2.1. Missions

L’AMLCO est chargé, en tant qu’élément de la deuxième ligne de défense, du pilotage concret du dispositif de LBC/FTP au sein de l’institution financière. Le rôle et les responsabilités de l'AMLCO doivent être clairement définis et documentés. Plus précisément, ses missions sont les suivantes, comme détaillé par les orientations de l’ABE du 14 juin 2022 :

1. développer et maintenir un cadre d'évaluation des risques de BC/FTP en vue de l'évaluation générale et individuelle des risques ;
2. mettre concrètement en œuvre les mesures organisationnelles énumérées à l’article 8 de la Loi anti-blanchiment, veiller à ce qu'elles soient régulièrement évaluées et, si nécessaire, modifiées ou mises à jour ;
3. proposer les adaptations requises en cas de modification des exigences légales ou réglementaires ou des risques de BC/FT, et proposer la meilleure façon de remédier aux déficiences et lacunes révélées par le suivi et la surveillance ;
4. surveiller l'application effective des mesures de contrôle internes en matière de LBC/FTP par les entités commerciales et les unités internes, qui constituent la première ligne de défense ;
5. formuler des avis avant que les collaborateurs d’un niveau hiérarchique suffisamment élevé prennent une décision finale sur l’acceptation ou la poursuite d’une relation d’affaires avec des clients à haut risque, conformément aux lignes de conduite internes, fondées sur le risque, de l’établissement financier en matière de LBC/FT. Si les collaborateurs visés ne suivent pas les conseils de l’AMLCO, ils doivent dûment acter leur décision et déterminer comment ils comptent atténuer les risques soulevés par l’AMLCO ;
6. analyser les opérations atypiques et les situations dans lesquelles il n’a pas été possible de remplir les devoirs de vigilance (conformément aux articles 45 et 46 de la Loi anti-blanchiment) ;
7. décider de transmettre, si nécessaire, les déclarations de soupçons à la CTIF (conformément à l’article 47 de la Loi anti-blanchiment et aux dispositions prises en exécution de l’article 54 de ladite Loi). A cet égard, l’AMLCO prend de manière autonome la décision d’effectuer une déclaration à la CTIF sans soumettre sa décision au haut dirigeant responsable de la LBC/FTP ;
8. donner suite aux demandes de renseignements complémentaires adressées par la CTIF à l’institution financière (conformément aux articles 48 et 49 de la Loi anti-blanchiment) ;
9. sensibiliser et former les membres du personnel et, le cas échéant, les agents et distributeurs de l’institution financière aux questions relatives à la LBC/FTP ;
10. élaborer un programme annuel de monitoring en matière de LBC/FTP, couvrant notamment la mise en application des mesures requises de prévention du BC/FTP par les préposés, agents et distributeurs qui sont en contact avec la clientèle, et mettre en œuvre celui-ci ;
11. veiller à la bonne circulation des informations en matière de LBC/FTP au sein de l’institution financière et à la remontée de l’information aux organes de gestion (conseil d’administration et comité de direction/direction effective), ainsi qu’aux autorités de contrôle. A cet égard, l’AMLCO établit et transmet une fois par an au moins un rapport d’activité à l’attention du comité de direction (ou à la direction effective s’il n’y a pas de comité de direction) et du conseil d’administration (voir point 2.5. ci-dessous). En outre, l'AMLCO doit en tout état de cause porter les éléments suivants à l'attention du haut dirigeant responsable de la LBC/FTP : (a) les domaines dans lesquels les mesures de contrôle LBC/FTP devraient être mises en œuvre ou améliorées ; (b) les propositions d'améliorations appropriées à la suite du point (a) ; (c) un rapport d'avancement des principaux programmes de redressement, au moins une fois par an dans le cadre du rapport d'activité précité, et des informations, fournies ponctuellement ou périodiquement, en fonction des améliorations, sur le niveau d'exposition aux risques de BC/FT et les mesures prises ou recommandées pour gérer efficacement ces risques ; (d) la question de savoir si des ressources humaines et techniques suffisantes ont été allouées à l'AMLCO et si elles doivent être complétées.

