1. Introduction

1.1 Contexte

1:1 En application des différentes lois de contrôle[1], les administrateurs, les dirigeants effectifs et les responsables de fonctions de contrôle indépendantes des établissements financiers doivent disposer de l’expertise et de l’honorabilité professionnelle requises pour exercer leur fonction. L’évaluation de l’aptitude de ces personnes est souvent décrite comme l’évaluation de leur caractère fit & proper.

1:2 Bien qu’il incombe avant tout aux établissements financiers de sélectionner et nommer les personnes adéquates, l’évaluation d’aptitude fait partie du contrôle prudentiel exercé par la Banque nationale de Belgique (ci-après la « BNB »), et, le cas échéant, la Banque centrale européenne (ci‑après la « BCE »).

1:3 Le thème de « l’aptitude » est devenu très actuel au cours des dernières années en raison notamment de la grave crise financière qui a éclaté en 2008 et qui a démontré la nécessité de garantir une direction optimale des établissements financiers. Afin de garantir l’intégrité et le bon fonctionnement des établissements financiers, il est en effet essentiel que les bonnes personnes soient au bon endroit, et qu’elles disposent de l’expertise et de l’honorabilité professionnelle requises pour leur fonction. Un processus de réflexion a été lancé à ce sujet et différentes actions ont été entreprises tant au niveau international et européen que national.

1:4 Plusieurs de ces initiatives ont entre-temps abouti à l’adoption de dispositions légales et réglementaires et de politiques qui doivent être mises en application dans le cadre national. Il convient dès lors de prévoir une certaine forme de codification pour disposer d’un bon aperçu de l’ensemble du cadre applicable.

1:5 C’est dans ce cadre qu’en 2013, la BNB a décidé de mieux encadrer sa politique d’aptitude sous la forme d’une circulaire. Cette circulaire de 2013 a ensuite en 2018 été transformée en un manuel rassemblant les différents documents de politiques applicables en matière de contrôle d’aptitude.  Ce manuel a été revu en 2022 pour y intégrer les dernières évolutions nationales et internationale en la matière.

 

[1] Loi du 25 avril 2014 relative au statut et au contrôle des établissements de crédit, loi du 13 mars 2016 relative au statut et au contrôle des entreprises d’assurance ou de réassurance, Loi du 20 juillet 2022 relative au statut et au contrôle des sociétés de bourse, Loi du 11 mars 2018 relative au statut et au contrôle des établissements de paiement et des établissements de monnaie électronique, à l’accès à l’activité de prestataire de services de paiement, et à l’activité d’émission de monnaie électronique et à l’accès aux systèmes de paiement, Arrêté royal du 26 septembre 2005 relatif au statut des organismes de liquidation et des organismes assimilés à des organismes de liquidation et Règlement n° 909/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 concernant l’amélioration du règlement de titres dans l’Union européenne et les dépositaires centraux de titres.

1.2 Principes généraux du contrôle d’aptitude

1:6 Le concept « d’aptitude » recouvre, dans le cadre du contrôle prudentiel, deux aspects. Il peut être vu sous l’angle de l’exigence d’une « organisation et d’un contrôle interne adéquats » pour l’établissement considéré dans son ensemble (« aptitude collective »), mais également sous celui des évaluations individuelles pour un éventail déterminé de personnes (« aptitude individuelle »).

1:7 Cinq critères d’évaluation sont au centre du présent manuel: (i) l’expertise qui couvre les connaissances, l’expérience et les compétences; (ii) l’honorabilité professionnelle; (iii) l’indépendance d’esprit; (iv) l’investissement en temps; et (v) l’aptitude collective.  Ces normes sont regroupées sous les termes génériques « aptitude » (suitability) ou « expertise et honorabilité »[1] (fit & proper).

