4.2.1 Verantwoordelijkheid van de onderneming en van de te beoordelen persoon

4:9 Het komt in de eerste plaats aan de onderneming zelf toe om de geschiktheid te beoordelen van personen die een functie uitoefenen die een geschiktheidsbeoordeling vergt. De onderneming moet de NBB (met name) op de hoogte brengen van de uitkomst van de door haar verrichte geschiktheidsbeoordeling, met inbegrip van de beoordeling van de geschiktheid van de collectieve samenstelling van de raad van bestuur en het directiecomité.

4:10 De raad van bestuur is verantwoordelijk voor het aanwervingsbeleid, het selectieproces en het introductie- en opleidingsbeleid, die onder meer deze geschiktheidsbeoordelingen omkaderen. Indien de onderneming over een benoemingscomité beschikt, moet dit op actieve wijze bijdragen aan de verantwoordingsplicht van de onderneming op dit gebied. Het behoort tot de taken van de compliancefunctie van de onderneming om te waken over de naleving van de wettelijke en reglementaire geschiktheidsvereisten.

4:11 Zowel de onderneming als de te beoordelen persoon dienen erop toe te zien dat de aan de NBB verschafte informatie volledig en juist is.

4.2.2 Verantwoordelijkheid van de NBB

4:12  Wanneer een nieuwe persoon geschikt wordt bevonden door de onderneming, onderzoekt de NBB de nodige informatie en verricht zij een beoordeling, die desgevallend uitmondt in de uiteindelijke goedkeuring van de benoeming. De NBB baseert zich voor haar eigen beoordeling in de eerste plaats op de door de onderneming en de betrokken persoon verstrekte informatie. Deze informatie wordt verzameld middels speciaal hiervoor bestemde standaardformulieren (zie hoofdstuk 5 van dit handboek). Het staat de NBB uiteraard vrij om bijkomende gegevens op te vragen en, desgevallend, de betrokkene te interviewen.

4.2.3 Verantwoordelijkheid inzake het voortdurend karakter van de geschiktheid

4:13  De in de Toezichtswet Verzekeringen vastgelegde wettelijke vereiste om ervoor te zorgen dat de functies die onder het toepassingsgebied van de wet vallen, steeds worden uitgeoefend door personen die daarvoor geschikt zijn, vormt een doorlopende verplichting in hoofde van de ondernemingen. De betrokken personen dienen te allen tijde deskundig en professioneel betrouwbaar te zijn. De concrete modaliteiten van de doorlopende monitoring van de geschiktheid komen verder in dit hoofdstuk uitgebreider aan bod.

4:14  Wat betreft de respectieve verantwoordelijkheden van de betrokken partijen voor het waarborgen van het voortdurend karakter van de geschiktheid geldt echter het volgende:

Betrokken persoon

4:15  In de door de betrokken persoon en de onderneming in te vullen standaardformulieren dient de betrokken persoon te verklaren dat hij/zij het nodige zal doen om permanent te voldoen aan de geschiktheidsstandaarden voor de door hem/haar beoogde of reeds uitgeoefende functie.

4:16  Personen die reeds in functie zijn, dienen de onderneming onverwijld op de hoogte te brengen van elke omstandigheid die een invloed kan hebben op de beoordeling van hun geschiktheid (zie hoofdstuk 5).

Onderneming

4:17  Wanneer een onderneming oordeelt dat er twijfels zouden kunnen rijzen over de geschiktheid van een persoon in functie of de collectieve geschiktheid van de raad van bestuur of het directiecomité van de onderneming, dient zij zo snel mogelijk maatregelen te nemen om een oplossing te vinden. De onderneming dient de NBB hier ook onverwijld van op de hoogte te brengen.

4:18  Om de permanente geschiktheid van de betrokken personen te garanderen wordt het volgende aanbevolen:

• Bij een infunctietreding is het aangewezen dat de onderneming aan de betrokken persoon een schriftelijke verklaring vraagt waarin laatstgenoemde bevestigt de voor die functie geldende geschiktheidsstandaarden onverminderd te zullen naleven en onmiddellijk alle informatie te zullen meedelen die de geschiktheidsbeoordeling kan beïnvloeden.
• Het is aangewezen de betrokken persoon aan deze verklaring te herinneren. Zo kunnen significante ondernemingen jaarlijks en minder significante ondernemingen om de twee jaarlijks aan de betrokken personen expliciet vragen of zij zich al dan niet bewust zijn van relevante wijzigingen die een invloed kunnen hebben op hun geschiktheidsbeoordeling.

4:19 Aangezien de financiële sector voortdurend in ontwikkeling is, is permanente opleiding een noodzakelijke maar a priori geen voldoende voorwaarde om doorlopend aan de deskundigheidseis te voldoen. Er wordt van de onderneming verwacht dat zij de nodige stappen onderneemt om adequate en relevante permanente opleiding te bieden.

Toezichthouder

4:20  De NBB ziet voortdurend toe op de deskundigheid en professionele betrouwbaarheid van de te beoordelen personen. Wanneer zij kennis krijgt van elementen die twijfels doen rijzen over de geschiktheid van een bepaalde persoon in functie, verricht zij onmiddellijk nader onderzoek en voert zij waar nodig een nieuwe beoordeling uit.