3.2.1 Verantwoordelijkheid van de instelling en van de te beoordelen persoon

3:9 Het komt in de eerste plaats aan de instelling zelf toe om de geschiktheid te beoordelen van personen die een functie uitoefenen die een geschiktheidsbeoordeling vergt. De instelling moet de toezichthouder op de hoogte brengen van de uitkomst van de door haar verrichte geschiktheidsbeoordeling, met inbegrip van de beoordeling van de geschiktheid van de collectieve samenstelling van het wettelijk bestuursorgaan. In dit verband zij tevens verwezen naar de informatie en documentatie die als bijlage III bij de richtsnoeren EBA/GL/2021/06 is gevoegd.

3:10 Het wettelijk bestuursorgaan is verantwoordelijk voor het aanwervingsbeleid, het selectieproces en het introductie- en opleidingsbeleid, die onder meer deze geschiktheidsbeoordelingen omkaderen. Indien de instelling over een benoemingscomité beschikt, moet dit overeenkomstig artikel 31 van de bankwet op actieve wijze bijdragen aan de verantwoordingsplicht van de instelling op dit gebied, en een passend geschiktheids- en diversiteitsbeleid en passende interne regels uitwerken voor de individuele en collectieve geschiktheidsbeoordeling. Het behoort tot de taken van de compliancefunctie van de instelling om te waken over de naleving van de wettelijke en reglementaire geschiktheids- en diversiteitsvereisten.

3:11 Zowel de instelling als de te beoordelen persoon dienen erop toe te zien dat de aan de NBB verschafte informatie volledig en juist is.

3.2.2 Verantwoordelijkheid van de NBB

3:12 Wanneer een nieuwe persoon geschikt wordt bevonden door de instelling, onderzoekt de NBB de nodige informatie en verricht zij een beoordeling, die desgevallend uitmondt in de uiteindelijke goedkeuring van de benoeming van deze persoon. De NBB baseert zich voor haar eigen beoordeling in de eerste plaats op de door de instelling en de betrokken persoon verstrekte informatie. Deze informatie wordt hoofdzakelijk verzameld middels speciaal hiervoor bestemde standaardformulieren (zie hoofdstuk 5 van dit handboek). Het staat de NBB uiteraard vrij om bijkomende gegevens op te vragen en, desgevallend, de betrokkene te interviewen.

3.2.3 Verantwoordelijkheid inzake het voortdurend karakter van de geschiktheid

3:13 De wettelijke vereiste om ervoor te zorgen dat de functies die een geschiktheidsbeoordeling vergen, steeds worden uitgeoefend door personen die daarvoor geschikt zijn, vormt een doorlopende verplichting in hoofde van de instellingen. De betrokken personen dienen te allen tijde deskundig en professioneel betrouwbaar te zijn. De concrete modaliteiten van de doorlopende monitoring van de geschiktheid komen verder in dit hoofdstuk uitgebreider aan bod.

3:14 Wat betreft de respectieve verantwoordelijkheden van de betrokken partijen voor het waarborgen van het voortdurend karakter van de geschiktheid geldt echter het volgende:

Betrokken persoon

3:15 In de door de betrokken persoon en de instelling in te vullen standaardformulieren dient de betrokken persoon te verklaren dat hij/zij het nodige zal doen om permanent te voldoen aan de geschiktheidsstandaarden voor de door hem/haar beoogde of reeds uitgeoefende functie.

3:16 Personen die reeds in functie zijn, dienen de instelling onverwijld op de hoogte te brengen van elke omstandigheid die een invloed kan hebben op de beoordeling van hun geschiktheid (zie hoofdstuk 5).

Instelling

3:17 Wanneer een instelling oordeelt dat er twijfels zouden kunnen rijzen over de deskundigheid en professionele betrouwbaarheid van een persoon in functie of over de collectieve geschiktheid van een orgaan van de instelling, dient zij zo snel mogelijk maatregelen te nemen om een oplossing te zoeken. De instelling dient de NBB hier ook onverwijld van op de hoogte te brengen.

3:18 Om de permanente geschiktheid van de betrokken personen te garanderen wordt het volgende aanbevolen:

• Bij een infunctietreding is het aangewezen dat de instelling aan de betrokken persoon een schriftelijke verklaring vraagt waarin laatstgenoemde bevestigt de voor die functie geldende geschiktheidsstandaarden onverminderd te zullen naleven en onmiddellijk alle informatie te zullen meedelen die de geschiktheidsbeoordeling kan beïnvloeden.
• Het is aangewezen de betrokken persoon jaarlijks aan deze verklaring te herinneren. Zo kan de instelling jaarlijks aan de betrokken personen expliciet vragen of zij zich al dan niet bewust zijn van relevante wijzigingen die een invloed kunnen hebben op hun geschiktheidsbeoordeling.

3:19 Aangezien de financiële sector voortdurend in ontwikkeling is, is permanente opleiding een noodzakelijke maar a priori geen voldoende voorwaarde om doorlopend aan de deskundigheidseis te voldoen. Er wordt van de instelling verwacht dat zij de nodige stappen onderneemt om adequate en relevante permanente opleiding te bieden.

Toezichthouder

3:20 De NBB ziet voortdurend toe op de deskundigheid en professionele betrouwbaarheid van de te beoordelen personen. Wanneer zij kennis krijgt van elementen die twijfels doen rijzen over de geschiktheid van een bepaalde persoon in functie, verricht zij onmiddellijk nader onderzoek en voert zij waar nodig een nieuwe beoordeling uit.