1:8 Une personne est considérée comme étant « suitable » ou « apte » pour une fonction spécifique lorsque:

  1. elle dispose des connaissances, de l’expérience et des compétences nécessaires (expertise);
  2. elle est professionnellement honorable sachant qu’une personne est considérée comme telle en l’absence d’éléments indiquant le contraire et lorsqu’il n’y a pas non plus de raison de mettre raisonnablement en doute la bonne réputation de la personne en question;
  3. elle est capable de consacrer un temps suffisant à l’exercice de sa fonction (investissement en temps);
  4. elle est capable de prendre ses propres décisions de manière raisonnée, objective et indépendante et ne fait pas l’objet de conflits d’intérêts qui pourraient avoir une incidence sur son comportement (indépendance d’esprit); et
  5. elle participe, lorsque la fonction concerne une personne qui sera membre d’un organe de gestion composé de plusieurs personnes, à la compréhension et la gestion collective des activités et des risques de l’établissement (aptitude collective).

1:9 D’un point de vue juridique, il est noté que les lois de contrôle parlent uniquement d’« honorabilité professionnelle» et d’« expertise ».  La notion d’expertise telle que reprise dans les lois de contrôle doit s’entendre sensu lato dans la mesure où elle couvre non seulement l’expertise au sens strict (connaissances, expérience et compétences) mais également (i) un « comportement professionnel[2] » dont découlent les critères d’indépendance d’esprit et d’investissement en temps et (ii) le critère relatif à l’aptitude collective qui porte lui sur les connaissances, expérience et compétences présente collectivement au niveau d’un organe.  Dans un objectif de clarté, il est proposé dans le présent manuel de présenter les normes d’évaluation en cinq critères et non deux. La notion d’expertise doit donc s’entendre sensu stricto, sauf lorsqu’elle utilisée dans le cadre de l’expression « fit & proper ».

1:10 Le contrôle d’aptitude se fonde sur les principes suivants:

  • il faut au sein de l’établissement un cadre structuré pour évaluer l’aptitude des administrateurs, des dirigeants effectifs et des responsables de fonctions de contrôle indépendantes. Ce cadre doit être appliqué de manière cohérente;
  • la BNB ou, le cas échéant, la BCE (ci-après, l’autorité de contrôle) exerce, en sa qualité d’autorité de contrôle prudentiel, son pouvoir d’appréciation en évaluant si les personnes candidates disposent des qualités requises. L’exercice de ce pouvoir doit être basé sur des données factuelles vérifiées et complètes et une évaluation tenant compte, notamment des principes de proportionnalité, impartialité, et de sécurité juridique, afin de conduire à une décision fondée.;
  • l’aptitude individuelle et collective des personnes nommées doit faire l’objet d’une attention permanente de la part de l’établissement ainsi que de l’autorité de contrôle.

[1] Le concept « expertise et honorabilité professionnelle » (fit & proper) doit donc être compris au sens large afin de pouvoir examiner si une personne dispose des qualités requises pour une fonction donnée; ce n’est le cas que lorsque cette personne dispose des qualités et caractéristiques nécessaires pour remplir avec satisfaction toutes les tâches et obligations liées à cette fonction.

[2] Le « comportement professionnel » porte sur le comportement observable, d’où ressortent, dans les activités quotidiennes, les normes et valeurs de l’exercice de la profession (l’éthique professionnelle). Il s’agit plus particulièrement du comportement requis pour garantir le respect de la réglementation applicable au secteur financier et, plus largement, pour protéger les intérêts de l’établissement et de sa clientèle, des homologues, des contreparties et des autres parties prenantes, ainsi que de l’ensemble de la communauté.

1.3 Objectifs du présent manuel et méthodologie

1:11 Avec le présent manuel, la BNB souhaite notamment:

  • clarifier ce qu’elle entend par « expertise adéquate » et « honorabilité professionnelle », comme le définit la législation. Les établissements peuvent ainsi se baser sur ces normes pour définir plus précisément leurs propres évaluations d’aptitude;
  • expliquer clairement ce qu’elle attend des établissements dans le domaine des évaluations d’aptitude individuelles et collectives;
  • communiquer de manière transparente quant à sa politique d’aptitude afin d’apporter une sécurité juridique dans la mesure du possible tant sur le contenu que sur la procédure des évaluations d’aptitude;
  • le cas échéant, fournir des précisions sur la manière dont il convient d’intégrer d’autres réglementations et documents de politique européens et internationaux pertinents dans l’évaluation d’aptitude. Dans ce cadre, le rôle de la BCE est également précisé, le cas échéant.

