Comités + dérogations

Cadre réglementaire

Généralités

Lorsque cela est nécessaire, l'organe légal d'administration constitue des comités consultatifs spécialisés chargés d'analyser des questions spécifiques et de le conseiller en la matière. La constitution de ces comités ne peut vider le rôle de l'organe légal d'administration de sa substance : la prise de décision relèvera toujours de l'organe légal d'administration, qui agit en collège pour l'exercice de ses pouvoirs.

Afin de renforcer l’efficacité de la surveillance et du contrôle des activités, du fonctionnement et du profil de risque de l’établissement par l’organe légal d’administration, quatre comités spécialisés doivent être constitués au sein de l'organe légal d'administration : un comité d'audit, un comité des risques, un comité de rémunération et un comité de nomination. Ces comités sont chargés de préparer les décisions de l’organe légal d’administration dans leurs matières respectives.

Seuls les membres non exécutifs de l’organe légal d’administration, ne participant donc pas à la direction effective de l’établissement, peuvent, en toute logique, faire partie de ces comités qui renforcent la fonction de contrôle incombant à l’organe légal d’administration. La majorité des membres du comité d’audit sont indépendants au sens de l'article 526ter du Code des sociétés. Dans les autres comités siège au moins un administrateur indépendant.

Comme indiqué dans le document EBA/GL/2017/11, les comités doivent être composés d'au moins trois membres. Les établissements devraient envisager la rotation périodique des présidents et membres des comités. En outre, les établissement devraient s’assurer que les comités ne sont pas composés du même groupe de membres formant un autre comité. À cet égard la loi bancaire précise également que le nombre de comités dans lesquels peut siéger un même membre (non exécutif) de l'organe légal d'administration est limité à trois pour des raisons qui ont à voir avec la disponibilité des administrateurs et avec une répartition équilibrée des responsabilités entre les différents membres non exécutifs de l'organe légal d'administration.

Les mesures suivantes contribuent au bon fonctionnement des comités et sont donc ‑ sous réserve de dispositions légales plus strictes prévues par le Code des sociétés ‑ recommandées comme bonnes pratiques :

  • pour les établissements d'importance systémique et les autres établissements de crédit importants, le président de chaque comité est indépendant et la majorité des membres des comités des risques, de rémunération et de nomination sont également des administrateurs indépendants. Lorsque, en vertu de la loi bancaire, le comité des risques, de rémunération et de nomination doit comprendre au moins un administrateur indépendant au sens de l'article 526ter du Code des sociétés, l’on peut toutefois opter, pour les autres administrateurs indépendants ou la présidence indépendante d'un comité, pour l'indépendance conformément aux critères définis dans les orientations 91‑93 du document EBA/GL/2017/12. En ce qui concerne ce dernier point, il est également fait référence à la clarification de la notion d'indépendance telle qu'elle figure aux points 2.4.2.4 a) et 3.4.2.4 a) dans le manuel d'évaluation de l’expertise et de l’honorabilité professionnelle ;
  • le président du comité d’audit ou du comité des risques n'est pas le président de l'organe légal d'administration ou d’un autre comité ;
  • l'organe légal d'administration établit le règlement interne de chaque comité, dans lequel le rôle, la composition et le fonctionnement de chaque comité sont détaillés (en ce compris l'établissement de procès-verbaux des délibérations et des décisions prises) ;
  • pour des raisons d'efficacité, des personnes externes peuvent participer à tout ou partie des réunions, comme le président ou un membre du comité de direction, l'auditeur interne, le commissaire agréé, etc. ;
  • sans préjudice de dispositions légales plus strictes, les membres disposent d’une compétence collective dans le domaine des missions spécifiques du comité et disposent, dans l'exercice de leurs fonctions, de l'objectivité et de l'indépendance requises à l'égard de la direction effective.

