Procédures en matière de risques

Cadre réglementaire

Connaissance de la structure opérationnelle

Les administrateurs saisissent bien la structure juridique et opérationnelle et les activités de l'établissement, y compris en ce qui concerne les risques liés aux services et produits proposés. Ils doivent s'assurer que cette structure et ces activités sont compatible avec les stratégies économiques, en matière de risque et d’appétit pour le risque qui ont été adoptées. Les fonctions d'encadrement (secrétaire général, affaires juridiques, personnel, communication) et les fonctions de contrôle indépendantes reçoivent toutes les informations spécifiques dont elles ont besoin pour assumer correctement leurs tâches respectives.

Les établissements de crédit qui offrent une large variété de services et produits financiers (produits bancaires, d'assurance, d'investissement), qui proposent des services et produits complexes et/ou qui développent une activité transfrontalière, mettront en place des structures adéquates permettant un suivi des risques qui découlent de ces activités.

Les établissements de crédit qui font partie d'un groupe doivent pouvoir informer l'autorité de contrôle quant à la structure du groupe dont ils font partie, y compris en ce qui concerne les mécanismes de pilotage et de contrôle du groupe qui leur sont applicables. Lorsqu'un établissement crée un grand nombre d'entités juridiques au sein de son groupe, leur nombre, et en particulier les interconnexions et les transactions entre elles, ne peuvent constituer un obstacle pour la bonne gouvernance ou la gestion et le contrôle efficaces des risques du groupe. Il y a par ailleurs lieu de se reporter à cet égard aux orientations 82 à 89 du document EBA/GL/2017/11.

L'établissement qui se trouve lui-même à la tête d'un groupe dispose d'informations sur toutes les entités pertinentes du groupe, y compris en ce qui concerne leur éventuel impact sur le groupe sur le plan des risques (cf. EBA/GL/2017/11, orientations 73‑74).

Politique en matière de centres off-shore et de structures complexes

Dans le cadre de leurs activités, les établissements de crédit recourent par ailleurs de plus en plus à des prestations de services et des structures complexes (constitution de sociétés, special purpose vehicles, trusts), tantôt pour leur propre compte, tantôt pour les proposer à des clients. Par ailleurs, les établissements de crédit développent souvent une activité transfrontalière. La décision de développer des activités dans des juridictions déterminées est dictée par une série de facteurs et de circonstances qui peuvent être liés à des objectifs stratégiques, commerciaux ou financiers légitimes. Les structures ou activités étrangères complexes, notamment dans des centres financiers off‑shore ou des juridictions dénuées de transparence, peuvent toutefois entraîner des risques financiers, juridiques et/ou de réputation.

Les établissements doivent donc éviter de mettre en place des structures ou activités complexes et potentiellement non transparentes. Dans le cadre de leurs décisions, ils doivent procéder à une évaluation des risques permettant de déterminer si ces structures ou activités peuvent être utilisées à des fins de blanchiment de capitaux ou d'autres infractions financières, d'une part, et quel est le cadre réglementaire et de contrôle applicable à ces structures ou activités, d'autre part. L’orientation 75 du document EBA/GL/2017/11 énonce les critères à prendre en compte par les établissements dans leur évaluation des risques.

Si l’établissement procède tout de même à la mise en place de structures ou activités complexes, l'organe légal d’administration est tenu de comprendre ces structures, leur finalité et les risques spécifiques qui y sont liés, et associer les fonctions de contrôle interne d'une manière appropriée. En tout état de cause, les établissements doivent s’abstenir de mettre en place des structures peu transparentes ou inutilement complexes qui n'ont pas de raison économique ou de finalité juridique claires, ou dont on craint qu'elles ne fassent l'objet d'abus.

Conformément à la répartition des tâches entre l'organe légal d'administration et le comité de direction, les administrateurs définissent une politique pour le recours à des juridictions étrangères et l'utilisation de structures complexes pour son propre compte ou pour les vendre à des clients. L’organe légal d’administration définit les objectifs poursuivis et veille à ce que les activités visées soient conformes aux dispositions légales applicables. Le lancement d'activités dans des juridictions étrangères et/ou la mise en place ou la vente de nouvelles structures complexes sont soumis à un processus d'approbation interne auquel est associée la fonction de compliance.

