De uitzondering: neerlegging op papier

In de praktijk worden nog slechts 0,2% van alle documenten die door de Nationale Bank worden aanvaard, neergelegd op papier. De wet voorziet immers de neerlegging langs elektronische weg als regel.

Wie mag op papier neerleggen?

Vanaf 1 maart 2009 mogen in principe enkel nog op papier worden neergelegd, de jaarrekening en de geconsolideerde jaarrekening, alsook de samen met deze documenten neer te leggen stukken, die betrekking hebben op:

  • een buitenlandse vennootschap of een Europees economisch samenwerkingsverband naar buitenlands recht
  • een onderneming waarvan de omzet, exclusief de belasting over de toegevoegde waarde, over het laatste boekjaar de drempel van 500.000 euro niet overtreft. Heeft het laatste boekjaar een duur van meer of van minder dan twaalf maanden, dan wordt voormeld drempelbedrag vermenigvuldigd met een breuk waarvan de noemer twaalf is en de teller het aantal maanden van het betrokken boekjaar, waarbij elke begonnen maand voor een gehele maand wordt geteld.
  • een vereniging of stichting.

Aanvaarding of weigering van een op papier neergelegde jaarrekening of geconsolideerde jaarrekening

De Balanscentrale aanvaardt een neerlegging op papier als deze aan alle vormvoorwaarden (zie hierna) voldoet en de verschuldigde neerleggingskosten betaald zijn. Nadien voert de Balanscentrale de bij Koninklijk Besluit voorziene rekenkundige en logische controles uit op de gestandaardiseerde jaarrekeningen. Als de Nationale Bank wezenlijke fouten vaststelt, dan wordt die onderneming schriftelijk verzocht een verbetering neer te leggen.

Vormvoorwaarden

Voor op papier neergelegde documenten gelden de volgende vormvoorwaarden:

  • alleen met zwarte inkt zijn gedrukt op de voorzijde van witte of ivoorkleurige bladen van A4-formaat en van goede kwaliteit
  • rondom elk blad een strook van ten minste 1 centimeter openlaten
  • bovenaan het eerste blad een horizontale strook van ten minste 2 centimeter openlaten
  • bovenaan elk blad het ondernemingsnummer van de rechtspersoon vermelden
  • indien het om een verbeterde neerlegging gaat bovenaan het eerste blad de term "verbetering" vermelden
  • buiten de handtekening geen handgeschreven gegevens bevatten
  • een duidelijke leesbaarheid van de gegevens garanderen door een voldoende grootte van de gebruikte karakters en voldoende contrast tussen de gegevens en de achtergrond
  • op het eerste blad eigenhandig zijn ondertekend door een of meerdere personen die bevoegd zijn om de rechtspersoon tegenover derden te vertegenwoordigen, waarbij de naam en de hoedanigheid van de ondertekenaars worden vermeld
  • in het geval van een jaarrekening van een rechtspersoon die de jaarrekening moet opstellen volgens het volledig of verkort model van jaarrekening: dezelfde voorstelling hebben als die van het model van jaarrekening opgesteld door de Nationale Bank.

Een jaarrekening op papier kan bij de Nationale Bank worden neergelegd door verzending met de post, met als adres: "Nationale Bank van België - Neerlegging van de jaarrekeningen, de Berlaimontlaan 14, 1000 Brussel".

Betalingswijze

Een jaarrekening op papier kan enkel worden betaald met een overschrijving. De neerlegger gaat hiervoor als volgt tewerk:

  • aan de jaarrekening voegt de neerlegger een begeleidend schrijven toe waarin hij zijn contactgegevens (e-mailadres en/of telefoonnummer) vermeldt
  • indien aan alle vormvoorwaarden voldaan is, neemt de medewerker van de Balanscentrale telefonisch of per e-mail contact op met de neerlegger om de hiernavolgende gegevens mee te delen:
    • het bedrag van de neerleggingskosten
    • het rekeningnummer waarop de neerleggingskosten moeten worden betaald
    • de specifieke mededeling die aan de overschrijving moet worden toegevoegd
    • de termijn binnen dewelke de Nationale Bank de neerleggingskosten op haar rekening moet ontvangen

    de neerleggingskosten kunnen met andere woorden pas worden betaald na de mededeling van de overschrijvingsgegevens aan de neerlegger

  • de neerlegger zorgt onmiddellijk voor de betaling van de neerleggingskosten gebruik makende van de meegedeelde overschrijvingsgegevens
  • bij een correcte betaling van de neerleggingskosten wordt de jaarrekening als aanvaarde neerlegging geregistreerd; in voorkomend geval geldt de datum waarop de jaarrekening door de Balanscentrale werd ontvangen als officiële neerleggingsdatum.

