Conditions d’utilisation de l’application Filing CBSO

Conditions d’utilisation de l’application Filing CBSO

En utilisant l’application, vous marquez votre accord avec les conditions d’utilisation définies ci-après.

La Banque nationale de Belgique (ci-après, « la BNB ») met à disposition sur son site internet une application informatique (ci-après, « l’application Filing CBSO » ou « l’application ») qui permet de créer des comptes annuels et/ou d’autres documents à déposer en vertu du Code des sociétés et des associations sous la forme d’un fichier de données structuré, d’importer des fichiers ZIP ou XBRL, d’établir une déclaration sur la base d’un formulaire PDF, de la valider et de la soumettre à la BNB. La BNB autorise dès lors l’utilisateur de l’application Filing CBSO (ci-après, « l’utilisateur »), après qu’il s’est préalablement identifié comme expliqué ci‑après, à utiliser ce logiciel sur son site internet moyennant le respect des conditions d’utilisation actuellement en vigueur (ci-après, « les conditions d’utilisation »).

La BNB se réserve le droit de modifier à tout moment ces conditions d’utilisation, en vue, entre autres, d’accroître l’efficacité de l’établissement et de la validation des comptes annuels à l’aide de l’application. Le public sera informé dans les plus brefs délais de tout changement par le biais d’un message sur le site internet de la BNB.

1. Accès à l’application Filing CBSO

L’application Filing CBSO est accessible en permanence. La BNB se réserve le droit de fermer l’accès à tout ou partie de l’application sans notification préalable si cette mesure se révèle nécessaire ou inévitable.

L’utilisateur doit être conscient du fait que le nombre total de comptes annuels à établir, compléter ou déposer et/ou d’autres documents à déposer au moyen de l’application peut être tellement élevé durant certaines périodes qu’il entrave ou empêche l’accès à l’application. Tel est plus particulièrement le cas les derniers jours ouvrables des mois de juin, juillet, août et septembre.

2. Utilisation de l’application

Lorsqu’il utilise l’application, l’utilisateur doit se conformer aux conditions d’utilisation et aux lois et règlements applicables. Il est notamment interdit à tout utilisateur :

  • d’utiliser l’application à des fins illégales ou préjudiciables ;
  • d’entraver l’accès à l’application, de perturber son fonctionnement, de la modifier ou de la rendre moins efficace, ou encore de causer un dommage à l’application, à la BNB ou à des tiers ;
  • d’utiliser l’application pour diffuser ou propager des virus informatiques ou des informations illégales ou préjudiciables ; et
  • d’envoyer des messages non sollicités.

La BNB se réserve le droit de suspendre unilatéralement et sans notification préalable l’accès à l’application et l’utilisation de celle-ci par tout utilisateur qui ne respecte pas les conditions d’utilisation en question.

3. Utilisation d’une clé numérique valide

L’authentification de l’utilisateur (User Authentication) et l’accès à l’application qui y est lié se font uniquement via CSAM, la passerelle vers les services en ligne du gouvernement. Cela requiert l’utilisation d’une clé numérique valide. Peuvent faire office de clé numérique :

  • une carte d’identité électronique (eID) belge ;
  • itsme ou une pièce d’identité numérique ;
  • eIDAS ;
  • un certificat qualifié nominatif délivré par Globalsign ou QuoVadis ou un certificat Isabel.

Pour de plus amples informations sur les clés numériques et leur utilisation, cf. Nouvelle procédure d’accès à l’application Filing CBSO | nbb.be

4. Protection de la vie privée

La BNB, dont le siège social est situé boulevard de Berlaimont 14 à 1000 Bruxelles, enregistre les données à caractère personnel de l’utilisateur de manière à pouvoir accorder à ce dernier l’accès à l’application et à pouvoir prendre contact avec lui, par exemple en cas de problème lors de l’utilisation de l’application ou dans le cadre du traitement de comptes annuels présentés ou pour envoyer l’avis de dépôt ou des courriers électroniques relatifs aux paiements.

