Évaluation d’aptitude par l’entreprise

Comme déjà expliqué, il incombe avant tout à l’entreprise d'évaluer l'expertise et l'honorabilité professionnelle des personnes soumises au contrôle d’aptitude. Pour ce faire, l’entreprise doit élaborer une politique d’aptitude, développer une procédure d’évaluation (« assessment ») et veiller à informer la BNB du résultat de son évaluation.

L'évaluation d'aptitude a lieu en principe avant la prise de fonction ou lors d'un changement de fonction. Mais quand des éléments susceptibles d'influencer l’expertise et l’honorabilité professionnelle d'une personne surviennent au cours de l'exercice d'une fonction, l'entreprise doit les analyser sans tarder. Une analyse sur base périodique est également nécessaire.

4.5.1 Politique d’aptitude / Politique « Fit & Proper »

L’entreprise doit élaborer et mettre en œuvre une politique d’aptitude ou politique « Fit & Proper » qui, en application des Orientations de l’EIOPA et de la Circulaire 2016_31, comprenne à tout le moins les éléments suivants :

  1. une description de la procédure visant à recenser les fonctions exigeant une notification à la BNB ainsi que la procédure de notification à celle-ci ;
  2. une description des procédures d’évaluation de l’expertise et de l’honorabilité professionnelle des membres du conseil d’administration, du comité de direction et des responsables de fonctions de contrôle indépendantes et dirigeants de succursale, lors de leur sélection et, par la suite, sur une base continue ;
  3. une description des critères à utiliser pour procéder à l’évaluation de l’expertise et de l’honorabilité professionnelle pour les membres du conseil d’administration, comité de direction, responsables de fonctions de contrôle indépendantes et dirigeants de succursale ;
  4. une description des cas prévisibles qui donnent lieu à une réévaluation des exigences d’expertise et d’honorabilité professionnelle ; et
  5. une description de la procédure d’évaluation des aptitudes, des connaissances, de l'expertise et de l'intégrité personnelle des autres membres du personnel pertinents qui ne sont pas soumis aux exigences légales d’évaluation par la BNB, lorsque leur profil est examiné pour la fonction spécifique, mais également sur une base continue.

Par ailleurs, en fonction de la nature, de la taille, de la complexité des activités et du profil de risques de l’entreprise, la politique devrait également comprendre une description du processus de planification de la succession des membres du comité de direction.

Cette politique d’aptitude doit être en accord avec le cadre global de gouvernance d’entreprise, la culture d’entreprise et l’appétence au risque de l’entreprise et être claire, bien documentée et transparente pour l’ensemble du personnel au sein de l’entreprise

Elle doit être adoptée par le conseil d’administration et mise à jour périodiquement.  Si l’entreprise possède un comité de nomination, il est approprié que ce comité contribue activement à l’élaboration de la politique d’aptitude.

Le principe de proportionnalité trouve à s’appliquer. Les entreprises d’importance significatives devraient disposer d’une politique d’aptitude plus sophistiquée, tandis que les entreprises d’importance moins significative, peuvent mettre en œuvre une politique plus simple. Cette politique devrait néanmoins garantir le respect des critères énoncés ci-dessus.

4.5.2 Avant la prise de fonction : procédure d’évaluation d’aptitude et communication des résultats à la BNB

Outre l’élaboration d’une politique d’aptitude, le conseil d’administration est responsable de la réalisation de l’évaluation d’aptitude pour les personnes visées par le présent chapitre ainsi que de la communication des résultats de son évaluation à la BNB.  Si l’entreprise possède un comité de nomination, il est approprié que ce comité contribue activement à l'évaluation d'aptitude.

Il appartient à la fonction de compliance de l’entreprise de veiller au respect des exigences légales concernant l’aptitude.

L’entreprise est le mieux placée pour déterminer quelle expertise spécifique est requise pour une fonction au sein de l'entreprise.

En termes de procédure, la BNB s'attend à ce que pour chaque fonction qui entre dans le champ d'application de la Loi de contrôle des assurances, les entreprises consignent par écrit un profil de fonction détaillé qui indique clairement de quelle manière la norme d’aptitude se concrétise pour cette fonction. Il est recommandé que l’entreprise utilise les directives concernant les normes d'évaluation reprises dans le présent chapitre, comme référentiel pour l'élaboration d des profils de fonction.

