4.2.1 Responsabilité de l'entreprise et de la personne faisant l'objet de l'évaluation

4:9 Il incombe avant tout à l’entreprise d'évaluer l'aptitude des personnes qui exercent une fonction requérant un évaluation de l'aptitude. L'entreprise doit communiquer (notamment) à la BNB les résultats de son évaluation de l'aptitude, en ce compris l'évaluation d’aptitude de la composition collective du conseil d’administration et du comité de direction.

4:10 Le conseil d’administration est responsable de la politique de recrutement, du processus de sélection et de la politique d’initiation et formation propre à encadrer entres autres ces évaluations d’aptitude. Si l’entreprise dispose d’un comité de nomination, celui‑ci contribue activement à la prise de responsabilité de l’entreprise en ce domaine. Il appartient à la fonction de compliance de l’entreprise de veiller au respect des exigences légales et règlementaires en matière d’aptitude.

4:11 Tant l'entreprise que la personne qui fait l'objet de l'évaluation d'aptitude doivent veiller à ce que les informations fournies à la BNB soient complètes et exactes.

4.2.2 Responsabilité de la BNB

4:12 Quand une nouvelle personne est jugée apte par l’entreprise, la BNB examinera l’information nécessaire et effectuera une évaluation qui, le cas échéant, conduira à l’approbation finale de la nomination. La BNB se basera, pour sa propre évaluation, en premier lieu, sur les informations fournies par la personne concernée et par l’entreprise. Ces informations sont collectées au moyen de formulaires standards spécialement destinés à cet effet (voir chapitre 5 du présent manuel). La BNB est bien entendu libre de demander des informations complémentaires et, le cas échéant, d'interviewer la personne concernée.

4.2.3 Responsabilité en matière d'évaluation d'aptitude sur une base continue

4:13 L'exigence légale prévue dans la Loi de contrôle des assurances de disposer en permanence de personnes ayant l'aptitude requise pour les fonctions qui entrent dans le champ d’application de la loi constitue une obligation à laquelle les entreprises doivent se conformer de manière continue. Les personnes concernées doivent « être » à tout moment compétentes et professionnellement honorables. Les modalités concrètes de la surveillance continue de l'aptitude seront examinées plus en détail dans la suite du présent chapitre.

4:14 Toutefois, en ce qui concerne les responsabilités respectives des parties concernées pour ce qui est d’assurer le caractère continu des exigences d'aptitude, les dispositions suivantes s'appliquent:

Personne concernée

4:15 Dans les formulaires standard à compléter par la personne concernée et l’entreprise, il est prévu que la personne concernée déclare mettre tout en œuvre pour se conformer en permanence aux normes d’aptitude dans le cadre de la fonction qu'elle exerce déjà ou qu'elle envisage d'exercer.

4:16 Les personnes qui sont déjà en fonction doivent informer sans délai l’entreprise de tout événement susceptible d'influencer l’évaluation de leur aptitude (cf. chapitre 5).

Entreprise

4:17 Quand une entreprise estime que des doutes pourraient surgir quant à l’aptitude d'une personne en fonction ou de l’aptitude collective du conseil d’administration ou du comité de direction de l’entreprise, il lui appartient de prendre des mesures au plus vite pour trouver une solution. L'entreprise doit aussi en avertir immédiatement la BNB.

4:18 Afin de garantir une aptitude permanente des personnes visées, la BNB recommande ce qui suit:

• Lors d'une entrée en fonction, il importe que l’entreprise demande à la personne concernée une déclaration écrite dans laquelle elle confirme qu’elle respectera sans réserve les normes d’aptitude en vigueur pour cette fonction et qu’elle communiquera immédiatement tout élément d’information susceptible d’influencer l’évaluation d’aptitude.
• Il est indiqué de rappeler cette déclaration à la personne concernée. Ainsi, l'entreprise peut, sur une base annuelle pour les entreprises d’importance significative et tous les deux ans pour les entreprises d’ importance moins significative, demander explicitement aux personnes concernées si elles ont eu connaissance de changements pertinents en rapport avec l’évaluation de leur aptitude.

4:19 Comme le secteur financier est en perpétuel mouvement, la formation permanente est une condition nécessaire mais a priori pas suffisante pour satisfaire en permanence à l'exigence d'expertise. Il est attendu de l’entreprise qu’elle fasse le nécessaire pour mettre en place une formation permanente qui soit adéquate et pertinente.

Autorité de contrôle

4:20 L’expertise et l’honorabilité professionnelle des personnes soumises à l’évaluation d’aptitude fait l'objet d'une attention permanente de la part de la BNB. Quand celle-ci a connaissance d'éléments qui soulèvent des doutes quant à l'aptitude d'une personne en fonction, la BNB procédera immédiatement à un examen plus approfondi et, au besoin, à une nouvelle évaluation.