1:12 In fine, le présent manuel a également pour but de faire prendre conscience aux personnes visées qu'elles accomplissent une mission extrêmement importante, et qu’elles doivent contribuer à ce que les établissements respectent les obligations qui leur incombent. Elles doivent être conscientes de leur tâche et de leur responsabilité sociale et répercuter cette prise de conscience dans leur fonctionnement professionnel.

1:13 Le manuel vise à rassembler[1] l’ensemble des documents de politique applicables en matière d’aptitude (réglementation européenne, législation belge, travaux parlementaires préparatoires, règlements, circulaires, normes internationales, etc.) et, au besoin, à en préciser la teneur. Le manuel précise également des thèmes qui ne font pas à proprement parler l’objet de documents de politique spécifiques. Par ailleurs, il va de soi que les documents de politique qui ne sont pas abordés dans le cadre du présent manuel restent d’application, et que le manuel ne porte aucunement préjudice aux compétences des autres autorités de contrôle (par exemple la FSMA) en matière d’aptitude.

1:14 Le manuel ne remplace en aucun cas les documents de politique sous-jacents. Lorsque ces derniers subissent des modifications, il en résultera une adaptation du manuel. Comme il s’agit en principe d’une publication en ligne, le manuel se veut un ouvrage en constante évolution, qui reste applicable au fil de ces modifications sans pour autant que son intitulé ou sa référence s’en trouvent modifiés comme c’est par exemple le cas pour les circulaires. Cela dit, les adaptations éventuelles seront toujours portées à la connaissance des établissements. Elles seront par ailleurs expliquées dans une rubrique spécifique, avec mention de la date de modification.

1:15 Le présent manuel est structuré en 5 chapitres qui sont axés sur le champ d’application ratione personae du manuel:

  • le chapitre 1 reprend les principes de base du contrôle de l’aptitude et les éléments communs pour l’ensemble des secteurs;
  • le chapitre 2 explique les exigences d’aptitude applicables aux établissements de crédit d’importance significative soumis au contrôle direct de la BCE et aux compagnies financières (mixtes) qui les chapeautent;
  • le chapitre 3 explique les exigences d’aptitude applicables aux établissements de crédit (dit « LSI ») soumis au contrôle direct de la BNB, aux sociétés de bourse, aux établissements de paiement, aux établissements de monnaie électronique, aux banques dépositaires, aux dépositaires centraux de titres, aux organismes de support d’un dépositaire central de titres, aux contreparties centrales, à certaines compagnies financières (mixtes) et à certaines succursales;
  • le chapitre 4 explique les exigences d’aptitude applicables aux entreprises d’assurance et de réassurance, aux sociétés holdings d’assurance et aux compagnies financières mixtes;
  • le chapitre 5 précise les modalités d’utilisation des formulaires « fit & proper» actuellement en place.

1:16 Dans les chapitres 2, 3 et 4, le manuel aborde les sujets suivants: (i) le champ d’application; (ii) la délimitation des responsabilités en matière d’évaluation de l’aptitude; (iii) les directives en matière de critères d’évaluation de l’aptitude; (iv) les exigences organisationnelles liées à l’évaluation de l’aptitude, (v) l’évaluation d’aptitude par l’établissement financier; (vi) l’évaluation d’aptitude par l’autorité de contrôle, (vii) la responsabilité individuelle des administrateurs et (viii) l’évaluation d’aptitude dans le contexte de la résolution.

 

[1] Cf. l’encadré présent au début des chapitres 2, 3 et 4.

1.4 Définitions

1:17 Les termes utilisés dans le manuel ont la même signification que celle qui leur est donnée dans les réglementations sectorielles respectives. Par souci de clarté, nous reprenons ci-dessous la signification des notions les plus fréquemment utilisées dans le présent manuel[1]:

1:18 Autorité de contrôle: la Banque nationale de Belgique (BNB) ou la Banque Centrale Européenne (BCE) selon la répartition des compétences prévues par ou en vertu du Règlement « Mécanisme de Supervision Unique » en matière de contrôle des établissements de crédit.

1:19 Établissement financier (ou  établissement): terme générique désignant toute entreprise soumise au contrôle de la BNB (ou, le cas échéant, de la BCE) qui tombent dans le champ d’application du présent manuel.

1:20 Fonctions de contrôle indépendantes: fonctions d’audit interne, de compliance, de gestion des risques et la fonction actuarielle, s’agissant des entreprises d’ assurance.

1:21 Administrateurs: tous les membres de l’organe légal d’administration d’un établissement financier, tant les administrateurs exécutifs que non exécutifs, qui définissent ensemble la politique générale et la stratégie de l’établissement (fonction stratégique).

1:22 Administrateurs exécutifs: membres de l’organe légal d’administration participant à la direction effective de l’établissement (fonction de gestion). Est notamment administrateur exécutif, le membre de l’organe légal d’administration qui est membre du comité de direction ou qui s’est vu déléguer la gestion journalière.

1:23 Administrateurs non exécutifs: membres de l’organe légal d’administration qui exercent le contrôle sur la direction effective (fonction de supervision).

1:24 Dirigeants effectifs: une personne participant à la direction effective de l’établissement[2], c’est-à-dire:

  • lorsqu’un comité de direction est institué, un membre du comité de direction et toute autre personne dont la fonction est située à un niveau hiérarchique immédiatement inférieur, pour autant que cette personne puisse exercer une influence directe et déterminante sur la direction de tout ou partie des activités de l’établissement, en ce compris les dirigeants de succursales à l’étranger;
  • lorsqu’un tel comité n’est pas institué, les personnes qui peuvent exercer une influence directe et déterminante sur la direction de tout ou partie des activités de l’établissement;

1:25 Diversité: désigne la situation où les caractéristiques des membres de l’organe légal d’administration, notamment leur âge, sexe, origine géographique[3] et parcours éducatif et professionnel, diffèrent de telle manière à assurer une variété de points de vue au sein de l’organe légal d’administration.

1:26 Petit établissement: établissement qui emploie au maximum 25 personnes au moment de l’évaluation d’aptitude.

 

[1] Il est aussi relevé que toute référence aux « risques » dans le présent manuel devrait aussi inclure les risques de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme, ainsi que les facteurs de risque environnementaux, sociaux et de gouvernance.

[2] Cf. la définition de « direction effective » dans le Règlement de la BNB du 9 novembre 2021 sur les fonctions extérieures.  

[3] La notion d’origine géographique désigne la région dans laquelle une personne a suivi un parcours culturel, éducatif ou professionnel. Cette dimension est à prendre en compte en particulier pour les établissements évoluant au niveau international.

1.5 Principe de proportionnalité

1:27 Le principe de proportionnalité vise à faire correspondre de manière cohérente les dispositifs de gouvernance avec la nature des activités, la taille, le profil de risque et le modèle d’entreprise de chaque établissement et tient compte de chaque poste pour lequel une évaluation est réalisée, afin que les objectifs des obligations réglementaires soient effectivement atteints. 

1:28 En matière d’évaluation d’aptitude, le principe de proportionnalité est susceptible de s’appliquer s’agissant, d’une part, des critères d’évaluation de l’aptitude et, d’autre part, des attentes organisationnelles liées au contrôle de l’aptitude.

1.5.1 Variables dans l’évaluation des critères d’aptitude

1:29 La proportionnalité trouve à s’appliquer en ce qui concerne trois des cinq critères d’évaluation de l’aptitude, à savoir: (i) l’expertise (connaissances, expérience et compétences); (ii) l’investissement en temps et (iii) l’aptitude collective.

1:30 Elle ne trouve jamais à s’appliquer en ce qui concerne l’évaluation de (i) l’honorabilité professionnelle et (ii) l’indépendance d’esprit.  En tout état de cause, tous les membres de l’organe légal d’administration et les titulaires de fonctions de contrôle indépendantes doivent jouir d’une honorabilité suffisante et faire preuve d’honnêteté et d’intégrité, et tous les membres de l’organe légal d’administration doivent faire preuve d’indépendance d’esprit, quels que soient la taille et l’organisation interne de l’établissement, la nature, l’échelle et la complexité de ses activités ainsi que les fonctions et responsabilités du poste spécifique, y compris les postes occupés dans des comités de l’organe légal d’administration.

1:31 Pour ce qui concerne les trois critères d’évaluation où la proportionnalité s’applique, ce principe se concrétise par la prise en compte de variables permettant, dans chaque cas concret, de réaliser une évaluation adaptée à la situation et au contexte. Cela a également pour conséquence qu’une personne qui est jugée apte pour une fonction donnée dans un établissement donné ne sera pas automatiquement apte pour exercer une fonction similaire dans un autre établissement.

1:32 Les deux variables suivantes sont en tout état de cause à distinguer:

a) Les caractéristiques de l’établissement concerné

1:33 En ce qui concerne les caractéristiques de l’établissement, il convient notamment de tenir compte des éléments suivants:

  1. la taille de l’établissement en termes de total du bilan, d’actifs des clients détenus ou gérés et/ou de volume des transactions traitées par l’établissement, de montant de provisions techniques (pour les entreprises d’assurance) ou de nombre de travailleurs;
  2. la forme juridique de l’établissement, notamment l’appartenance de l’établissement à un groupe;
  3. si l’établissement est coté ou non;
  4. le type d’activités et de services exercés par l’établissement;
  5. la situation géographique de l’établissement et la taille des activités qu’il exerce dans chaque juridiction;
  6. la stratégie et le modèle d’entreprise de l’établissement, la nature et la complexité des activités commerciales et la structure organisationnelle de l’établissement;
  7. la stratégie en matière de risque, l’appétence au risque et le profil de risque avéré de l’établissement, compte tenu également du résultat de l’évaluation annuelle de l’adéquation des fonds propres;
  8. l’autorisation pour les établissements d’utiliser des modèles internes pour mesurer les exigences de fonds propres, le cas échéant;
  9. le type de clients; et
  10. la nature et la complexité des produits, contrats ou instruments proposés par l’établissement.

 

b) La fonction (envisagée) de la personne concernée

1:34 C'est l’établissement qui évalue en premier lieu les connaissances, expériences et compétences requises pour une fonction donnée en son sein. Il est attendu de l’établissement qu’il réalise cet exercice avec rigueur et analyse le plus précisément possible les responsabilités qui sont liées à une fonction donnée et les connaissances, expérience et compétences qui sont requises pour cette fonction. Pour cela, l’établissement doit passer en revue les activités spécifiques de la fonction, sans attacher de l'importance au titre formel de la fonction. Dans certains cas, la législation impose elle aussi des exigences (par exemple à l’égard des membres du comité d’audit ou pour le membre de l’organe légal d’administration qui est désigné en qualité de haut dirigeant responsable de la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme).

1.5.2 Facteurs d’ajustement concernant les attentes organisationnelles

1:35 La proportionnalité trouve également à s’appliquer en ce qui concerne les exigences organisationnelles liées au contrôle d’aptitude.  Ainsi, comme indiqué dans les orientations EBA/GL/2021/06 et les orientations de l’EIOPA sur le système de gouvernance, les petits établissements et les établissements considérés comme étant d’importance moins significative en application de la loi de contrôle applicable peuvent mettre en œuvre des politiques, procédures et processus plus simples et moins sophistiquées que les établissements considérés comme d’importance significative.

1:36 Pour plus d’informations concernant les implications de la mise en œuvre du principe de proportionnalité sur le plan organisationnel pour ce qui concerne le contrôle d’aptitude, il est renvoyé aux manuels de gouvernance propres à chaque secteur.

1.6 Facteurs de pondération dans le processus d’évaluation de l’aptitude

1:37 Les informations disponibles pouvant étayer un dossier d’aptitude sont toujours utilisées et pondérées par l'autorité de contrôle en fonction de leur pertinence et de leur importance par rapport aux responsabilités qui sont ou seront celles de la personne concernée. Plusieurs facteurs de pondération permettent de ne pas accorder la même importance à tous les éléments du dossier. Sans préjudice de facteurs de pondération plus spécifiques, l’autorité de contrôle (BNB/BCE) prend systématiquement en compte les facteurs de pondération généraux suivants:

1.6.1 La gravité des faits à la lumière des objectifs du contrôle prudentiel

1:38   L’appréciation des faits se fait en tenant compte de l’intérêt général que poursuit l’autorité de contrôle dans le cadre de sa surveillance. Pour mesurer l’impact d’un fait, les circonstances concrètes entourant celui-ci sont à prendre en considération, de même que la gravité intrinsèque des faits, la preuve éventuelle d’une réhabilitation, etc.

1.6.2 L'ancienneté des faits

1:39   Avec le temps, l'importance des faits peut s'amenuiser. Vu le temps écoulé entre la survenance des faits et le moment où a lieu l'évaluation de l’aptitude et si des faits survenus entre-temps démontrent une évolution dans l’aptitude de la personne concernée, on accordera en principe moins ou peu d'importance à des faits entre-temps désuets.

1:40 Pour ce qui concerne les interdictions professionnelles, l'article 20 § 2 de la loi bancaire stipule qu’elles s'appliquent pour une durée de 20 ans en cas d'emprisonnement de plus de 12 mois et de 10 ans pour les autres peines de prison et amendes, ainsi qu'en cas de sursis. 

1:41 Les informations à communiquer à l’autorité de contrôle sur les procédures pénales, administratives et civiles doivent néanmoins toujours inclure toutes les procédures pertinentes pour le contrôle d’aptitude, même si elles remontent à plus de 10 ou 20 ans ou si la personne concernée a fait l’objet d’une réhabilitation. Il revient à l’autorité de contrôle d’évaluer la pertinence des faits et des informations reçues au regard de l’objectif de la mission de contrôle prudentiel dont elle est investie et de décider de prendre ou pas ces éléments en considération dans son appréciation.

1.6.3 L'attitude et/ou la motivation de la personne concernée par rapport aux faits

1:42   Une attitude correcte, une motivation plausible, crédible et étayée de l’établissement et de la personne concernée constituent des éléments favorables dans le cadre de la pondération des informations. À partir de l'attitude, de la motivation et des explications de la personne concernée, il est possible de déterminer la façon dont elle évalue les faits, dont elle évalue l’incidence de son comportement sur les critères d’aptitude ou si elle a tiré des leçons . Si l’information porte sur des faits qui ne sont pas liés de manière inhérente à la personne même (mais par exemple à une société au sein de laquelle la personne opérait), la personne doit être à même d’exposer correctement son implication au regard des faits concernés.

1.6.4 La combinaison d'informations disponibles

1:43   Si plusieurs informations concernant une même personne sont disponibles, elles seront pondérées à la lumière de leur combinaison mutuelle et/ou du mode de fonctionnement qu'elles génèrent.

1:44   Une vue d'ensemble globale des antécédents et des informations disponibles permet d'obtenir une image précise et moins statique du fonctionnement de la personne. La combinaison des informations donne une idée du mode de fonctionnement et/ou de négligence d'une personne et peut conduire à la conclusion que l'intéressé n'est pas (ou plus) considéré comme étant apte ou doit améliorer son expertise sur un point bien précis.