2.2. Principes généraux

En vertu de l’article 9, § 2 de la Loi anti-blanchiment, les institutions financières désignent une ou plusieurs personnes chargées de la mise en œuvre et du pilotage du dispositif de LBC/FTP (l’ « AMLCO »). En pratique, les institutions financières désignent en général un AMLCO qui, en fonction de la nature ou de la taille de l’institution financière et de son profil de risques de BC/FT, sera à la tête d’une « cellule AML » ou qui travaillera seul.

La BNB recommande le modèle centralisé consistant à désigner une seule personne pour exercer la fonction d’AMLCO au sein de la fonction de contrôle indépendante Compliance. 

Lorsque les structures organisationnelles de l’institution financière le justifient (p.ex. en raison d’une organisation par métiers), il est possible d’attribuer cette fonction à plusieurs personnes, chacune ayant son domaine propre de compétences (modèle décentralisé) pour autant que:

1. chacun des AMLCO désignés satisfait aux conditions d’aptitude LBC/FTP visées au point 2.3, et dispose du niveau hiérarchique et des pouvoirs nécessaires à l’exercice effectif, indépendant et autonome de la fonction d’AMLCO. Concrètement, aucun des AMLCO désignés ne peut relever de la structure hiérarchique d’une unité ou fonction opérationnelle; et
2. des structures de coordination efficaces ont été mises en place afin de veiller à la cohérence globale du dispositif de LBC/FTP au sein de l’institution financière.

La pratique constatée par la BNB consistant à désigner  des « correspondants AML » au sein des départements commerciaux des institutions financières, avec lesquels l’AMLCO doit collaborer pour l’accomplissement de certaines tâches peut s’avérer opportune et appropriée en vue d’une mise en œuvre effective et adéquate de l’ensemble des mesures de prévention du BC/FTP, en fonction des caractéristiques propres à l’institution financière concernée.

Néanmoins, la fonction d’AMLCO elle-même ne peut en aucun cas être répartie entre un membre de la fonction de contrôle Compliance et de tels « correspondants AML » localisés dans le département commercial et dépendant hiérarchiquement du responsable de ce département. Dans ce cas en effet, ce lien hiérarchique ne permet pas de considérer que les conditions d’indépendance et d’autonomie de la fonction de l’AMLCO énoncées à l’article 9, § 2, alinéa 3, 2° de la Loi anti-blanchiment sont rencontrées dans le chef de ces personnes, nonobstant tout double rattachement hiérarchique (i.e., à l’égard du Compliance Officer dans l’exercice de leurs tâches relatives à la LBC/FTP, d’une part, et du responsable du département commercial pour leurs autres tâches et fonctions, d’autre part). Lorsqu’une telle organisation est mise en œuvre, l’AMLCO doit demeurer pleinement responsable de l’intégralité de sa fonction, en ce compris des tâches qui en relèvent et pour l’exécution desquelles il a recours à de tels « correspondants AML ».

2.3. Conditions et modalités de désignation de l’AMLCO

En vertu de l’article 9, § 2, alinéa 3 de la Loi anti-blanchiment et afin d’assurer l’exercice effectif, indépendant et autonome et de la fonction, l’AMLCO doit disposer :

1. de l’honorabilité professionnelle nécessaire,
2. de l’expertise adéquate et de la connaissance du cadre légal et réglementaire belge en matière de LBC/FTP,
3. de la disponibilité, et
4. du niveau hiérarchique et des pouvoirs nécessaires au sein de l’institution, en ce compris celui de proposer, de sa propre initiative, au conseil d’administration et au comité de direction ou, s’il échet, à la direction effective, toutes les mesures nécessaires ou utiles pour garantir la conformité et l’efficacité des mesures internes de LBC/FTP.

2.3.1. Au sein des institutions financières de droit belge

§1^er. Positionnement dans l’organigramme

L’AMLCO doit être désigné au sein de la fonction de contrôle indépendante Compliance. Ce choix doit être opéré par le comité de direction de l’institution financière ou, si celle-ci n’en a pas constitué un, la direction effective. L’AMLCO peut être le responsable de la fonction de Compliance (responsable « N-1 »), ou un collaborateur de la fonction de Compliance (« N-2 ») dans le cas des entreprises de moyenne ou grande taille,

Les procédures internes de l'institution financière doivent garantir que l'AMLCO dispose à tout moment d'un accès direct et sans restriction à toutes les informations nécessaires à l'exercice de ses fonctions. L'AMLCO décide des informations auxquelles il doit avoir accès à cet égard.

