4.4 Exigences organisationnelles liées au contrôle d'aptitude

4:90 Comme indiqué plus haut, la responsabilité première de l’évaluation d’aptitude repose sur l’entreprise. Pour ce faire, des politiques, procédures et processus doivent être mis en place[1].

4.4.1. Politique d'aptitude

4:91 L’entreprise doit élaborer et mettre en œuvre une politique d’aptitude qui tient compte de la règlementation en vigueur et est en accord avec son cadre global de gouvernance, sa culture d’entreprise et son appétence au risque. Cela signifie que le conseil d’administration de l’entreprise doit adopter et maintenir à jour une politique d’évaluation d’aptitude couvrant tant les administrateurs que les dirigeants effectifs et les responsables de fonctions de contrôle indépendantes. Cette politique devrait au moins comprendre les éléments suivants:

  1. le processus de sélection, de nomination, de reconduction dans leurs fonctions et de planification de la succession des membres du conseil d’administration, des dirigeants effectifs et des responsables de fonctions de contrôle indépendantes, ainsi que la procédure interne applicable pour évaluer l’aptitude de ces personnes;
  2. les critères à utiliser dans l’évaluation de l’aptitude, laquelle reprend au moins les 5 critères d’aptitude énoncés dans le présent manuel; et
  3. la manière dont l’évaluation est documentée.

4:92 En tenant compte de la proportionnalité, la mise en place d’un comité de nomination aide à l’élaboration de cette politique. Le conseil d’administration et, le cas échéant, le comité de nomination peuvent également s’appuyer sur les départements Ressources Humaines, Juridique (Legal) et Compliance qui doivent contribuer de manière active au développement de cette politique.

4:93 Pour plus d’informations concernant la politique d’aptitude, il est renvoyé à la Circulaire coupole gouvernance 2016_31. 

4.4.2. Processus de sélection et plans de succession

4:94 Sans préjudice du droit des actionnaires de nommer les membres du conseil d’administration, le conseil d’administration, via le cas échéant le comité de nomination, doit contribuer de manière active à la sélection de candidats aux postes vacants de membre du conseil d’administration, de dirigeant effectif (à l’exception des dirigeant effectifs « N-1 ») et de responsable de fonction de contrôle indépendante, et ce en coopération, selon le cas, avec les départements Ressources Humaines, Juridique (Legal) et Compliance.

4:95 Sans préjudice des droits des actionnaires de nommer et de remplacer tous les membres du conseil d’administration simultanément, le conseil d’administration doit établir des plans de succession pour ses membres, les dirigeants effectifs (à l’exception des dirigeants effectifs « N-1 ») et les responsables de fonctions de contrôle indépendantes.

4:96 Pour plus d’informations à ces sujets, il est renvoyé à la Circulaire coupole gouvernance 2016_31.

4.4.3. Initiation et formation

4:97 Il est recommandé aux entreprises d’assurance et de réassurance de proposer aux administrateurs et dirigeants effectifs (à l’exception des dirigeants effectifs « N-1 ») des programmes d’initiation et de formation pertinents et, selon le cas, individuellement adapté à leur profil.

4:98 Pour plus d’informations à ce sujet, il est renvoyé à la Circulaire coupole gouvernance 2016_31.

[1] L’article 273 paragraphe 1 du Règlement délégué 2015/35 prévoit à cet égard que « les entreprises d'assurance ou de réassurance établissent, mettent en œuvre et gardent opérationnelles des politiques, consignées par écrit, et des procédures adéquates pour garantir que toutes les personnes qui les dirigent effectivement ou occupent d'autres fonctions clés satisfont à tout moment aux exigences de compétence prévues à l'article 42 de la directive 2009/138/CE ».