4.4 Organisatorische vereisten voor de geschiktheidsbeoordeling

4:90 Zoals hoger vermeld ligt de primaire verantwoordelijkheid voor de beoordeling van de geschiktheid bij de onderneming. Om deze beoordeling te kunnen uitvoeren, moet zij over beleidslijnen, procedures en processen beschikken[1].

4.4.1. Geschiktheidsbeleid

4:91 De onderneming moet een geschiktheidsbeleid ontwikkelen en ten uitvoer leggen dat rekening houdt met de toepasselijke regelgeving en is afgestemd op haar algemeen governancekader, bedrijfscultuur en risicobereidheid. Dit betekent dat de raad van bestuur van de onderneming een beleid voor de beoordeling van de geschiktheid van zowel de bestuurders als de effectieve leiders en de verantwoordelijken voor de onafhankelijke controlefuncties moet vaststellen en actualiseren. Dit beleid dient ten minste het volgende te omvatten:

  1. de procedure voor de selectie, benoeming, herbenoeming en opvolgingsplanning van leden van de raad van bestuur, van de effectieve leiders en van de verantwoordelijken voor onafhankelijke controlefuncties en de toepasselijke interne procedure voor de beoordeling van de geschiktheid van deze personen;
  2. de bij de geschiktheidsbeoordeling te hanteren criteria, waaronder minstens de 5 criteria voor de beoordeling van de geschiktheid die in dit handboek zijn vastgelegd;
  3. hoe de beoordeling dient te worden gedocumenteerd.

4:92 Indien er rekening houdend met het evenredigheidsbeginsel een benoemingscomité is opgericht, draagt dit bij tot de ontwikkeling van een dergelijk beleid. De raad van bestuur, en, in voorkomend geval, het benoemingscomité kunnen ook een beroep doen op de afdelingen HR, Legal en Compliance, die actief moeten bijdragen tot de ontwikkeling van dit beleid.

4:93 Voor meer informatie over het geschiktheidsbeleid zij verwezen naar circulaire NBB_2016_31.

4.4.2. Selectieprocedure en opvolgingsplannen

4:94 Onverminderd het recht van aandeelhouders om de leden van de raad van bestuur te benoemen, moet de raad van bestuur, in voorkomend geval via het benoemingscomité, actief bijdragen aan de selectie van kandidaten voor vacante functies van lid van de raad van bestuur, effectieve leider (met uitzondering van effectieve leiders van niveau “N-1”) en verantwoordelijke voor een onafhankelijke controlefunctie, in voorkomend geval in samenwerking met de afdelingen HR, Legal en Compliance.

4:95 Onverminderd het recht van de aandeelhouders om alle leden van de raad van bestuur gelijktijdig te benoemen en te vervangen, moet de raad van bestuur opvolgingsplannen opstellen voor haar leden, de effectieve leiders (met uitzondering van effectieve leiders van niveau “N-1”) en de verantwoordelijken voor onafhankelijke controlefuncties.

4:96 Voor nadere informatie over deze onderwerpen zij verwezen naar circulaire NBB_2016_31.

4.4.3. Introductie en opleiding

4:97 De verzekerings- en herverzekeringsondernemingen wordt aanbevolen te voorzien in relevante en, in voorkomend geval, op maat gesneden introductie- en opleidingsprogramma's voor bestuurders en effectieve leiders (met uitzondering van effectieve leiders van niveau “N-1”).

4:98 Voor nadere informatie over dit onderwerp zij verwezen naar circulaire NBB_2016_31.

 

[1] Artikel 273, lid 1 van Gedelegeerde Verordening 2015/35 bepaalt in dit verband het volgende: "Verzekerings- en herverzekeringsondernemingen bepalen, implementeren en handhaven schriftelijk vastgelegde gedragslijnen en passende procedures om te garanderen dat alle personen die de onderneming daadwerkelijk besturen of andere sleutelfuncties vervullen, te allen tijde deskundig en betrouwbaar in de zin van artikel 42 van Richtlijn 2009/138/EG zijn".