En cas d'incident important, l'AMLCO doit pouvoir faire rapport au conseil d'administration et y avoir un accès direct.

L’AMLCO doit être désigné parmi les employés de l’institution financière qui sont physiquement localisés en Belgique, sous réserve de l’application du principe de proportionnalité. La localisation de l’AMLCO au sein de l’institution financière résulte du champ d’application territorial de la Loi anti-blanchiment, au respect de laquelle l’AMLCO est chargé de veiller, et de l’exigence énoncée à l’article 9, § 2, alinéa 3, 2° de la Loi anti-blanchiment en vertu duquel l’AMLCO doit disposer, notamment, de la connaissance du cadre légal et réglementaire belge et de la disponibilité qui sont nécessaires à l’exercice effectif, indépendant et autonome de ses fonctions. S'il est dérogé à cette obligation sur la base du principe de proportionnalité, l'institution financière doit avoir mis en place les systèmes et mesures de contrôle nécessaires pour garantir l’accès de l'AMLCO à toutes les informations et à tous les systèmes nécessaires à l'exercice de ses fonctions, et qu'il est disponible pour rencontrer sans délai la CTIF et l'autorité de contrôle. L'institution financière doit également être en mesure de fournir à l'autorité de contrôle la preuve que les mesures mises en place par l'institution sont adéquates et efficaces.

Comme énoncé au point 2.2, la fonction d’AMLCO ne peut être attribuée aux « correspondants AML », pour les raisons qui y sont développées.

§2. Aptitude LBC/FTP et imbrication ou non dans le processus d’évaluation prudentielle « fit & proper »

• AMLCO responsable de la fonction de Compliance

Il est attendu de l’AMLCO qu’il satisfasse aux conditions d’aptitude LBC/FTP rappelées au point 2.3, et des institutions financières qu’elles procèdent, au premier chef, à la vérification de l’aptitude LBC/FTP des personnes qu’elles envisagent de désigner à cette fonction.

L’AMLCO responsable de la fonction de Compliance de l’institution financière doit également faire l’objet de l’évaluation de l’honorabilité, des connaissances, des compétences et de l’expérience (évaluation « fit & proper ») prescrite par les règles prudentielles sectorielles. Pour rappel, cette évaluation relève des compétences de l’autorité de contrôle prudentiel et est réalisée en cette qualité par la BNB ou, dans le cas des établissements de crédit et selon les règles de répartition de compétences applicables, par la Banque centrale européenne. Voy. à ce sujet la communication NBB_2022_34 du 20 décembre 2022 relative à la mise à jour du manuel fit & proper.

Eu égard à cette imbrication, il est attendu des institutions financières qu’elles :

• mentionnent explicitement, dans le formulaire fit & proper « nouvelle nomination » d’un candidat responsable d’une fonction de contrôle indépendante, la circonstance que ce candidat est également appelé à exercer la fonction d’AMLCO ; ou,
• signalent immédiatement par courriel à la BNB la désignation en qualité d’AMLCO d’un responsable existant d’une fonction de contrôle indépendante.

Les modalités décrites au point 3 s’appliquent aux communications visées immédiatement ci-dessus.

Depuis le 1^er juin 2018, la désignation du responsable de la fonction de Compliance au sein des établissements de crédit de droit belge, des sociétés de bourse de droit belge et des entreprises d’assurance de droit belge est subordonnée à la réussite de l’examen d’aptitude BNB/FSMA. Cet examen couvre également le domaine de la LBC/FTP et sa réussite emporte la démonstration de la connaissance du cadre légal et réglementaire belge en matière de LBC/FTP, requise au titre de la fonction d’AMLCO. Elle n’emporte en revanche pas la démonstration de la satisfaction de l’ensemble des critères visés à l’article 9, §2 de la Loi anti-blanchiment.

