4.5 Évaluation d’aptitude par l’entreprise

4:99 L'évaluation d'aptitude individuelle et collective a lieu en principe avant la prise de fonction et ensuite pendant l’exercice d’une fonction, sur une base régulière.

4.5.1 Evaluation avant la prise de fonction

4:100 Avant de nommer un candidat, l’entreprise réalise une enquête de « due diligence » dont le niveau concret dépend de la fonction envisagée. Le présent manuel contient des recommandations et des lignes directrices concrètes que l’entreprise peut utiliser pour évaluer l’aptitude d’une personne.

4:101 Quand l’entreprise a terminé l'enquête et souhaite retenir la candidature de la personne pour la fonction concernée, il est souhaitable de consigner par écrit cette décision de sélection interne. La décision devrait non seulement contenir la décision de sélection mais aussi les considérations à la base de cette décision (motivation quant à l’aptitude individuelle et le cas échéant collective). Le cas échéant, on y mentionne également les accords qui ont été pris pour améliorer l'expertise de la personne concernée sur certains points.

4.5.2 Réévaluation pendant l'exercice d'une fonction

4:102 Le critère d’aptitude revête un caractère permanent: conformément à l’article 40 de la Loi de contrôle des assurnces, les personnes visées doivent disposer en permanence de l’expertise adéquate et de l’honorabilité professionnelle.

1) Réévaluation périodique

4:103 Il est recommandé que le conseil d'administration et, le cas échéant, le comité de nomination, procède périodiquement à une évaluation, d'une part, de la structure, de la taille, de la composition et des performances du conseil d’administration et, d'autre part, des connaissances, des compétences, de l'expérience et du degré de participation des membres individuels du conseil d’administration, ainsi que du conseil d’administration pris dans son ensemble. Cette réévaluation périodique devrait avoir lieu une fois par an pour les entreprises d’importance significative et tous les 2 ans pour les entreprises d’importance moins significative. 

2) Réévaluation sur la base d’événements spécifiques

4:104 A chaque fois que l’entreprise est informée d’un événement susceptible d’avoir une influence sur l’évaluation d’aptitude individuelle d’une personne soumise au contrôle de l’aptitude ou sur l’évaluation d’aptitude collective d’un organe de décision[1], elle doit analyser l’opportunité de procéder à une réévaluation formelle eu égard à l’incidence de cet événement sur l’aptitude de la personne concernée et consigner par écrit les considérations prises en compte. Si l’entreprise conclut qu’une réévaluation ad hoc est nécessaire, il doit en informer immédiatement la BNB. A titre d’exemples d’événéments devant entraîner d’office une réévaluation de l’aptitude collective d’un oragne, on peut citer: un changement significatif dans le modèle d’entreprise, l’appétence au risque ou la stratégie de l’entreprise; un changement significatif dans la composition du conseil d’administration ou du comité de direction; un motif raisonnable de soupçonner qu’une opération ou une tentative de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme a eu lieu ou est en cours; etc.

3) Procédures et processus encadrant les réévaluations d’aptitude

4:105 Il est recommandé que des procédures et processus soient mis en place pour contrôler sur une base continue, de manière périodique ou sur base d’événements spécifiques, l'aptitude individuelle et collective des personnes visées par le présent manuel. Les réévaluations périodiques, l’examen d’opportunité quant à la réalisation d’une réévaluation ad hoc en cas d’événements spécifiques et la réévaluation sur base d’événements spécifiques en elle-même doivent ête consignés par écrit.

4:106 Les entreprises doivent informer immédiatemment la BNB si des carences significatives ont été identifiées à l’occasion des réévaluations périodiques ou déclenchées par des événements spécifiques. Cette information doit se faire via la communication d’un nouveau formulaire fit & proper « Nouveaux éléments ». 

4) Conclusion de l’évaluation ou de la réévaluation

4:107 Si l’évaluation ou la réévaluation réalisée par une entreprise conclut qu’une personne ne satisfait pas aux conditions d’aptitude pour être nommée à la fonction envisagée, cette personne ne peut pas être nommée ou, si la personne a déjà été nommée, l’entreprise doit la révoquer. À l’exception de carences relatives au critère d’évaluation de l’honorabilité professionnelle, si l’évaluation ou la réévaluation réalisée par l’entreprise identifie des carences auxquelles il peut être facilement remédié, l’entreprise prend des mesures correctives appropriées pour corriger ces carences en temps utile.

4:108 En tout état de cause, la BNB doit être informée sans délai de toute carence significative constatée[2]. Les informations comprennent les mesures prises ou envisagées afin de remédier à ces carences et leur délai de mise en oeuvre[3]

[1] Cf. l’article 81, §4 de Loi de contrôle des assurances.

[2] Article 81, §4 de la Loi de contrôle des assurances.

[3] Voir notamment l’exposé des motifs de la loi du 5 décembre 2017 portant des dispositions financières diverses, Doc. parl., Chambre, 2017-2018, Doc. 54 ‑ 2682/001, p. 24: « la personne et l’établissement concernés portent la responsabilité première de communiquer sans délai à l’autorité de contrôle tout nouveau fait pertinent susceptible d’influencer l’aptitude de l’intéressé: ils sont tenus de fournir à tout moment des informations correctes et complètes à l’autorité de contrôle pour que celleci puisse se faire une opinion exacte de l’aptitude de l’intéressé. Le non-respect de ce principe peut, le cas échéant, amener l’autorité de contrôle à disqualifier la personne concernée, ce qui implique que cette dernière n’est plus considérée comme apte ».