Cumul de mandats
Conformément aux articles 61 et 62, § 1er, de la loi bancaire, les membres de l'organe légal d'administration, les membres du comité de direction, les dirigeants effectifs et les responsables de fonctions de contrôle indépendantes sont tenus de consacrer le temps nécessaire à l’exercice de leurs fonctions au sein de l’établissement. Ce principe général de disponibilité est précisé aux §§ 1 à 9 de l'article 62 de la loi bancaire et dans le Règlement de la BNB du 9 novembre 2021 concernant l’exercice des fonctions extérieures par les dirigeants d’entreprises réglementées et les responsables de fonctions de contrôle indépendantes.
En synthèse, les établissements doivent adopter et respecter des règles internes régissant les fonctions extérieures qui poursuivent 3 objectifs : (i) préserver la disponibilité, (ii) prévenir les conflits d’intérêts, et (iii) assurer la publicité desdites fonctions extérieures. Les établissements doivent procéder à une appréciation in concreto de l’impact des fonctions extérieures sur la fonction / les mandats exercés par les dirigeants et responsables de fonctions de contrôle indépendantes et une autorisation préalable doit dès lors être accordée par l’organe légal d’administration ou le comité de direction sur base d’un dossier dont le contenu minimum est défini dans la Règlement du 9 novembre 2021. Les fonctions extérieures doivent faire l’objet d’une publicité par les établissement via le rapport annuel de gestion ou leur site internet (sauf pour les responsables de fonctions de contrôle indépendantes) et être notifiés à la BNB via les formulaires fit & proper « Nouvelle Nomination » ou « Nouveaux éléments »[1].
Pour les établissements d’importance significative au sens de l’article 3, 30° de la loi bancaire, la loi bancaire prévoit également des restrictions quantitatives précises en matière de cumul des mandats. Pour plus d’informations concernant l’application de ces restrictions quantitatives et les modalités de calcul des mandats, il est renvoyé à la section 2.1.2. de la communication NBB_2022_19 du 12 juillet 2022.
S’agissant des autres règles concernant l’exercice de fonctions extérieures, le règlement de la BNB du 9 novembre 2021et la communication NBB_2022_19 du 12 juillet 2022 sont également pertinents.
[1] Plus précisément, l’article 62, §8 de la loi bancaire prévoit que l’obligation de notification sans délai à la BNB des fonctions extérieures concernent les administrateurs et dirigeants effectifs à l’exception des dirigeants « N-1 »(et non pas les responsables de fonctions de contrôle indépendantes). En pratique, cette limitation du champ d’application concerne uniquement la notification de nouvelles fonctions extérieures en cours d’exercice d’une fonction (via le formulaire « Nouveaux éléments »). Cette limitation ne met pas non plus à mal l’obligation, pour les établissements, de mettre à jour annuellement la plateforme eManex qui a pour but de donner une vue d’ensemble sur toutes les fonctions extérieures exercées par les administrateurs, dirigeants effectifs et responsables de fonctions de contrôle indépendante.