• AMLCO collaborateur au sein de la fonction de Compliance 

Les institutions financières de moyenne ou grande taille dont la fonction de Compliance compte plusieurs personnes, peuvent désigner l’AMLCO au sein de l’équipe Compliance (« N-2 »). Il est attendu de l’AMLCO qu’il satisfasse aux conditions d’aptitude LBC/FTP rappelées au point 2.3., et des institutions financières qu’elles procèdent, au premier chef, à la vérification de l’aptitude LBC/FTP des personnes qu’elles envisagent de désigner à cette fonction.

À défaut pour l’AMLCO N-2 d’être le responsable d’une fonction de contrôle indépendante, l’évaluation prudentielle et l’examen d’aptitude visés ci-dessus ne trouveront généralement pas à s’appliquer. Il est attendu des institutions financières concernées qu’elles signalent immédiatement par courriel à la BNB la désignation en qualité d’AMLCO N-2. Les modalités décrites au point 3 s’appliquent à cette communication.

L'institution financière doit veiller à ce que l'AMLCO travaille en permanence dans le cadre de sa gestion globale de la continuité des activités. Elle doit tenir compte de la possibilité que l'AMLCO soit relevé de ses fonctions et veiller à disposer d'un remplaçant disposant de l’aptitude LBC/FTP requise, à qui puissent être déléguées les fonctions de l'AMLCO si ce dernier est absent un certain temps ou si son intégrité n'est plus hors de doute. Il est attendu des institutions financières concernées qu’elles signalent immédiatement par courriel ces circonstances et l’identité de la personne suppléant l’AMLCO, selon les modalités décrites au point 3.

§3. Disponibilité

L’AMLCO doit disposer du temps nécessaire pour exercer correctement ses missions. Voy. à cet égard le point 2.4.2. sur les modalités d’organisation à l’appui de la fonction.

L’attribution de la fonction d’AMLCO à une personne qui l’exerce à temps plein peut ne pas être proportionnée dans les institutions financières de petite taille et/ou qui ne sont exposées qu’à de faibles risques de BC/FTP. En ce cas, le cumul de la fonction d’AMLCO et de haut dirigeant responsable de la LBC/FTP peut être envisagé pour des raisons de proportionnalité, comme décrit au point 5.5.

§4. Connaissances linguistiques

Il est attendu de l’AMLCO une maîtrise suffisante dans un contexte professionnel d’une des langues nationales, eu égard en particulier à la connaissance du cadre légal et réglementaire belge en matière de LBC/FTP qui est requise dans son chef, et eu égard aux missions dont il a la charge (voy. point 2.1.).

Il peut être acceptable pour l’AMLCO de disposer uniquement de la maîtrise d’une langue usuelle dans la sphère internationale lorsque l’institution financière concernée démontre, d’une part, que les conditions d’application du principe de proportionnalité sont rencontrées, et, d’autre part, que cette seule maîtrise n’est pas de nature à mettre en péril les conditions d’aptitude LBC/FTP, en ce compris la condition de connaissance du cadre légal et réglementaire belge, ni l’exercice effectif de ses missions.

2.3.2. Au sein des succursales en Belgique des institutions financières de droit étranger

Les conditions d’aptitude LBC/FTP rappelées au point 2.3 s’appliquent.

Pour les motifs déjà explicités au §1^er du point 2.3.1. et sous réserve de l’application du principe de proportionnalité (voy. point 5), la BNB estime que l’AMLCO des succursales en Belgique des institutions financières relevant du droit d’un pays de l’EEE ou du droit d’un pays tiers devrait être désigné parmi les employés qui sont physiquement localisés dans la succursale concernée (et non parmi les employés qui sont physiquement localisés dans la maison-mère) en Belgique. Cela, compte tenu du champ d’application territorial de la Loi anti-blanchiment, de l’exigence légale de connaissance du cadre légal et réglementaire belge et de la disponibilité requise dans le chef de l’AMLCO.

Lorsque l’AMLCO est également le responsable de la fonction de Compliance au sein de la succursale en Belgique d’un établissement financier relevant du droit d’un pays tiers, il doit faire l’objet de l’évaluation prudentielle fit & proper visée au §2 du point 2.3.1. Eu égard à cette imbrication, il est attendu des institutions financières concernées qu’elles mentionnent explicitement, dans le formulaire fit & proper « nouvelle nomination » d’un candidat responsable à une fonction de contrôle indépendante, la circonstance que ce candidat est également appelé à exercer la fonction d’AMLCO.

