FAQ - Filing

FAQ - Filing

1. Dépôt des comptes annuels : questions techniques

Je continue à obtenir un écran gris ou un message d'erreur lorsque je me connecte. Y a-t-il un problème avec les paramètres du Firewall?

Si vous obtenez un écran gris vide lorsque vous vous connectez et que le lien suivant apparaît dans votre navigateur, il y a un problème de pare-feu :

https ://filing.cbso.nbb.be/?error=server_error&error_description=AADB2C90047%3a+ The+resource+%27https%3a%2f%2fcbsostorageappp.blob.core.windows.net%2fb2c%
2fux%2fnl%2funified.cshtml%27+contains+script+errors+preventing+it+from+being+loaded

Ce problème est dû aux paramètres du Firewall de votre PC et peut être résolu en autorisant les urls suivantes dans votre Firewall ou celui de votre entreprise :

login.microsoftonline.com

cbsostorageappp.blob.core.windows.net

b2clogin.com

Le message d'erreur suivant "ERR_BAD_SSL_CLIENT_AUTH_CERT" indique également un problème de pare-feu.

Dans ce cas également, contactez votre responsable informatique et autorisez en plus l'url suivante dans votre pare-feu ou celui de votre entreprise, dans la liste des Trusted Sites:

cbso-auth.my.evidian.com

L'importation d'un (ancien) fichier xbrl a échoué. Qu'est-ce que je peux faire ?

Lorsque vous tentez d’importer un ancien fichier xbrl, l’import échoue et le rapport de validation affiche l’erreur suivante :

‘‘Unable to locate the following schema reference: http ://www .nbb.be/be/fr/pfs/ci/xxx-2020-02-01.xsd…’

PLUS D’INFOS Voici la procédure à utiliser pour importer un ancien fichier xbrl : Import échoué. Que faire.pdf

Comment importer un fichier xtmp ?

Vous trouverez ci-après la procédure pour importer un ancien fichier xtmp.

Comment convertir un ancien fichier Xbrl.pdf

Mon dépôt a été rejeté après évaluation. Où puis-je consulter les raisons du refus ?

Si votre dépôt a été rejeté après évaluation, vous pouvez retrouver les raisons du refus dans le rapport de validation.

PLUS D’INFOS Voici la procédure à suivre pour consulter le rapport de validation : 
Pourquoi votre dépôt a été rejeté après évaluation.pdf

Comment dois-je interpréter les erreurs dans le rapport de validation ?

Dans le tableau ci-dessous, vous retrouvez les explications liées à plusieurs erreurs présentes dans le rapport de validation

FAQ_Tableau_Erreurs.pdf

Comment puis-je enlever les tags du fichier PDF?

Pour enlever les ‘tags’ du fichier PDF:

  • Veuillez utiliser une application PDF éditeur professionnelle comme Adobe Pro ou une autre application PDF gratuite comme SmallPdf, Cutepdf writer, Pdfescape ..etc. en faisant une nouvelle copie de votre document PDF.
  • Vous pouvez aussi imprimer les documents et les rescanner comme texte en format compact PDF.

PLUS D’INFOS Comment vérifier les propriétés d'un document

2. Dépôt des comptes annuels : paiement

Quand dois-je payer un compte annuel soumis ?

Etant donné que la BNB doit mettre les comptes annuels à disposition des tiers endéans les délais légaux, ces comptes ne peuvent être acceptés par le prestataire de services de paiement CCV pour le compte de la BNB. que si elle reçoit, sur son compte, le montant exact accompagné de la communication structurée correcte et ce, endéans les 6 jours ouvrables qui suivent le jour où les comptes annuels ont reçu le statut 'Prêt pour paiement'. La date à laquelle ce fichier de comptes annuels a été chargé est alors utilisée par la Centrale des bilans comme étant la date du dépôt officiel, même si le prestataire de services de paiement CCV n’avait pas encore perçu le paiement à cette date.

La mention de la communication structurée est-elle obligatoire pour le paiement par virement bancaire ?

La communication structurée est nécessaire pour lier le paiement du dépôt au compte annuel de ce paiement.

Toute absence ou erreur dans la communication structurée entraine automatiquement le refus du dépôt.

En cas de paiements groupés payés par virement bancaire : le paiement du montant total ne peut être fait que par une seule personne. La communication structurée ne peut être utilisée que pour un seul paiement. Les paiements partiels avec la même communication structurée par des clients différents seront automatiquement rejetés.

Comment puis-je envoyer le paiement à une tierce personne ?

Vous pouvez trouver les informations dans ce fichier pdf.

