Communication F.1

Procédure à suivre par les sociétés de cautionnement mutuel pour exercer leurs activités en Belgique ou à l'étranger (Arrêté royal du 30 avril 1999 - Moniteur belge du 6 août 1999)

Bruxelles, le 6 août 1999

I. Introduction

Les articles 3, § 1er et 17 de l'arrêté royal du 30 avril 1999 réglementant le statut et le contrôle des sociétés de cautionnement mutuel imposent à ces sociétés d'être agréées par les Ministres de l'Economie et des Petites et Moyennes Entreprises après avis de l'Office de Contrôle des Assurances préalablement à l'exercice de l'activité de cautionnement.

Les sociétés en activité à la date d'entrée en vigueur de l'arrêté bénéficient d'un agrément provisoire. Pour maintenir cet agrément, les sociétés doivent faire parvenir à l'Office un certain nombre de documents dans les neuf mois de l'entrée en vigueur de l'arrêté. Cet agrément provisoire doit être transformé en agrément définitif dans un délai maximum de deux ans après l'entrée en vigueur de l'arrêté.

Des formalités sont également prévues en ce qui concerne l'exercice d'une activité à l'étranger par une société belge.

La présente communication a pour objet de décrire les procédures à suivre et les documents et renseignements à fournir pour demander l'agrément provisoire ou l'agrément définitif.

II. Définitions et entreprises visées par la communication

II.1.  Définitions

Pour l'application de la présente communication, il faut entendre par :

  • l'arrêté : l'arrêté royal du 30 avril 1999 réglementant le statut et le contrôle des sociétés de cautionnement mutuel,

  • l'Office : l'Office de Contrôle des Assurances institué par l'article 29 de la loi du 9 juillet 1975 relative au contrôle des entreprises d'assurance.

II.2.  Entreprises visées par la présente communication

a) Sociétés de droit belge qui exerçaient l'activité de cautionnement mutuel au 6 août 1999

Les sociétés de cautionnement mutuel qui exerçaient leurs activités à la date d'entrée en vigueur de l'arrêté sont agréées provisoirement en application de l'article 61 de l'arrêté.

Pour conserver cet agrément provisoire, elles doivent, avant le 6 mai 2000, introduire auprès de l'Office les renseignements et documents marqués ci-dessous de la lettre X.

Les sociétés provisoirement agréées qui veulent continuer à exercer leurs activités doivent introduire auprès de l'Office une requête en agrément définitif. Celle-ci peut être introduite dès l'entrée en vigueur de l'arrêté et au plus tard le 6 août 2001. Les documents et renseignements à fournir sont marqués de la lettre Y.

La communication indique les dispositions qui ne sont pas d'application pendant les périodes transitoires prévues par les articles 61 à 70 de l'arrêté.

b) Sociétés de droit belge qui n'exerçaient aucune activité de cautionnement mutuel au 6 août 1999

Les sociétés de droit belge qui n'exerçaient aucune activité de cautionnement mutuel au 6 août 1999 doivent introduire une requête d'agrément avant de pouvoir exercer l'activité de cautionnement mutuel.

Les documents et renseignements à fournir sont marqués de la lettre Y.

II.3.  Exercice d'une activité à l'étranger

Les sociétés belges qui désirent exercer leurs activités à l'étranger doivent fournir les renseignements et documents marqués de la lettre Z ci-dessous.

III. Requête d'agrément

III.1.  Contenu de la requête

Les sociétés sont invitées à présenter leur dossier conformément aux indications données dans la présente communication.

La requête d'agrément se compose :

  • de la demande proprement dite (formulaire F.1/a)

  • d'un dossier juridique et administratif

  • d'un dossier financier

Dans un souci de simplification des procédures, l'Office met à la disposition des sociétés un certain nombre de formulaires qu'elles sont priées de compléter et de joindre au dossier d'agrément.

III.2.  Présentation

Les dossiers et sous-dossiers porteront :

  • la dénomination de la société,

  • le cas échéant, le numéro de dossier qui lui a été attribué par l'Office

Toutes les pièces du dossier doivent être signées par un représentant responsable de la société.

Les données doivent être fournies dans l'une des langues officielles de la Belgique.

IV. Dossier juridique et administratif

Le dossier juridique et administratif doit comprendre les éléments et renseignements énumérés ci-dessous.

A.1

Les statuts

La société joint à sa requête les statuts en vigueur à la date de la demande d'agrément, ainsi que la date de leur publication au Moniteur belge (ou la preuve que le nécessaire a été fait en vue de cette publication).

X
Y
 

A.2

Autres activités

Si la société exerce d'autres activités que le cautionnement mutuel, elle est priée de donner une description détaillée de celles-ci.

X
Y
 

A.3

Les administrateurs

Les renseignements à fournir sont les nom, prénoms, domicile, résidence, profession et nationalité des administrateurs, ainsi que les dates de publication de ces données au Moniteur belge (ou la preuve que le nécessaire a été fait en vue de cette publication).

La société fait usage d'un formulaire F.1/b par administrateur.

La société a jusqu'au 6 août 2003 pour se conformer aux dispositions des articles 6 à 9 de l'arrêté.

X
Y
 

A.4

Les personnes chargées de la direction effective :

- les renseignements demandés à l'annexe F.1/b

 
X
 
Y
 
 
- un certificat de bonnes conduites, vie et moeurs ou un document équivalent,
  Y
 
 
La société fait usage d'un formulaire F.1/b par dirigeant effectif.
     