Dans les autres cas, la désignation de l’AMLCO doit être immédiatement signalée par courriel à la BNB.

Les modalités décrites au point 3 s’appliquent aux communications visées ci-avant.

2.4. Organisation

2.4.1. Adéquation des moyens humains et techniques

Les organes de gestion des institutions financières (conseil d’administration et comité de direction ou direction effective) doivent veiller à ce que l’AMLCO dispose en permanence des moyens humains et matériels adéquats lui permettant de se conformer de manière effective aux obligations légales et réglementaires en matière de LBC/FTP. Les ressources allouées à la LBC/FTP doivent être proportionnées aux risques de BC/FT.

2.4.2. Organisation d’une « cellule AML » ou AMLCO travaillant seul

En fonction de la nature ou de la taille de l’institution financière et de son profil de risques de BC/FT, l’AMLCO pourra, selon le cas, diriger une « cellule AML » localisée au sein de la fonction de Compliance, ou assumer seul cette fonction.

§1er. Cellule AML

La BNB recommande de constituer au sein de la fonction de Compliance une « cellule AML » dédiée aux obligations prévues par ou en vertu de la Loi anti-blanchiment lorsque l’institution financière est de grande taille et/ou a un profil de risques de BC/FT élevé. Cette cellule sera placée sous la direction de l’AMLCO et composée de personnes honorables disposant de connaissances adéquates en matière de LBC/FTP. À cet égard, la BNB recommande que l’AMLCO soit associé aux procédures relatives au recrutement et à l’affectation des employés qui feront partie de la cellule AML qu’il dirigera. L’AMLCO chapeautant une telle cellule en coordonnera les travaux et conservera un rôle de centralisation pour les décisions les plus importantes (p.ex. la décision de procéder ou non à la déclaration d’opérations ou de faits suspects). L’AMLCO peut cumuler sa fonction avec celle de responsable de la fonction de Compliance, pour autant que la cellule AML qu’il dirige soit composée d’une ou plusieurs personnes dédiées entièrement à la gestion des aspects relatifs à la LBC/FTP.

§2. AMLCO travaillant seul

Dans les institutions financières de plus petite taille et/ou dont le profil de risques de BC/FT est faible, l’AMLCO peut être seul chargé de l’ensemble des missions relatives à la LBC/FTP. Dans ce cas, l’AMLCO est une fonction à part entière qui ne peut en principe pas être cumulée avec d’autres fonctions, sauf le cas du cumul de la fonction de haut dirigeant responsable de la LBC/FTP comme décrit au point 5.5.

2.4.3. Interactions avec des « correspondants AML » en contact direct avec la clientèle

Afin de pouvoir effectuer correctement les devoirs de vigilance à l’égard de la clientèle et des opérations, il peut être nécessaire que l’AMLCO désigne au sein des départements de l’institution financière ou de distributeurs externes des « correspondants AML », qui puissent servir de relais de transmission pour toutes les questions relatives à la LBC/FTP. A cet égard, l’AMLCO devrait recruter les personnes ayant un profil adéquat et veiller à leur procurer, lors de leur recrutement et ensuite de manière continue, des formations utiles et spécifiquement adaptées aux tâches attendues d’eux en matière de vigilance.

2.5. Rapport d’activité de l’AMLCO

L’article 7 du Règlement BNB anti-blanchiment prévoit que l’AMLCO établit et transmet une fois par an au moins un rapport d’activité à l’attention du comité de direction (ou de la direction effective s’il n’y a pas de comité de direction) et du conseil d’administration. Une copie de ce rapport doit être adressée à la BNB (voir la page Reporting des institutions financières).