3. Dépôt des comptes annuels : choix du modèle

Les modèles de comptes annuels sont-ils également disponibles en anglais ?

La Commission des normes comptables (CCN) a publié une traduction anglaise non officielle des modèles pour les entreprises en janvier 2020.

Quel modèle dois-je utiliser pour un rectificatif d’un compte annuel déposé avant le 3 février 2021 ?

Vous pouvez trouver les informations dans ce fichier pdf.

Quel modèle doit être appliqué par les SCRL’s: avec ou sans capital ?

  • Les sociétés coopératives à responsabilité limitée (SCRL) qui répondent à la définition d'une société coopérative selon l'Art. 6:1 du Code des sociétés et associations, sont converties de plein droit en société coopérative le 01/01/2020 et doivent déposer un modèle sans capital pour les exercices clôturés après le 31/12/2019 et indiquer la forme juridique en tant que SC, même si leurs statuts n'ont pas encore été convertis et qu'elles ont le temps de le faire jusqu'au 31/12/2023 (on parle alors de SCRL réelles).
     
  • Les SCRL qui indiquent qu'elles ne répondent pas à la définition d'une société coopérative selon l'Art. 6:1 du Code belge des sociétés et associations, restent des SCRL jusqu'au 31/12/2023 et deviendront automatiquement une SRL à partir du 01/01/2024, à moins qu'elles ne modifient leurs statuts plus tôt et/ou n'optent pour une autre forme juridique et doivent déposer un modèle avec capital pour les exercices clos jusqu'au 31/12/2023 et utiliser la forme juridique SCRL (ce qui est appelé une SCRL impropre). Dans de nombreux cas, on parle de SCRL impropres lorsqu'il s'agit de sociétés professionnelles telles que les professions libérales (médecins, architectes, avocats, etc.).

Il appartient à l'entreprise concernée de décider si elle gère ou non une entreprise basée sur des idées coopératives (et répond à la définition d'une société coopérative).

4. Dépôt des comptes annuels : comment m'identifier?

Comment peut-on acquérir un secure login avec un certificat commercial?

Tout d’abord, connecter le certificat utilisé pour l’identification avant d’accéder sur les applications de la Centrale des bilans.
Ensuite, toujours supprimer complètement les données de navigation de votre navigateur internet pour éviter tous conflits.

Supprimez :

  • L’historique de navigation
  • L’historique des téléchargements
  • Les fichiers temporaires d’internet
  • Les cookies et autres données des sites
  • La mémoire cache

Comment supprimer les données de navigation?

Il est également possible qu'une protection antivirus ou endpoint soit active sur le système de l'utilisateur final et que le certificat n'atteigne pas le FAS parce qu'il est, par exemple, bloqué dans les HTTP Headers lors de son envoi. Dans ce cas, nous conseillons à l'utilisateur d'abaisser le niveau de sécurité en coopération avec un collègue du service informatique pour effectuer une nouvelle tentative de connexion.

Dois-je toujours utiliser le même certificat pour la procédure complète de dépôt ?

Le chargement, le suivi et le choix de paiement est impérativement fait avec le même certificat, sauf si le paiement est effectué par un tiers. 

Lors d’un remplacement ou d’une prolongation de la validité du certificat, il est possible que certaines données-clés soient modifiées. Par conséquent, le certificat n’est plus reconnu et des informations de l’historique de dépôt peuvent être perdues.

Je reçois un message d'erreur message d’erreur en cas d’une nouvelle carte d’identité. Comment cela se fait-il ?

Lors du remplacement d'une carte d'identité électronique, le nouveau certificat ne peut être utilisé qu'après 3 jours ouvrables.

5. Dépôt des comptes annuels : formats de fichiers

Quels sont les comptes annuels qui peuvent être déposés en XBRL?

peuvent être déposés en XBRL à condition que le SPF Economie autorise l'entreprise à tenir ses comptes dans une autre devise. Cette autorisation doit être mentionnée dans les notes ou les annexes des comptes annuels. 

  • L'entité qui n'est pas une entreprise étrangère

99% des comptes annuels ont été déposé en XBRL

Quand les comptes annuels doivent-ils être déposés au format PDF?

Il est 'fortement' recommandé de déposer les comptes annuels sous la forme d’une base de données structurée (XBRL).