En plus des comités imposés par la législation, la pratique présente dans le secteur financier une variété de comités, comme le comité de compliance, le comité stratégique, le comité 

Comité d'audit

Dans le cadre de la fonction de surveillance exercée par l'organe légal d'administration, le comité d'audit occupe une place prépondérante. Les tâches du comité d'audit sont généralement:

  • la supervision du processus de reporting financier et de l'intégrité de ce reporting;
  • la vérification de l'efficacité des mécanismes de contrôle interne et des fonctions de contrôle indépendantes;
  • le suivi des activités de l'audit interne, dont la confirmation du plan d'audit et des moyens mis à disposition, l'examen des rapports d'activité et des (résumés des) rapports d'audit, et l'assurance du bon fonctionnement des administrateurs exécutifs en ce qui concerne les mesures adéquates qu'ils sont tenus de prendre pour remédier aux lacunes constatées par les auditeurs internes;
  • le suivi du contrôle légal des comptes annuels et des comptes consolidés;
  • la discussion, avec le commissaire, de matières relatives au contrôle, et l'examen de questions importantes apparues dans le cadre de sa mission de contrôle légal;
  • l'évaluation et la surveillance de l'indépendance du commissaire;
  • la formulation de recommandations à l'organe légal d'administration quant à la nomination et au renouvellement de la nomination du commissaire, à son indépendance et à sa rémunération.

Le comité d’audit dispose d’une compétence collective dans le domaine d’activités de l’établissement de crédit concerné ainsi qu’en matière de comptabilité et d’audit, et au moins un membre du comité d’audit est compétent en matière de comptabilité et/ou d’audit. Dans le cadre de sa mission de contrôle prudentiel, l'autorité de contrôle appréciera les connaissances et l'expérience des candidats membres du comité d'audit et examinera également si la composition et les procédures du comité d'audit offrent des garanties suffisantes pour qu'il puisse correctement assumer son rôle.

Comité des risques

Chaque établissement de crédit doit maîtriser pleinement les risques encourus, en particulier au niveau de l'organe légal d'administration. Dans ce contexte, il s’impose que chacun des membres du comité des risques dispose individuellement d’une très bonne compréhension des matières pertinentes qui peuvent s’avérer particulièrement complexes. Cette exigence ne conduit pas à une exclusivité sur le plan de la formation ou du passé professionnel mais signifie que les membres doivent disposer du bagage professionnel ou académique leur permettant d’exercer un esprit critique adéquat eu égard aux matières traitées par ledit comité.

C’est en connaissance de cause que l’organe légal d’administration pourra alors fixer la stratégie et le niveau de tolérance en matière de risques de l’établissement, et en superviser étroitement la mise en œuvre et le respect par la direction effective de l’établissement.

En outre, le comité des risques doit examiner la politique de tarification à destination de la clientèle et s’assurer que les prix des produits présentés intègrent les risques liés à ces produits qui sont supportés par l’établissement en conformité avec la stratégie de l’établissement de crédit en matière de risques, sans toutefois devoir prendre en considération chacun des produits séparément. Le comité des risques vérifie d’autre part que les incitants mis en place en matière de rémunération variable s’inscrivent dans la gestion des risques (c.‑à‑d. de manière telle à ne pas les encourager), des besoins en fonds propres (y compris l’exigence globale de coussin de fonds propre de base de catégorie 1), et de la liquidité, en tenant compte des prévisions de bénéfices.

Comité de rémunération

Le comité de rémunération examine si les incitants créés par la politique de rémunération, y compris le système de promotion, ne sont pas de nature à conduire à des prises de risques excessives au sein de l’établissement ou à des comportements poursuivant d’autres intérêts que celui de l’établissement et de ses parties prenantes (stakeholders). Les politiques de rémunération ne peuvent davantage induire des conflits d’intérêts, notamment au détriment de la clientèle à qui seraient proposés certains produits. Le comité de rémunération peut, d’autre part, se baser sur des informations apportées par le comité des risques pour proposer des modifications à la décision de l’organe légal d’administration en matière de rémunération variable.