Le contrôle interne exercé sur ces activités est en proportion avec leur importance et les risques qui y sont liés. Les fonctions de contrôle indépendantes de l'établissement et le commissaire devront avoir librement accès à l'information et aux structures, comme le requiert l'exercice de leurs missions respectives. Ils seront tenus informés de tout développement significatif dans les activités visées.

En outre, les établissements doivent également appliquer toutes les mesures d’encadrement prévues dans les orientations 77‑81 du document EBA/GL/2017/11.

Politique en matière de conflits d'intérêts

Cadre réglementaire

  • Art. 21, § 1er, 3°, loi bancaire
  • Manuel d'évaluation de l’expertise et de l’honorabilité professionnelle, points 2.4.2.4 et 3.4.2.4
  • EBA/GL/2017/11 : orientations 103‑116
  • Principes du BCBS : principe 3

L'activité d'un établissement de crédit se caractérise par le concours de nombreux intérêts, souvent convergents mais tout aussi souvent divergents ou conflictuels, qui exigent un encadrement adéquat.

Les conflits d'intérêt peuvent apparaître dans les relations suivantes (liste non exhaustive) :

  • entre les actionnaires et l'établissement ;
  • entre les administrateurs et l'établissement (voir le régime des intérêts commerciaux personnels prévu par le Code des sociétés) ;
  • entre les collaborateurs et l'établissement et, par extension, les clients de l'établissement ;
  • entre l'établissement et ses clients, en raison du modèle commercial mis en œuvre et/ou des différents services et activités offerts par l'établissement ;
  • entre différents clients ;
  • entre l'établissement et sa société mère, sa filiale ou d'autres entreprises liées, dans le cadre de transactions intragroupe.

Les collaborateurs ont l'obligation de divulguer immédiatement en interne toute question qui pourrait donner lieu (ou a donné lieu) à un conflit d'intérêts.

Sans préjudice de l'application des dispositions du Code des sociétés ou d'autres réglementations spécifiques applicables (services d'investissement ; abus de marché), l'établissement de crédit arrête une politique exhaustive, incluant un cadre organisationnel et administratif (prévoyant aussi la conservation de données relatives à son application) et des procédures, pour identifier et prévenir les conflits d'intérêt ou, si cela s'avère raisonnablement impossible, les gérer d'une façon qui ne nuise pas aux intérêts des clients, et leur fournir à ce sujet les informations appropriées. Cette politique doit couvrir à tout le moins les situations et relations déterminées dans l’orientation 109 du document EBA/GL/2017/11.

Les mesures prises par l'établissement pour gérer ou, le cas échéant, atténuer les conflits d'intérêts sont documentées. Cela comprend ‑ entre autres ‑ les mesures et procédures suivantes :

  • instaurer des cloisonnements en matière d'information ou cloisonner physiquement des départements ;
  • confier à différentes personnes des maillons conflictuels dans une chaîne de transactions ou de services ;
  • confier à des personnes distinctes les responsabilités de surveillance et de reporting relatives à des activités se trouvant conflictuelles ;
  • éviter, au sein des activités conflictuelles, tout lien direct entre la rémunération des personnes pertinentes et les revenus générés par l'activité ;
  • éviter que des personnes actives au sein de l'établissement ou externes à celui-ci et ayant des intérêts conflictuels exercent une influence inappropriée sur une activité de l'établissement ;
  • adopter une politique et des procédures appropriées pour les opérations entre parties liées. Il pourrait s'agir, par exemple, d'exiger que les transactions soient effectuées à des conditions conformes au marché, d'obtenir un avis contraignant de membres indépendants de l'organe de direction, de limiter l'exposition à de telles transactions, etc. ;
  • prévoir que les membres de l'organe légal d’administration soient tenus de s'abstenir sur les questions pour lesquelles ils ont ou pourraient avoir un conflit d'intérêts potentiel, ou lorsque l'objectivité ou la capacité de la personne concernée à exercer correctement ses fonctions risquent d'être compromises ;
  • limiter les activités externes des personnes pertinentes.

Il est de bonne pratique d'informer les parties prenantes intéressées de la nature générale et des sources de conflits d'intérêt ainsi que de la politique arrêtée par l'établissement pour les identifier, les prévenir ou les gérer.