovendien moet bovenaan het blad 1 en elk volgend blad de vermelding "VERBETERING" worden aangebracht.

2. Verbetering van een jaarrekening - XBRL bestand

Een onderneming die haar jaarrekening langs elektronische weg, in de vorm van een XBRL-bestand, heeft neergelegd, kan na aanvaarding van de jaarrekening door de Nationale Bank toch een verbeterde jaarrekening willen neerleggen. Zo'n verbeterde jaarrekening kan ook langs elektronische weg worden neergelegd. Het hele jaarrekeningbestand moet in dat geval worden opgeladen en verstuurd.

N.B. Als de verbetering gaat over het ondernemingsnummer, over de afsluitingsdatum van het boekjaar of over de taal van de jaarrekening (die samen de unieke sleutel van de identificatie van de jaarrekening vormen), zal de verbeterde neerlegging enkel onder de vorm van een PDF-bestand (of op papier) kunnen gebeuren.