 
La société a jusqu'au 6 août 2003 pour se conformer aux dispositions des articles 6 à 9 de l'arrêté.
     

A.5

L'actionnariat

La société décrit ses affiliations en amont. Cela comprend :

a) les maisons mères de la société,

Si les maisons mères sont des personnes morales, la société joint leurs derniers comptes annuels.

b) les sociétés dont la maison-mère est filiale, sous-filiale... (ne pas se limiter au deuxième degré),

c) les autres personnes physiques ou morales qui sont actionnaires de la société, à l'exception de celles qui, détenant moins de 10% du capital, ne siègent pas au conseil d'administration et n'y sont pas davantage représentées directement, indirectement, personnellement ou par interposition.

X
Y
 

A.6

La structure de la société

La société décrit sa structure de gestion, son organisation administrative et comptable et son contrôle interne.

Si la société a confié sa gestion journalière à une autre entreprise, elle communique la dénomination et l'adresse de cette dernière, ainsi que la convention de gestion.

X
Y
 

A.7

Le contrôle externe

La société indique, au moyen de l'annexe F.1/c le nom du commissaire qu'elle a choisi en application de l'article 44, § 1er de l'arrêté, ainsi que les renseignements s'y rapportant.

La communication F.2 donne de plus amples informations sur la mission du commissaire auprès des sociétés de cautionnement mutuel.

X
Y
 

A.8

Les modèles d'acte de cautionnement

La communication de ces documents a pour objet de contrôler si la société se conforme aux dispositions de l'article 2, § 3 de l'arrêté.

X
Y
 

A.9

Les modèles de convention entre la société et les établissements de crédit bénéficiaires des cautionnements

La communication de ces documents a pour objet de contrôler si la société se conforme aux dispositions de l'article 2, § 3 de l'arrêté.


X

Y
 

A.10

Les activités à l'étranger

Si la société exerce ou a l'intention d'exercer une activité à l'étranger, elle communique l'adresse du ou des sièges d'exploitation à l'étranger ou elle indique que l'activité s'effectuera en libre prestation de services.

    Z

IV. Dossier financier

Le dossier financier comprend les éléments et renseignements ci-dessous.

Dans le cas d'une activité à l'étranger, la société mentionne distinctement les renseignements B.3 à B.8 ci-dessous.

B.1

Les comptes annuels

Si la société exerçait une activité avant la requête, elle transmet à l'Office les comptes annuels des cinq derniers exercices clôturés, ainsi que les rapports du Conseil d'administration et du commissaire.

Si la société exerce d'autres activités que le cautionnement mutuel, elle fournit séparément le montant du chiffre d'affaires et des frais généraux de fonctionnement de ces autres activités pour le dernier exercice clôturé.

Conformément à l'article 2 de l'arrêté royal du 8 octobre 1976 relatif aux comptes annuels des entreprises, les comptes annuels comprennent le bilan, le compte de résultats et les annexes.

 
 X Y

B.2

Le ratio de solvabilité

La société remplit à cet effet l'annexe F.1/d

La société complète la même annexe par les prévisions relatives aux moyens financiers destinés à constituer ce ratio pour les trois exercices sociaux à venir.

Jusqu'au 6 août 2001, la société agréée provisoirement peut ne pas satisfaire aux prescriptions de l'article 26 de l'arrêté.

A partir du 6 août 2001 jusqu'au 6 août 2004, le ratio de solvabilité est au minimum de 740.000 euros.

A partir du 6 août 2004, l'article 26 s'applique sans exception.

nb Les éléments qui peuvent être pris en compte pour le ratio de solvabilité sont énumérés à l'art. 27 de l'arrêté.

  Y  

B.3

Les provisions techniques

La société indique les méthodes de calcul des provisions techniques au moyen de l'annexe F.1/e  :

a) la provision pour primes non acquises et pour risques en cours

b) la provision pour pertes à payer

c) la provision pour égalisation

Les méthodes de calcul de ces diverses provisions font l'objet de la communication F-3.

X Y Z

B.4

Les valeurs représentatives

La société mentionne à l'annexe F.1/f. les actifs représentatifs de ses provisions techniques (voir art. 32 à 40 de l'arrêté).

En application de l'art. 63 de l'arrêté, la société a jusqu'au 6 août 2001 pour se conformer aux obligations des articles 34 et 35 de l'arrêté.

En application de l'art. 69 de l'arrêté, les règles des articles 35 à 40 sont, jusqu'au 6 août 2009 limitées à la partie des valeurs représentatives qui ne sont pas représentées par des obligations de la Caisse Nationale de Crédit professionnel.

X Y Z

B.5

Le recautionnement

La société décrit sa politique de recautionnement (pourcentage des affaires recautionnées, franchises restant à charge de la société...), ainsi que l'identité des recautionneurs. La société fournit également les conventions de recautionnement.

X Y Z

B.6

Les risques

La société indique la nature des risques qu'elle garantit ou qu'elle se propose de garantir et les caractéristiques des produits qui sont ou seront commercialisés (type de clients, plafonds, franchises...)

X Y Z

B.7

Le calcul de la prime

La société mentionne la manière dont elle calcule la prime qu'elle applique ou se propose d'appliquer pour ses différents produits.

X Y Z

B.8

Les frais d'installation et de gestion

L'entreprise mentionne au moyen de l'annexe F.1/g. ses prévisions relatives aux frais d'installation des services administratifs et du réseau de production, aux frais généraux de gestion, aux primes et aux sinistres pour les trois exercices à venir.

  Y Z

Le président,

Willy P. Lenaerts.

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