Comité de nomination

Le rôle et les responsabilités qui sont attendues d’un administrateur d’un établissement se sont considérablement développés sous la pression des crises financières et des risques que ces établissements peuvent faire courir pour la stabilité du système financier. Ceci va de pair avec une augmentation sans précédent de la technicité et du volume des différentes matières intervenant dans le processus de décision du secteur bancaire.

Cette professionnalisation des conseils d’administration doit se marquer non seulement au niveau des profils de ceux qui en font partie, mais aussi de leur degré d’implication et d’indépendance dans l’exercice de leur mandat. Tout administrateur devrait s’interroger sur la manière dont il exerce son mandat et les actes qu’il pose au cours de cet exercice. Dans ce contexte, le comité de nomination évalue, tant pour l’organe légal d’administration dans son ensemble, que pour chacun des administrateurs qui en font partie, le niveau de connaissance, d’implication, de disponibilité et d’indépendance d’esprit requis, compte tenu des caractéristiques de l’établissement de crédit. À cette fin, le comité de nomination joue un rôle crucial dans la désignation et la recommandation de candidats pour pourvoir les postes vacants au sein de l'organe légal d’administration.

En fonction de l’évolution de l’établissement et de son environnement, le comité de nomination doit identifier les besoins de l’organe légal d’administration et définir le profil adéquat recherché pour y répondre. À cet égard, le comité de nomination doit tenir compte notamment de la manière dont les connaissances, les compétences, la diversité et l'expérience au sein de l'organe légal d’administration sont réparties. En ce qui concerne plus particulièrement la diversité, le comité de nomination fixe un objectif chiffré pour la représentation du sexe sous-représenté dans l'organe d’administration et élabore par ailleurs une politique globale de diversité conformément aux dispositions des orientations 104‑109 du document EBA/GL/2017/12. L'objectif chiffré et la politique précités doivent par ailleurs être publiés, conformément à l'article 435, paragraphe 2, point c), du règlement n° 575/2013.

Le comité de nomination joue également un rôle important dans l'évaluation périodique du fonctionnement de chaque membre du conseil d'administration et de l'organe légal d’administration dans son ensemble.

Dispenses pour les établissements qui ne sont pas d'importance significative

L’obligation légale de mise en place des quatre comités précités au sein de l’organe légal d’administration, exclusivement composés d’administrateurs non exécutifs, ne se justifie pas pour des établissements de crédit présentant un profil de risque réduit compte tenu de leur taille ou de la nature de leurs activités. Ainsi, les établissements de crédit qui ne sont pas des d’établissements de crédit d’importance significative au sens de l’article 3, 30°, de la loi bancaire sont dispensés de mettre en place les comités de nomination et de rémunération. En outre, si la raison pour laquelle un établissement de crédit ne répond pas à la qualification d’établissements de crédit d’importance significative, consiste dans le non dépassement d’un total bilanciel de 3 milliards d’euros, cet établissement pourra alors fusionner les comités d’audit et des risques.

En cas d’absence de comité(s), c’est l’organe légal d’administration dans son ensemble qui est chargé d’exercer les fonctions attribuées aux différents comités. Il en découle que les normes précisées par la loi bancaire pour chacun des comités concernés, sont, dans ce cas, applicables à l’organe légal d’administration, quelle que soit la structure interne que cet organe met en place.

Contexte de groupe

L'article 33, § 2, de la loi bancaire habilite l’autorité de contrôle à tenir compte du contexte de groupe pour, le cas échéant, autoriser un établissement de crédit à ne pas devoir constituer un ou plusieurs des quatre comités que la loi impose. Dans ce cas, il convient qu'au sein des groupes ou sous-groupes concernés soient constitués un ou plusieurs comités qui soient compétents pour l'établissement de crédit et répondent aux exigences de la loi bancaire.

La communication CBFA_2009_22 relatives aux comités d'audit s'appliquera mutatis mutandis pour la politique de dérogation concernant la constitution des autres comités, étant entendu qu'il y aura lieu de tenir compte à cet égard des missions spécifiques propres à chaque comité.