5:3 Le formulaire « Nouvelle nomination » doit être utilisé pour toute nouvelle nomination à une fonction soumise au contrôle d’évaluation d’aptitude de la BNB/BCE.  Il est aussi applicable pour un changement important de fonction lié notamment à la répartition des tâches entre les membres de l’organe légal d’administration l’établissement et les membres du comité de direction^[1]. 

5:4 Pour chaque type d’établissement, il existe un formulaire standard spécifique « Nouvelle nomination » qui couvre les 5 critères d’évaluation de l’aptitude^[2] et qui doit être signé par l’établissement même et par la personne concernée.  

5:5 Comme indiqué dans la communication NBB_2021_04 concernant le projet HIVE et la numérisation du processus « fit & proper », ce formulaire doit être communiqué à la BNB/BCE exclusivement par voie numérique en utilisant les portails adéquats:

• pour les établissements de crédit d’importance significative: le portail de la BCE;
• pour les établissements de crédit d’importance moins significative et tous les autres établissements: le portail de la BNB.

5:6 Il est renvoyé au site web de la BNB qui fait les références nécessaires vers les portails concernés.  Le formulaire applicable pour les établissements de crédit d’importance significative soumis au contrôle de la BCE est harmonisé pour tous les pays où la BCE est l’autorité de contrôle compétente mais, pour certaines questions/sections, des spécificités nationales sont applicables. Ces spécificités sont reprises à la fin du formulaire.  Avant de remplir le formulaire, les candidats concernés sont donc invités à prendre connaissance en tout premier lieu des spécificités belges applicables.

5:7 Il convient de souligner que la BNB(/BCE) ne commence pas une évaluation tant qu'il ne lui a pas été transmis un formulaire standard dûment rempli.

5:8 Le formulaire doit être signé par la personne concernée et l’établissement conformément aux instructions prévues à cet effet sur les portails BCE et BNB.

^[1] _{La notion de “changement important de fonction” au sein de l’organe légal d’administration et du Comité de direction, telle que visée entre autres à l’article 60, §3 de la loi bancaire et à l’article 81, §3 de la loi de contrôle des assurances et qui doit faire l’objet d’une nouvelle évaluation d’aptitude sur la base d’un formulaire « Nouvelle nomination », recouvre au moins les 4 situations suivantes :}

1. _{Un administrateur non-exécutif qui devient président du conseil d'administration ou d'un comité spécialisé (risque, audit, nomination et/ou rémunération) ;}
2. _{Un administrateur non-exécutif qui devient membre du comité d’audit et/ou du comité des risques ;}
3. _{Un membre du Comité de direction qui devient président du Comité de direction (CEO) ; et}
4. _{Un changement de répartition des tâches entre les membres du Comité de direction qui implique une modification du reporting des fonctions de contrôle indépendantes et de la fonction finance (p.ex. nouveau membre du Comité de direction responsable d’une fonction de contrôle indépendante comme le Chief Risk Officer ou nouveau membre du comité de direction Chief Financial Officer).}

_{A ne pas confondre avec le cas d’un administrateur non-exécutif qui devient exécutif ou vice versa qui n’est pas un changement important de fonction au sein d’un organe décisionnel tel que visé par l’article 60, §3 de la loi bancaire et l’article 81, §3 de la loi de contrôle des assurances. Il est néanmoins incontestable dans ce cas qu’il s’agit d’une modification de fonction qui doit conduire à une évaluation sur la base de l’article 60, §1 de la loi bancaire et 81, §1 de la loi de contrôle des assurances.} 

^{[2] Pour un changement important de fonction, la BNB/BCE peut, au cas par cas, indiquer que certaines sections du formulaire “Nouvelle nomination” ne doivent pas être remplies.}

5:13 Si une personne cesse d'exercer une fonction soumise à une évaluation d'aptitude, la BNB souhaite recevoir des informations à ce sujet. Dans ce cas également, conformément à la communication NBB_2021_04, il y a lieu d’utiliser un formulaire standard disponible sur le portail BNB (OneGate et prochainement Hive). Ce formulaire « Cessation » est d’application pour tous les établissements financiers visés par le présent manuel (y compris les établissements de crédit d’importance significative soumis au contrôle de la BCE).  

5:14 Il est renvoyé au site web de la BNB qui fait les références nécessaires vers le portail concerné. 

5:15 Ce formulaire doit être signé par l’établissement conformément aux instructions prévues à cet effet sur le portail BNB.

5:16 En cas de remplacement d'une personne soumise à une évaluation d'aptitude, il y a lieu de remplir deux formulaires: un formulaire « cessation » concernant la personne qui cessera de remplir la fonction  et un formulaire « Nouvelle nomination » concernant la personne qui souhaite occuper la fonction.