"Mededeling van de neerlegging van de jaarrekening" bij aanvaarding

Binnen elf werkdagen die volgen op de datum van aanvaarding van de neerlegging van de stukken, maakt de Nationale Bank de "Mededeling van de neerlegging van de jaarrekening" over:

  • met de post aan de rechtspersoon waarvan de jaarrekening of geconsolideerde jaarrekening werd aanvaard
  • door toedoen van de Kruispuntbank van Ondernemingen, aan het Bestuur van het Belgisch Staatsblad. Dit Bestuur publiceert de mededeling in de Bijlagen tot het Belgisch Staatsblad.

De mededeling van de neerlegging van de jaarrekening geldt voor de ondernemingen, de verenigingen en stichtingen als bewijs van neerlegging en ook als verantwoordingsstuk ten opzichte van de fiscale administratie.

Weigering van een op papier neergelegde jaarrekening of geconsolideerde jaarrekening

De Balanscentrale weigert een neergelegde jaarrekening als deze niet aan alle vormvoorwaarden voldoet en/of de neerleggingskosten niet tijdig betaald werden.

In geval van weigering wordt de rechtspersoon waarvan de jaarrekening of geconsolideerde jaarrekening is geweigerd daarvan schriftelijk op de hoogte gebracht binnen 8 werkdagen na ontvangst. In de weigeringsbrief worden de bepalingen aangeduid welke niet in acht werden genomen. De neergelegde stukken en de eventuele betaling worden aan de betrokken rechtspersoon terugbezorgd. Indien de jaarrekening door een "derde neerlegger" neergelegd wordt in opdracht en voor rekening van de betrokken rechtspersoon en de neerlegging op papier gebeurt, worden de geweigerde neergelegde stukken rechtstreeks naar de betrokken derde neerlegger opgestuurd.

Bij weigering moet de (derde) neerlegger de procedure vanaf het begin opnieuw uitvoeren. De officiële neerleggingsdatum zal hierdoor veranderen, met eventuele gevolgen voor het bedrag van de neerleggingskosten.

Verbetering van een op papier neergelegde jaarrekening of geconsolideerde jaarrekening

Een rechtspersoon kan op eigen initiatief verbeteringen van of aanvullingen aan een eerder neergelegde en door de Balanscentrale aanvaarde jaarrekening aanbrengen indien dit nodig blijkt.

De Balanscentrale voert rekenkundige en logische controles uit op het verkort en volledig schema. De procedure houdt in dat de Nationale Bank de onderneming, vereniging of stichting in wier op papier neergelegde jaarrekening fouten worden vastgesteld, schriftelijk in kennis stelt van de vastgestelde fouten.

Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen wezenlijke en niet-wezenlijke fouten.

Wezenlijke fouten zijn die welke niet kunnen worden rechtgezet op basis van de gegevens die in de jaarrekening voorkomen. Ingeval van wezenlijke fouten dient de onderneming over te gaan tot een verbeterde neerlegging binnen twee maand na de kennisgeving door de Nationale Bank.

Voor (enkel) niet-wezenlijke fouten, wordt de betrokken onderneming enkel gevraagd ze te vermijden in latere neerleggingen.

Voor een vereniging of stichting is de verbeterde neerlegging niet verplicht.

Wezenlijke fouten kunnen enkel voorkomen in jaarrekeningen die op papier worden neergelegd of in PDF-formaat langs elektronische weg. Immers, indien een jaarrekening via het internet wordt neergelegd als gestructureerd databestand (XBRL-bestand) en dit bestand nog wezenlijke fouten bevat, dan zal het validatieprogramma dat de gegevens van het jaarrekeningbestand bij de neerlegging verifieert, de jaarrekening automatisch weigeren.

Opdat een neergelegde verbetering of aanvulling door de Balanscentrale zou kunnen worden aanvaard op papier:

  • moeten de neergelegde stukken aan alle vormvoorwaarden voldoen en moeten de verschuldigde kosten worden betaald.
  • de verbeterde of bijkomende bladen - en enkel deze - moeten door het ingevulde en ondertekende blad 1 van het volledig of verkort schema worden voorafgegaan. Bovenaan dit en elk volgend blad moet de vermelding "VERBETERING" worden aangebracht.