Ce rapport constitue un document important pour permettre aux organes de gestion d’assumer correctement leurs responsabilités. L’objectif poursuivi consiste à informer périodiquement ces organes au plus haut niveau de l’institution financière assujettie de la nature et de l’intensité des risques de BC/FT auxquels elle est exposée, ainsi que des mesures prises ou recommandées par l’AMLCO pour réduire et gérer efficacement ces risques. Bien que la LBC/FTP ait une grande importance du point de vue prudentiel (sous l’angle « fonction de Compliance »), les objectifs poursuivis par la Loi anti-blanchiment relèvent également de la lutte contre la criminalité. Cette particularité justifie le traitement et l’attention spécifiques qui doivent être réservés à cette matière. La BNB demande dès lors que le rapport annuel d’activité de l’AMLCO soit établi distinctement du rapport annuel d’activité de la fonction de compliance.

En ce qui concerne le contenu du rapport annuel d’activité de l’AMLCO, la BNB recommande notamment d’aborder les éléments suivants :

1. l’indication explicite si une révision de l’analyse globale des risquesrequise sur pied de l’article 16 de la Loi anti-blanchiment s’est imposée ou non pour l’année rapportée ainsi qu’une justification de la décision prise ;
2. les principales conclusions de l’actualisation de l’analyse globale des risques requise sur pied de l’article 16 de la Loi anti-blanchiment, lorsqu’une telle actualisation est intervenue au cours de l’année écoulée ;
3. une description synthétique de la structure organisationnelle en matière de LBC/FTP et, le cas échéant, des adaptations significatives qui y ont été apportées pendant l’année écoulée ainsi que de leurs motivations, en distinguant notamment l’organisation de la surveillance exercée par les personnes en contact direct avec les clients ou chargées de l’exécution de leurs opérations, et celle des fonctions de l’AMLCO ;

   Cette description inclura une description synthétique des ressources humaines et techniques allouées par l’institution financière à la LBC/FTP et de la confirmation que ces ressources apparaissent suffisantes ou, dans le cas contraire, d’une évaluation des ressources complémentaires qui apparaissent nécessaires pour permettre à l’institution financière de satisfaire à ses obligations en matière de LBC/FTP ; 

   Lorsque l’institution financière a chargé son haut dirigeant responsable en matière de LBC/FTP de l’exercice des fonctions d’AMLCO conformément à l’article 9, § 3, de la Loi anti-blanchiment, le rapport annuel contient la confirmation que les circonstances qui ont justifié cette décision sont demeurées inchangées ou, dans la négative, la description des mesures prises ou à prendre par l’institution pour donner suite aux modifications des circonstances qui sont intervenues ;

   Lorsque l’institution financière a décidé de recourir à la sous-traitance de l’exercice de tout ou partie des tâches qui relèvent de la fonction d’AMLCO à une partie tierce ou à une autre entité du groupe, le rapport annuel de l’AMLCO mentionne les contrôles des prestations du prestataire de services qui ont été effectués et les éventuels incidents significatifs qui sont survenus dans la cadre de la sous-traitance au cours de l’année écoulée, ainsi qu’une évaluation de la complétude, de la ponctualité et de la qualité des prestations du sous-traitant et, le cas échéant, la description des mesures prises ou préconisées pour tenir pleinement compte de cette évaluation ;
    

4. une description synthétique des changements éventuels apportés à l’approche fondée sur les risques mise en œuvre et aux politiques, procédures, processus de mise en œuvre et mesures de contrôle interne en matière de LBC/FTP, ainsi que de la motivation de ces adaptations ;
5. un aperçu structuré des travaux réalisés par l’AMLCO durant l’année écoulée, comprenant notamment des informations concernant :
   
