Communication F.2

Le rôle des commissaires auprès des sociétés de cautionnement mutuel et leurs relations avec l'Office.

Bruxelles, le 26 janvier 2000

I. INTRODUCTION.

Les sociétés de cautionnement mutuel doivent désigner en vertu de l'article 44 de l'arrêté royal du 30 avril 1999 réglementant le statut et le contrôle des sociétés de cautionnement mutuel au moins un commissaire parmi les membres de L'Institut des Reviseurs d'Entreprises (1) ou de l'Institut des Experts Comptables (2) (cfr également point II 3 et dernier alinéa du point II). Ce commissaire exerce sa mission sous le contrôle de l'Office de Contrôle des Assurances. 

Cette communication précise la mission de ce commissaire et décrit les normes auxquelles doit répondre son rapport destiné à l'Office de Contrôle.

II. MISSION DU COMMISSAIRE.  

Cette communication a trait exclusivement au rôle du commissaire à l'égard de l'Office de Contrôle des Assurances. 

L'article 44 de l'arrêté royal du 30 avril 1999 réglementant le statut et le contrôle des sociétés de cautionnement mutuel stipule en ce qui concerne la mission des commissaires désignés auprès d'une société de cautionnement mutuel, que l'article 40 de la loi du 9 juillet 1975 relative au contrôle des entreprises d'assurance est applicable par analogie. La mission de ce commissaire est définie comme suit : 

1° Le commissaire porte immédiatement à la connaissance des administrateurs, toute violation à l'arrêté royal du 30 avril 1999 réglementant le statut et le contrôle des sociétés de cautionnement mutuel, de même que tout fait qui lui paraît de nature à compromettre la situation financière de la société de cautionnement mutuel.

2° Le commissaire signale aussitôt à l'Office de Contrôle des Assurances tout fait ou décision dont il a eu connaissance dans l'exercice de sa mission ou de toute autre mission légale et qui est de nature : 

a) à constituer une violation sur le fond des dispositions de l'arrêté royal du 30 avril 1999 réglementant le statut et le contrôle des sociétés de cautionnement mutuel ou d'autres dispositions spécifiques; 

b) à porter atteinte à la continuité de l'exploitation de la société de cautionnement mutuel; 

c) à entraîner le refus de la certification des comptes annuels ou l'émission de réserves. 

L'obligation visée aux points 1 et 2 s'applique également au commissaire qui exerce sa mission auprès d'une société de cautionnement mutuel pour les faits et décisions dont il viendrait à avoir connaissance dans le cadre de missions identiques exercées auprès d'une entreprise ayant avec cette société de cautionnement mutuel un lien étroit découlant d'un lien de contrôle au sens de l'arrêté royal du 8 octobre 1976 relatif aux comptes annuels des entreprises. 

La divulgation de bonne foi à l'Office de Contrôle des Assurances par les commissaires des faits ou décisions visés aux points 2a et 2b, ne constitue pas une violation d'une quelconque restriction à la divulgation d'informations imposée par contrat ou par une disposition législative ou administrative et n'entraîne pour les personnes concernées aucune responsabilité d'aucune sorte.

3° La mission régie par les lois coordonnées sur les sociétés commerciales fait également partie de la tâche du commissaire. En particulier, nous attirons l'attention sur l'obligation qu'a le commissaire de communiquer de manière claire et précise dans son rapport adressé à l'Office de Contrôle les réserves et les objections qu'il estime nécessaire d'émettre. Si tel n'est pas le cas, il indiquera explicitement qu'il n'a pas de réserve ni d'objection à émettre.

Ceci suppose que le commissaire soit légalement habilité à dresser le rapport visé à l'article 65 des lois coordonnées sur les sociétés commerciales. Il en résulte que seuls les membres de l'Institut des Reviseurs d'Entreprises peuvent exercer la tâche de commissaire visée à l'article 44 de l'arrêté royal du 30 avril 1999 précité et dans cette communication.

4° Le commissaire fait rapport à l'Office sur la situation financière et la gestion de la société de cautionnement mutuel chaque fois que l'Office lui en fait la demande et, en l'absence d'une telle demande, au moins une fois par an. 

L'appréciation générale annuelle du commissaire sur la situation financière et la gestion est primordiale, spécialement dans le cas où la société fait l'objet d'une surveillance particulière ou plus encore si elle s'est vue imposer un plan de redressement ou de financement. 

L'Office désire obtenir un commentaire sur la politique de la société de cautionnement mutuel pour toutes les décisions qui influencent le résultat : politique de souscription, politique de mise en réserve, choix en matière de recautionnement, politique en matière de placement, gestion des frais généraux (dépenses exagérées). 