Cependant, le dépôt sous forme de fichier PDF est obligatoire pour les comptes annuels suivant:

  1. Comptes annuels non normalisés:
    • Comptes annuels consolidés
    • Comptes annuels des sociétés étrangères
  2. Comptes annuels des modèles spécifiques:
    • Établissements de crédit, entreprises d'investissement et sociétés de gestion d'organismes de placement collectif
    • Entreprises d'assurance
    • Caisses d'assurance maladie et associations nationales soumises à la loi du 6 août 1990
    • Sociétés de gestion du droit d'auteur
  3. L’état de l’actif et du passif des sociétés immigrantes,

Quels sont les formats de fichiers autorisés ?

  1. Fichier XBRL (fichier structuré de données) ou fichier ZIP (avec contact, data et vendor fichier XBRL):
    • pour les comptes standardisés
  2. fichier PDF (Portable Document Format):
    • pour des comptes annuels avec un modèle dérogatoire
      (Par exemple: les établissements de crédit, les entreprises d’assurance, fonds de pension, les mutualités et unions de mutualités)
    • pour les comptes consolidés
    • pour les comptes annules des sociétés étrangères

Les comptes annuels peuvent-ils être déposés sur papier?

Non, le dépôt des comptes annuels sur papier n'est plus possible à partir du 1er janvier 2020.

6. Dépôt des comptes annuels : autres questions

Sous quel format et en quelle unité les données chiffrées doivent-elles être établies?

Il n'y a pas de séparateur de milliers. Le séparateur décimal est le 'point' du clavier numérique.

Les montants négatifs doivent être précédés d'un signe moins au lieu d'être entre parenthèses, lorsque cela est autorisé.

Dans le bilan social:

  • pour le nombre moyen d'employés : un chiffre après la virgule
  • pour le nombre réel d'heures travaillées : un chiffre arrondi
  • pour les frais de personnel : un chiffre arrondi.

L'unité d'euro sans décimale est la règle tant pour le dépôt que pour la publication des modèles micro, abrégés et complets. Néanmoins, pour faciliter la récupération des données issues de la comptabilité, les comptes annuels qui seront déposés, par voie électronique, en format XBRL pourront être exprimés en unités d'euros sans décimales ou avec deux décimales. Cette seconde possibilité permet au déposant de créer un lien automatique avec les informations provenant de sa comptabilité, sans gestion des arrondis. Après acceptation par la BNB et validation des contrôles arithmétiques et logiques (à un eurocent près), les données seront arrondies par l'application BNB à l'unité, pour la publication au format PDF.

Lors du dépôt en format PDF, la règle est de toujours utiliser des données numériques sans décimales, sinon le dépôt sera refusé. 

Comment puis-je vérifier si les comptes annuels ont été déposés ?

  1. Vérifier si le compte annuel a été publié sur 'consult'

    Une fois que les comptes annuels ont été acceptés, ils sont inscrits dans le registre électronique. Consult donne un aperçu de ce registre

    Les comptes annuels déposés à partir du 1er janvier 1999 peuvent être consultés gratuitement sur Consult. La publication du compte annuel sur Consult est la preuve que le dépôt a été accepté.

    Vous désirez consulter les comptes annuels de certains fonds communs de placement? Cliquez ici.

  2. Réception de la Mention de de dépôt
    Dans les 11 jours ouvrables suivant la date d'acceptation du dépôt, la BNB enverra la mention de dépôt de vos comptes annuels uniquement à la boîte aux lettres électronique sécurisée de votre entreprise (e-Box Entreprise).

Source: art. 3:72 AR CSA

Quelle est la date officielle du dépôt?

La date officielle du dépôt d’un compte annuel accepté est la date du chargement du compte annuel.

Quelques exemples pour éclaircir:

Exemple 1:

Samedi le 1 juillet – les comptes ont été envoyés en ligne
Lundi le 3 juillet - les comptes ont été acceptés
Mercredi le 5 juillet – réception des frais de dépôt
Les comptes sont publiés et le date de dépôt est celle du samedi le 1 juillet.

 

Exemple 2:

Samedi le 15 mai – les comptes ont été envoyés en ligne
Lundi le 17 mai – les comptes ont été refusés
Lundi le 17 mai –des comptes adaptés ont été redéposés et acceptés
Mercredi le 19 mai – réception des frais de dépôt
Les comptes sont publiés et le date de dépôt est celle du lundi le 17 mai.

Quelle est la durée maximale de l’exercice ?

(Art.1:24, §4 CSA)

La durée d’un exercice ne peut pas dépasser vingt-quatre mois moins un jour calendrier.

Comment effectuer un dépôt rectificatif ?

Comment créer un dépôt à partir de l’année précédente ?

Salut, je m’appelle Cybo, comment puis-je vous aider aujourd’hui?

Cybo