   1. la nature, le nombre et le montant des opérations atypiques détectées et transmises à l’AMLCO pour analyse,
   2. la nature, le nombre et le montant des opérations atypiques effectivement analysées par ou sous l’autorité de l’AMLCO,
   3. la nature, le nombre et le montant des déclarations d’opérations suspectes transmises à la CTIF (ventilés par pays où les opérations sont entreprises),
   4. la nature et le nombre de missions de monitoring réalisées pour vérifier l’application des lignes de conduite, des mesures de contrôle et des procédures par les préposés, agents, distributeurs et prestataires de services, ainsi que l'adéquation des moyens de contrôle consentis par l'institution financière aux fins de la LBC/FT,
   5. la nature et le nombre de formations données et d’actions de sensibilisation réalisées, et
   6. une description de toute autre action qui aurait été entreprise par l’AMLCO;
6. une analyse des évolutions ou tendances, des méthodes et des moyens spécifiques éventuellement constatés en rapport avec la LBC/FTP, en ce qui concerne, notamment, le type de clientèle, le type d’opérations, les devises concernées, ou tout autre élément pertinent ;
7. les activités de contrôle, y compris la communication avec l'institution financière, menées par l'autorité de contrôle, les rapports soumis, les infractions constatées et les sanctions imposées, les mesures prises par l'institution financière pour remédier aux infractions constatées et l’avancement des mesures de redressement, sans préjudice d’éventuels autres rapports périodiques qui pourraient être requis en cas d'activité de contrôle ou de mesures de redressement ; et
8. la communication de tout autre élément utile concernant le fonctionnement de la fonction d’AMLCO et des mesures de prévention du BC/FT en vigueur.

Le cas échéant, il peut s’avérer utile que le rapport annuel d’activité de l’AMLCO s’appuie sur les réponses fournies par l’institution financière aux questionnaires périodiques ou thématiques établis par la BNB et auxquels l’institution a répondu au cours de l’année écoulée. Il est renvoyé à cet égard à la page Reporting des institutions financières.

Le principe de proportionnalité trouve à s’appliquer à l’établissement du rapport annuel d’activité. Le niveau d’information à y mentionner peut varier en fonction de l’ampleur et de la diversité des risques de BC/FT auxquels l’institution financière est exposée. Ainsi, la BNB s’attend à ce que le rapport annuel d’activité de l’AMLCO soit sensiblement plus détaillé dans le cas d’une institution financière exerçant des activités diversifiées et à grande échelle, incluant des activités à risque élevé, que dans le cas d’une institution financière n’offrant qu’à une échelle plus réduite une gamme plus limitée de produits et services auxquels sont associés des risques plus faibles. Néanmoins, le rapport annuel doit, en toute hypothèse, fournir un niveau d’information suffisant pour permettre à la haute direction de l’institution financière de se forger une opinion sur la nature et l’intensité des risques de BC/FT auxquels celle-ci est exposée, ainsi que sur l’adéquation et l’efficacité des mécanismes de prévention du BC/FT mis en œuvre en son sein et, le cas échéant, des améliorations qu’il est nécessaire d’y apporter.

Afin de mieux garantir la qualité des rapports d’activités produits par les AMLCO des institutions financières et de s’assurer que ces rapports présentent une valeur ajoutée effective pour la direction effective des institutions financières à qui ils sont adressés, en évitant notamment qu’ils se limitent à rappeler le contenu des politiques et procédures internes ou qu’ils omettent des informations importantes et, de manière générale, en vue d’en accroître la pertinence, la BNB a défini un modèle-type de rapport de l'AMLCO : pdf - word

La BNB invite les institutions financières à l'adopter, en vue :

• d’une amélioration globale de la qualité du rapport d’activité de l'AMLCO et, par conséquent, de la sensibilisation de la haute direction des institutions financières aux enjeux de la LBC/FT ;
• subsidiairement, de permettre à la BNB d’adopter une approche harmonisée et cohérente en vue du traitement des informations qui lui sont rapportées annuellement en matière de LBC/FT par les institutions financières sous sa supervision (à cette fin, la BNB invite les AMLCO des institutions financières à lui communiquer une copie du rapport susvisé dans le format de fichier .docx – voir à ce sujet la page Reporting des institutions financières).

Pour autant que la responsabilité de la fonction d’AMLCO demeure pleinement au sein de l’institution financière, il peut être admis que, par application du principe de proportionnalité et/ou pour des raisons d’efficacité, les tâches d’exécution qui relèvent de la fonction d’AMLCO et qui lui incombent en vertu de la loi anti-blanchiment et du règlement BNB anti-blanchiment soient sous-traitées en tout ou en partie, soit à une partie tierce, soit à une autre entité appartenant au même groupe.

Pour plus d’information quant aux principes et modalités concrètes auxquels une telle externalisation doit se conformer, il est renvoyé à la page Exécution des obligations par des tiers.