3:4 La notion de « direction effective » revêt de l'importance dans le cadre des dispositions légales « fit & proper ». Elle est définie à l’article 1, 11° du Règlement de la BNB du 9 novembre 2021 concernant l’exercice de fonctions extérieures par les dirigeants et responsables de fonctions de contrôle indépendantes d’entreprises réglementées et à l’article 3, 63° de la loi de contrôle des sociétés de bourse.

3:5 Conformément à cette définition, un dirigeant effectif est une personne participant à la direction effective de la société de bourse, c’est-à-dire :

1. lorsqu’un comité de direction est institué, un membre du comité de direction et toute autre personne dont la fonction est située à un niveau hiérarchique immédiatement inférieur, pour autant que cette personne puisse exercer une influence directe et déterminante sur la direction de tout ou partie des activités de la société, en ce compris les dirigeants de succursales à l’étranger;
2. lorsqu’un tel comité n’est pas institué, les personnes qui peuvent exercer une influence directe et déterminante sur la direction de tout ou partie des activités de la société.

3:6 Font ainsi partie de la direction effective les membres du comité de direction ainsi que les personnes dont la fonction est située à un niveau hiérarchique immédiatement inférieur (le niveau dit « CD‑1 »), pour autant que ces personnes puissent exercer une influence directe et déterminante sur la direction de tout ou partie des activités de la société.

3:7 Lorsqu’un comité de direction n’a pas été institué au sein de la société[1], la direction effective s’entend des administrateurs exécutifs ainsi que des personnes qui, sans avoir la qualité d’administrateur, sont considérées par la société comme des dirigeants effectifs en raison de l’influence directe et déterminante qu’elles peuvent exercer sur la direction de tout ou partie des activités de la société.

3:8 En outre, les dirigeants des succursales à l’étranger (au sein de l’EEE ou d’un pays tiers) entrent également dans la catégorie des personnes prenant part à la direction effective et ce en application de l’article 98 de la loi de contrôle des sociétés de bourse.

3:9 Il appartient à la société elle-même de déterminer quelles personnes font partie de la direction effective. Depuis plusieurs années déjà, la BNB conseille à l’organe légal d’administration d’établir, par la voie d’une décision formelle, une liste reprenant le nom et/ou la fonction des personnes qui, sans être administrateur, doivent être considérées comme des dirigeants effectifs.

3:10 Bien que l’ensemble des dirigeants effectifs doivent individuellement répondre aux caractéristiques formulées à l’article 15 de la loi de contrôle des sociétés de bourse, la nomination, dans les sociétés avec un comité de direction, des dirigeants effectifs qui ne sont pas membres du comité de direction ni de l’organe légal d’administration ne doit pas être préalablement communiquée à la BNB ni lui être soumise pour approbation. Concrètement, il s’agit des personnes dont la fonction est située à un niveau hiérarchique immédiatement inférieur au comité de direction et qui exercent une influence directe et déterminante sur la direction de tout ou partie des activités de la société (niveau « CD‑1 »). Ces personnes doivent présenter les qualités requises de tout dirigeant effectif conformément à l’article 15 de la loi de contrôle des sociétés de bourse. Il incombe au premier chef à la société elle-même d’y veiller. Toutefois, comme expliqué dans le manuel « fit & proper », le respect des conditions précitées à l’égard de ces personnes ne fera pas l’objet d’une approbation préalable par la BNB sur la base de l’article 61 de la loi de contrôle des sociétés de bourse mais sera contrôlé dans le cadre du contrôle continu exercé sur la société.