Outre leurs comptes annuels, avec le bilan, le compte de résultats, les affectations et prélèvements et l'annexe, les entreprises sont censées publier d’autres informations importantes comme, notamment, les ‘Autres documents à déposer en vertu du Code des sociétés et associations(CSA)’. Ceux-ci sont déposés à la Centrale des bilans, en utilisant le même formulaire de dépôt, en même temps que les comptes annuels de l’entreprise. Le formulaire de dépôt à utiliser, complet, abrégé ou micro dépendra de la taille de l’entreprise.

Sociétés

Le formulaire de dépôt pour les sociétés peut - à côté des comptes annuels avec le bilan, le compte de résultats, les affectations et prélèvements et l'annexe, - contenir des ‘autres documents à déposer’ (CSA art. 3:12.§1:

• les informations relatives aux participations et la liste des entreprises pour lesquelles la société a une responsabilité illimitée (CSA. art. 3:12.§1, 7°),
  Sections: A-cap 7.1 et 7.2; A-app 7.1 et 7.2; M-cap 7.1 et 7.2 ; M-app 7.1 et 7.2.
  Note : dans le cas d'un modèle complet, cela fait partie des "Notes explicatives" et non des "Autres documents à déposer en vertu du CSA".
  Sections : C-cap 6.5.1 et 6.5.2; C-app 6.5.1 et 6.5.2.
   
• la structure de l’actionnariat (CSA art.5:44 ; art.5:97),
  Sections: A-cap 8; A-app 8.
  Note : pour un modèle complet, cela fait partie de "Exposé des motifs" et non des "Autres documents à déposer en vertu du CSA".
  Sections : C-cap 6.7.2; C-app 6.7.2.
   
• autres informations à communiquer en vertu du Code des sociétés et des associations
  Sections: A-cap 9; A-app 9; M-cap 8; M-app 8.
   
• le rapport de gestion (CSA art. 3:12.§1, 6°),
  Sections: C-cap 7; C-app 7; A-cap 10; A-app 10; M-cap 9; M-app 9.
   
• le rapport du (des) commissaire(s) ( CSA art. 3:12.§1,4°),
  Sections: C-cap 8; C-app 8; A-cap 11; A-app 11; M-cap 10; M-app 10.
   
• le rapport des paiements aux autorités publiques (CSA art.3:12.§1,5°),
  Sections: C-cap 9; C-app 9.
   
• le bilan social (CSA art.3:12.§1,8°),
  Sections: C-cap 10; C-app 10; A-cap 12; A-app 12; M-cap 11; M-app 11.
   
• le rapport des rémunérations accordées par les sociétés dans lesquelles les pouvoirs publics où une ou plusieurs personnes morales de droit public exercent un contrôle (CSA art. 3:12.§1, 9°),
  Sections: C-cap 11; C-app 11; A-cap 13; A-app 13; M-cap 12; M-app 12.
   
• les procès-verbaux ou rapports concernant les conflits d'intérêts et/ou les contrats (CSA, art.5:77.§1; art.6:65.§1; art.7:96.§1; art.7:103.§1; art.11:9.§1),
  Sections: C-cap 12; C-app 12; A-cap 15; A-app 15; M-cap 13; M-app 13.
   
• le rapport du conseil de surveillance (CSA art.15:29 et art.16:27),
  Sections : C-cap 13; C-app 13; A-cap 15; A-app 15; M-cap 14; M-app 14.
   
• le(s) compte(s) annuel(s) de la (des) société(s) pour laquelle (lesquelles) la société déposante a une responsabilité illimitée (CSA art.3:12.§1, 7°),
  Sections: C-cap 14; C-app 14; A-cap 16; A-app 16; M-cap 15; M-app 15.
   
• autres documents (à préciser par la société) (CSA art. 3:12 §1, 10°)

  Sections: C-cap 15; C-app 15; A-cap 17; A-app 17; M-cap 16; M-app 16.

  Remarque : dans le modèle abrégé et le modèle micro, pour les sociétés avec capital, la rubrique "État du capital" peut être incluse dans cette section (CSA art. 7:50). Dans le modèle complet, ce point fait l'objet d'une section distincte (6.7.1).
   

Principe du dépôt fractionné

En application de la directive 2013/34/UE du Parlement européen et du Conseil du 26 juin 2013 relative aux états financiers annuels, aux états financiers consolidés et aux rapports y afférents de certaines formes d'entreprises, l'application Filing offre la possibilité d'effectuer un dépôt fractionné (dépôt SPLIT), d'une part, des comptes annuels de la société et, d'autre part, des autres pièces c'est-à-dire les autres documents à déposer en vertu du Code des sociétés et des associations.

Pour les comptes annuels consolidés, l’application de dépôt ne prévoyait pas la possibilité d’un dépôt fractionné.

Lors du choix des modèles de sociétés, cela est indiqué entre parenthèses à côté du type de modèle :

• SPLIT-Modèle complet société sans capital (comptes annuels).
• SPLIT-Modèle complet société sans capital (autres documents)
• SPLIT-Modèle complet société à capital (comptes annuels)
• SPLIT-Modèle complet société à capital (autres documents)

Il en va de même pour le schéma abrégé et le schéma micro, tant pour les sociétés sans capital que pour les sociétés avec capital.

Un dépôt séparé des autres documents à déposer n'est autorisé que si (1) tous ces documents sont déposés en même temps et (2) que les comptes annuels ont été publiés au préalable (art. 3:66 AR CSA).

Chaque dépôt séparé est payant, ce qui rend un dépôt séparé plus coûteux que le dépôt des comptes annuels et de tous les autres documents dans leur ensemble.

Une rectification se fait par un dépôt rectificatif en déposant, selon le cas, les comptes annuels complets et dûment adaptés ou, l'ensemble complet et dûment adapté des autres documents (art. 3:73 AR CSA).

Associations et fondations

Le formulaire de dépôt pour les associations et les fondations peut - outre les comptes annuels avec le bilan, le compte de profits et pertes, l'affectation du résultat et l'annexe - contenir également "des autres documents à déposer" (CSA. Art. 3:12 §1):

• le rapport de gestion (CSA art. 3:12.§1, 6°),
  Section:C-asbl 7; A-asbl 7; M-asbl 7
   
• le rapport du (des) commissaire(s) (CSA art. 3:12.§1, 4°),
  Sections: C-asbl 8; A-asbl 8; M-asbl 8
   

La directive européenne 2013/34/UE ne s'applique pas aux associations et fondations, donc la possibilité d’un dépôt fractionné n'est pas prévue pour elles.