De regel: neerlegging langs elektronische weg

Artikel 101 van het Wetboek van vennootschappen stelt dat de Koning bepaalt welke categorieën van vennootschappen hun jaarrekening of geconsolideerde jaarrekening anders mogen neerleggen dan langs elektronische weg. Voor de wet is dus de neerlegging langs elektronische weg de regel.

U kan een jaarrekening of geconsolideerde jaarrekening neerleggen langs elektronische weg door het uploaden van het overeenkomstige bestand met behulp van de speciaal daarvoor voorziene internettoepassing FILING, beschikbaar op de website van de Nationale Bank van België. Om toegang te krijgen tot deze toepassing dient u te beschikken over een door de Nationale Bank van België erkend digitaal certificaat. Het gebruik van zo'n digitaal certificaat is noodzakelijk om de authenticiteit en de integriteit van de doorgestuurde gegevens te verzekeren.

Elke jaarrekening of geconsolideerde jaarrekening maakt het voorwerp uit van één afzonderlijk geüpload bestand. De neerlegging ervan langs elektronische weg moet voldoen aan de technische voorwaarden die zijn opgenomen in het "Algemeen protocol voor de neerlegging langs elektronische weg van jaarrekeningen en geconsolideerde jaarrekeningen".

1. Een jaarrekening die zonder afwijkingen is opgesteld volgens het volledig of verkort model voor ondernemingen kan het onderwerp zijn van:

  • ofwel een "gestructureerd databestand" waarvan de naam eindigt op ".xbrl" (bestands-extensie)
  • ofwel een "Portable Document Format-bestand" waarvan de bestandsnaam eindigt op ".pdf".

Omdat de neerleggingskosten voor een gestructureerd databestand beduidend lager zijn dan voor een PDF-bestand, heeft u er belang bij, indien mogelijk, te kiezen voor neerlegging in de vorm van een gestructureerd databestand. Hierna wordt daar verder op ingegaan.      

2. Een andere jaarrekening of een geconsolideerde jaarrekening langs elektronische weg neerleggen kan enkel als die jaarrekening of geconsolideerde jaarrekening de vorm heeft van een PDF-bestand.

Met de internettoepassing "Neerlegging via internet" kunnen dus twee soorten van bestanden worden geüpload:

  • ofwel een "gestructureerd databestand", opgesteld volgens de XBRL-technologie.
    Zo'n gestructureerd bestand moet voldoen: