Membres et statut

L’organe légal d’administration est composé d’administrateurs non-exécutifs et d’administrateurs exécutifs (c’est-à-dire membres du comité de direction ou de la direction effective). En vue de préserver la fonction de surveillance de l’organe légal d’administration, les membres non-exécutifs en forment la majorité et les présidents de l’organe légal d’administration et du comité de direction sont deux personnes différentes. Le Président de l’organe légal d’administration est un administrateur non-exécutif.

La taille de l’organe légal d’administration est déterminée en tenant compte de la nature, l’échelle et la complexité des activités de l’établissement, de son organisation interne et de sa structure capitalistique. Elle est suffisamment restreinte pour d’une part permettre la prise efficace de décisions et suffisamment étoffée pour que les administrateurs y apportent l’expérience et la connaissance de différents domaines pertinents pour sa gestion adéquate et, d’autre part pour que les changements dans sa composition soient gérés sans perturbation afin de garantir la continuité.

Conformément à l’article 19 de la loi bancaire, les membres de l’organe légal d’administration (exécutifs et non-exécutifs) sont des personnes physiques.

En termes de statut social, une fonction d’administrateur d’un établissement ne peut pas être exercée dans le cadre d’un contrat de travail (il doit s’agir d’un mandat exercé sous le statut social d’indépendant) et un cumul de deux statuts (indépendant et employé) au sein du même établissement et d’une société dans laquelle l’établissement détient une participation n’est pas conciliable avec les principes de bonne gouvernance applicables aux établissements de crédit^[1] (article 62/1 de la loi bancaire). Des exceptions sont toutefois prévues si l’établissement doit satisfaire à des obligations de droit étranger imposant la présence de travailleurs salariés au sein de l’organe légal d’administration. 

Administrateurs indépendants au sens de l’article 3, 83° de la loi bancaire

Les administrateurs non-exécutifs indépendants veillent spécifiquement, dans le processus décisionnel, à ce que les intérêts de toutes les parties prenantes (stakeholders) internes et externes de l’établissement soient pris en compte, notamment les intérêts des actionnaires minoritaires, des déposants, des investisseurs, etc. De cette manière, les administrateurs indépendants contribuent à la surveillance du management.

L’article 27 de la loi bancaire impose, lorsque l’établissement a l’obligation de constituer un comité d’audit, un comité des risques, un comité de rémunération et un comité de nomination, que chacun compte au moins un administrateur indépendant. Il est en outre imposé que la majorité des membres du comité d’audit soient indépendants.

Avant l’entrée en vigueur du CSA, la loi bancaire renvoyait à l’article 526ter de l’ancien code des sociétés en ce qui concerne la notion d’administrateur indépendant et les critères requis à cette fin.  Ces éléments sont désormais repris à l’article 3, 83° de la loi bancaire, disposition qui renvoie aux critères repris dans les orientations EBA/GL/2021/06. Le non-respect de l'un des critères d'indépendance ne signifie pas automatiquement que la personne concernée ne peut plus être considérée comme indépendante. L'établissement a en effet la possibilité de faire valoir auprès de l'autorité de contrôle que, bien que tous les critères n'aient pas été remplis, l'indépendance de la personne concernée n'est pas compromise (application du principe « comply or explain »).  Dans ce cas, l’établissement transmet une demande de dérogation. L’acceptation ou non de cette demande doit faire l’objet d’une décision de l’autorité de contrôle compétente (BCE/BNB) ^[2]. 

Sélection des administrateurs – aptitude et diversité

Les administrateurs doivent disposer en permanence de l'honorabilité nécessaire et de l'expertise adéquate à l’exercice de leur fonction et ce de manière individuelle et collective.  

Concrètement, cela signifie que les administrateurs doivent : (i) jouir d’une honorabilité professionnelle suffisante ; (ii) posséder des connaissances, des compétences et une expérience suffisantes pour exercer leur fonction ; (iii) être capables de faire preuve d’honnêteté et d’indépendance d’esprit ; (iv) être capables de consacrer un temps suffisant à l’exercice de leurs fonctions (et lorsqu’il s’agit d’un établissement important respecter le nombre de fonctions extérieures maximum prévu par la loi bancaire) et (v) participer à l’aptitude collective de l’organe légal d’administration et, le cas échéant, du comité de direction.  

Concernant l’aptitude collective, l'organe légal d’administration dans son ensemble doit posséder à tout moment les connaissances, les compétences et expérience suffisantes pour être en mesure de comprendre les activités de l’établissement, y compris les principaux risques auxquels celui-ci est exposé^[3]. S’agissant des domaines de compétences à retrouver dans l’organe légal d’administration, il est renvoyé au manuel « fit & proper », tout en observant que la BNB porte une attention particulière aux domaines suivants d’aptitude collective : les technologies et la sécurité de l’information, la gestion des risques climatiques et environnementaux et la gestion des risques de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme. 

La composition de l’organe légal d’administration doit aussi refléter une diversité de genres, de formations, de parcours professionnels, d’âge et -pour les établissements évoluant au niveau international- d’origine géographique. Un éventail d'origines, d'expériences, de valeurs, d'opinions et de points de vue au sein de l’organe légal d’administration améliore en effet le processus de prise de décision en matière de stratégies et de prise de risques au sein des établissements. La promotion de la diversité est ancrée dans la loi bancaire. L’article 31 de la loi bancaire requiert en effet que les établissements utilisent la diversité comme l'un des critères pour la composition de l’organe légal d’administration et qu’ils élaborent une politique de diversité faisant au moins référence aux aspects précités.

S’agissant plus particulièrement de la diversité de genres, la loi bancaire considère que l'équilibre entre les sexes revêt une importance particulière pour assurer une représentation adéquate de la société dans les organes de gestion des établisements et prévoit la fixation d'un objectif à atteindre en ce qui concerne la représentation du sexe sous-représenté au sein de l’organe légal d’administration et l’élaboration d’un plan destiné à accroître le nombre de représentants de ce sexe afin d’atteindre cet objectif.  L’objectif doit être quantitatif (pourcentage de participation cible du sexe sous-représenté) et fixé pour l’organe légal d’administration collectivement. Il peut être ventilé entre l’organe légal d’administration et le comité de direction dès lors que la taille du comité de direction est suffisamment importante. Cet objectif, le plan précité et les modalités de mises en œuvre sont rendus publics conformément à l’article 435, paragraphe 2, point c) du Règlement n°575/2013 et sont à communiquer à la BNB/BCE. Lorsqu’ils fixent des objectifs de diversité, les établissements prennent en considération les résultats de l’analyse comparative de la diversité publiés par l’EBA.

Dans le cadre du réexamen annuel de la composition de l’organe légal d’administration, les établissements documentent l’atteinte des objectifs fixés. Si les objectifs de diversité n’ont pas été atteints, ils en documentent les raisons, les mesures qui seront prises ainsi que le délai dans lequel ces mesures devront être prises pour faire en sorte que les objectifs de diversité soient atteints.

Président de l’organe légal d’administration

Le Président de l’organe légal d’administration dirige l’organe légal d’administration, contribue à un flux d’information efficace au sein de l’organe légal d’administration et entre l’organe légal d’administration, ses comités spécialisés et le comité de direction et assume la responsabilité de son fonctionnement efficace global. Il est renvoyé aux §§ 35 à 39 des orientations EBA/GL/2021/05 pour plus d’informations concernant les missions spécifiques qui lui sont allouées.

L’organe légal d’administration est un organe collégial. Conformément à l’article 31 de la loi bancaire, le comité de nomination veille à ce que la prise de décision au sein de l’organe légal d’administration ne soit pas dominée par une personne ou un petit groupe de personnes, d’une manière qui soit préjudiciable aux intérêts de l’établissement dans son ensemble.

Les procès-verbaux de réunion résument les discussions, précisent les décisions prises et reflètent les questions et les opinions divergentes exprimées par des administrateurs et ce conformément au paragraphe 3.8 du Code de gouvernance d’entreprise publié par l’arrêté royal du 12 mai 2019.

L’organe légal d'administration arrête un règlement d'ordre intérieur^[5] qui décrit sa composition, ses missions et son fonctionnement. La BNB recommande que ce règlement d’ordre intérieur soit annexé au mémorandum de gouvernance.

L’organe légal d’administration se réunit avec une régularité suffisante pour exercer efficacement ses obligations.  Il est recommandé d’organiser au moins une fois par an une réunion dédiée à la stratégie.

L'organe légal d’administration procède à intervalles réguliers à l'évaluation du fonctionnement de la structure de gestion, et notamment des organes d'administration, en ce compris leurs compétences, leur composition, leur taille et le nombre de réunions tenues ainsi que le taux individuel de présence des administrateurs. Il est possible de recourir à des experts externes pour réaliser cette évaluation. Conformément à l'article 31 de la loi bancaire, le comité de nomination a également un rôle important à jouer à cet égard. Le manuel « fit & proper » et les orientations EBA/GL/2021/06 précisent également les situations dans lesquelles doit être opérée une réévaluation de l'aptitude individuelle ou collective des membres de l’organe légal d’administration.

Les administrateurs non exécutifs procèdent au moins une fois par an à l'évaluation de l'interaction avec les administrateurs exécutifs, le cas échéant en l'absence de ces derniers. Les conclusions de ces évaluations seront consignées dans un procès-verbal, tout comme les mesures prises en vue d'améliorer le fonctionnement de la structure de gestion.

L'établissement informe l'autorité de contrôle de l'éventuelle répartition des tâches entre les membres de l'organe légal d'administration.

Les membres de l'organe légal d’administration reçoivent une initiation et des formations conformément aux §§  95 à 101 des orientations EBA/GL/2021/06 sur le « fit & proper ».  Ces formations doivent leur permettre de comprendre les dispositions législatives, réglementaires et administratives pertinentes, la structure, le modèle d’entreprise, le profil de risque^[6] et les dispositifs de gouvernance de l’établissement ainsi que leurs missions.  Conformément à l'article 56, § 3, alinéa 2, de la loi bancaire, l'organe légal d’administration s'assure que l'établissement consacre des ressources humaines et financières adéquates à la formation continue de ses membres. Il est renvoyé au manuel « fit & proper » pour plus d’informations à ce sujet.