Ainsi toute détérioration du résultat devrait faire l'objet d'un commentaire de la part du commissaire. 

Dans le cas où le commissaire considère que son commentaire de la gestion de la société de cautionnement mutuel doit être élargi, il peut communiquer à l'Office un rapport complémentaire. 

Des appréciations particulières peuvent être réclamées par l'Office si la situation le requiert.

5° Le commissaire qui a connaissance d'une décision de la société de cautionnement mutuel dont l'exécution constituerait une infraction pénale, oppose son veto à cette exécution et en réfère d'urgence à l'Office. Le veto a un effet suspensif de huit jours. 

Ces obligations sont permanentes et ne doivent pas seulement se manifester lors de la rédaction des documents périodiques à communiquer à l'Office, mais également lors des investigations du commissaire au sein la société. 

Il importe que les commissaires ne confondent pas le rapport qu'ils ont à faire en qualité de commissaire à l'assemblée générale des coopérateurs, en application des lois coordonnées sur les sociétés commerciales, avec celui qu'ils ont à faire à l'Office conformément à l'article 44 de l'arrêté royal du 30 avril 1999 réglementant le statut et le contrôle des sociétés de cautionnement mutuel. Comme cela a déjà été signalé au point II 3, le rapport destiné à l'Office doit être rédigé par un commissaire membre de l'Institut des Reviseurs d'Entreprises.

III. RECOMMANDATIONS QUANT À LA FORME ET AU CONTENU DES RAPPORTS DES COMMISSAIRES DESTINÉS À L'OFFICE.

Les commissaires sont priés de transmettre leur rapport directement à l'Office. Tous les rapports doivent être dactylographiés, datés et signés; ils doivent porter le numéro de code de la société de cautionnement mutuel. 

L'Office invite les commissaires à rédiger leur rapport comme indiqué dans le schéma type joint en annexe 2 de cette communication. Tous les points de ce schéma doivent être systématiquement traités dans chaque rapport. Si un commissaire considère qu'un point n'est pas d'application, il le signale dans son rapport en en indiquant les raisons. 

Il va de soi que des points éventuels qui ne sont pas prévus au schéma, peuvent ou doivent être ajoutés par le commissaire s'ils s'avèrent importants pour l'exercice de la mission de contrôle de l'Office sur la société de cautionnement.

IV. ETATS TRIMESTRIELS DES SOCIÉTÉS DECAUTIONNEMENT MUTUEL.

Le commissaire devra certifier sur l'état trimestriel même l'exactitude des informations qui y sont reportées. Il fera un rapport distinct seulement s'il le juge nécessaire. 

Cette certification implique que l'inventaire permanent du patrimoine spécial soit tenu conformément aux dispositions de l'article 32 de l'arrêté royal du 30 avril 1999 réglementant le statut et le contrôle des sociétés de cautionnement mutuel.

V. RESPECT DES DÉLAIS DANS LA TRANSMISSION DES DOCUMENTS.

L'attention particulière des commissaires est attirée sur les délais d'introduction des comptes annuels et des états trimestriels auprès de l'Office. 

Les projets de comptes annuels, modifications aux statuts et décisions qui peuvent avoir une influence sur les engagements de cautionnement en général doivent être transmis à l'Office de Contrôle des Assurances au plus tard trois semaines avant l'assemblée générale des coopérateurs de la société. 

Les états trimestriels doivent être transmis à l'Office au plus tard dans le mois suivant le trimestre concerné. 

Ces documents devant être certifiés par les commissaires, les rapports des commissaires doivent être disponibles à la date d'introduction des documents à l'Office. 

Les commissaires doivent donc veiller à ce que les documents relatifs aux comptes annuels leur soient remis en temps utile pour leur permettre de rédiger et d'introduire leur rapport dans les délais indiqués plus haut. Si pour l'une ou l'autre raison, ces délais ne peuvent être respectés, les commissaires doivent en aviser l'Office dès qu'ils en ont connaissance.

VI. DOCUMENTS À REMPLIR.

Les sociétés de cautionnement mutuel sont invitées à transmettre cette communication à leur commissaire. Elles doivent de même faire connaître à l'Office de Contrôle l'identité du commissaire qu'elles ont désigné. A cette fin, elles utiliseront le document joint en annexe 1 de cette communication. 

Le Président,

Willy. P. LENAERTS.

AnnexesPDF

(1) Institut desReviseurs d'Entreprises créé par la loi du 22 juillet 1953.

(2) Institut des ExpertsComptables créé par la loi du 21 février 1985.