Le niveau concret de l’évaluation dépend de la fonction envisagée. Néanmoins, dans tous les cas, l’évaluation de type « due diligence » doit porter sur l’ensembles des critères développés dans le présent chapitre, c’est-à-dire :

1. Expertise / « fit » :

  1. connaissances et expérience ;
  2. compétences ;
  3. comportement professionnel (indépendance, conflits d’intérêts et disponibilité) ;
  4. antécédents ;
  5. pour les membres du conseil d’administration et du comité de direction, expertise collective ;

2. Honorabilité professionnelle / « proper ».

Les entreprises doivent documenter les résultats de l’évaluation de l’aptitude par rapport à ces critères. Lorsqu’il existe un motif de préoccupation quant à l’aptitude d’un candidat membre du conseil d’administration, du comité de direction, d’un responsable de fonctions de contrôle indépendante ou d’un dirigeant de succursale, une évaluation de la manière dont cette préoccupation affecte l’aptitude de cette personne devrait être réalisée.

Quand l’entreprise a terminé l'enquête et souhaite retenir la candidature de la personne pour la fonction concernée, il est souhaitable de consigner par écrit cette décision de sélection interne. La décision devrait non seulement contenir la décision de sélection mais aussi les considérations à la base de cette décision (motivation quant à l’aptitude individuelle et le cas échéant collective). Le cas échéant, on y mentionne également les accords qui ont été pris pour améliorer l'expertise de la personne concernée sur certains points.  Les décisions motivées en matière de sélection peuvent s'avérer extrêmement utiles comme source d’information pour l'évaluation d'aptitude réalisée par la suite par la BNB.

Le procès-verbal du conseil d’administration (ou le cas échéant celui du comité de nomination) relatif à la sélection interne de la personne concernée doit être communiqué à la BNB en tant qu’annexe au formulaire d’aptitude.  Tant l’entreprise que la personne qui fait l'objet de l'évaluation d'aptitude doivent veiller à ce que les informations fournies dans un second temps à la BNB soient complètes et exactes.

4.5.3 Pendant l’exercice d’une fonction: procédure de réévaluation de l’aptitude individuelle et collective

Comme déjà indiqué plus haut, le critère d’aptitude revête un caractère permanent. En vue de garantir une aptitude permanente des personnes qui entrent dans le champ d'application de la Loi de contrôle des assurances, il est important que les entreprises élaborent des procédures de réévaluation qui visent spécifiquement à vérifier que ces personnes demeurent aptes. Ces procédures de réévaluation de l’aptitude individuelle et collective doivent être mises en œuvre non seulement de manière périodique mais également lorsqu’il y a des signaux particuliers.

1. Réévaluation périodique

Le conseil d'administration ou, le cas échéant, le comité de nomination, est tenu d’évaluer la composition et le fonctionnement des organes d’administration et de gestion, notamment en ce qui concerne l'aptitude individuelle et collective des membres. À cette fin, le conseil d'administration ou le comité de nomination est tenu de procéder périodiquement à une évaluation, d'une part, de la structure, de la taille, de la composition et des performances de l'organe légal d’administration et, d'autre part, des connaissances, des compétences, de l'expérience et du degré de participation des membres individuels de l'organe légal d’administration, ainsi que de l'organe légal d’administration pris dans son ensemble.

Cette réévaluation périodique devrait avoir lieu une fois par an pour les entreprises d’importance significative et tous les 2 ans pour les entreprises d’importance moins significative.  Les grands principes de la procédure de réévaluation devraient être repris dans la politique d’aptitude.

Si, à la suite d'une réévaluation périodique, des lacunes importantes sont constatées en ce qui concerne l'aptitude individuelle ou collective des personnes concernées, les entreprises doivent prendre des mesures correctrices. Les mesures correctrices peuvent inclure, à titre indicatif, adapter les responsabilités entre membres du comité de direction ou du conseil d’administration; remplacer certains membres; recruter des membres supplémentaires; des éventuelles mesures visant à atténuer les conflits d’intérêts; la formation de certains membres; etc.

En outre, dès que des carences ont été identifiées, les entreprises doivent en informer immédiatement la BNB. Il incombe en effet au premier chef à la personne concernée et à l'entreprise de signaler sans délai à l'autorité de contrôle tout fait nouveau susceptible d'influencer l'aptitude : il leur appartient de fournir en permanence des informations correctes et complètes à la BNB afin que cette dernière puisse se faire une image correcte de l'aptitude de la personne concernée. À défaut, la BNB peut, le cas échéant, disqualifier la personne concernée, ce qui implique qu'elle n'est plus considérée comme apte [1].

2. Réévaluation sur base de signaux particuliers

Outre une réévaluation périodique, à chaque fois que l’entreprise est informée d’un élément susceptible d’avoir une influence sur l’évaluation d’aptitude individuelle d’une personne soumise au contrôle de l’expertise et de l’honorabilité professionnelle ou sur l’évaluation d’aptitude collective d’un organe de gestion, elle doit procéder à une réévaluation ad hoc et en informer immédiatement la BNB.

[1] Voir notamment l’exposé des motifs de la loi du 5 décembre 2017 portant des dispositions financières diverses, Doc. Parl., Chambre, 2017-2018, Doc. 54 - 2682/001, p. 24.