La BNB soutient ce traitement des données à caractère personnel conformément à l’article 6.1, (b) et (e) du règlement général sur la protection des données[1].

Ce traitement porte sur les données à caractère personnel de l’utilisateur : les données signalétiques, les coordonnées, la clé numérique qui permet de s’authentifier.

La BNB est responsable du traitement de ces données à caractère personnel. Celles-ci ne sont accessibles que sur une base « need-to-know » pour un nombre limité de membres du personnel de la Banque qui assurent la gestion de l’application. Les données à caractère personnel ne seront pas transmises à des tiers, à moins que la BNB n’y soit légalement tenue ou qu’il y ait un intérêt justifié à prendre connaissance de ces données. De cette manière, les données strictement nécessaires peuvent, le cas échéant, être transmises à l’entreprise (ou à ses représentants) pour laquelle le compte annuel a été déposé, aux mandataires de justice dans l’exercice de leur fonction, aux magistrats, à la police moyennant la requête d’un magistrat, à l’Administration générale de la Perception et du Recouvrement (SPF Finances) ou à un inspecteur social (SPF Sécurité sociale).

Limitation de la conservation : les données à caractère personnel du déposant sont conservées durant dix ans.

Pour autant que les conditions qui prévoient la législation et la réglementation applicables à cet égard soient remplies, vous avez le droit :

  • d’accéder et éventuellement d’améliorer ces données ;
  • de vous opposer à ce traitement pour des raisons liées à votre situation spécifique ;
  • de supprimer ces données ou d’obtenir une limitation du traitement de ces données ;
  • de recevoir ces données dans un format structuré, courant et lisible par les machines, et de transmettre ces données à un autre responsable du traitement ;

(5) de porter plainte auprès de la Commission pour la protection de la vie privée si vous considérez que ce traitement enfreint la législation et la réglementation applicables.

Pour pouvoir exercer les droits repris sous les points (1) à (4), vous pouvez envoyer un e-mail au délégué à la protection des données de la BNB, à l’adresse [email protected].

[1] Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE

5. Établissement de comptes annuels au moyen de l’application

Il s’agit d’une application en ligne qui permet à l'utilisateur d'établir des comptes annuels selon un des modèles de comptes annuels pour entreprises, associations ou fondations, dans les trois langues nationales, soit par :

  • l'encodage manuel des données ;
  • le chargement d'un fichier valable établi par un logiciel de comptabilité.

En option, il est également possible d’effectuer un dépôt additionnel en anglais, mais le dépôt en anglais seul ne suffit pas à respecter l’obligation légale de publication.

L'application permet de récupérer les données signalétiques provenant de la Banque-Carrefour des Entreprises (ci-après appelée « BCE »). La BNB n'est pas responsable de l'exactitude et de la complétude de ces données récupérées telles qu'elles sont enregistrées dans la BCE (voir aussi : 9. Les données mises à disposition).

Pour certaines sections des comptes annuels (comme la structure des actionnaires, le rapport des commissaires et le rapport annuel) l'application permet d'importer des fichiers PDF le cas échéant.

L’application permet également de valider les données saisies conformément aux prescriptions légales et techniques décrites dans le « Protocole pour le dépôt par voie électronique des comptes annuels des entreprises sous forme de fichier structuré» et de les visualiser afin de contrôler les données introduites ou de soumettre le dépôt à l’approbation de l’assemblée générale des actionnaires.

L’utilisateur est tenu de sauvegarder les formulaires de dépôt créés dans son espace personnel d’où il peut les déposer au moyen de la fonction « Soumettre ».

L’application permet en outre d’importer des fichiers au format ZIP ou XBRL (générés grâce à un logiciel de comptabilité) dans le but ensuite de les valider et de les déposer à l’aide de la fonction « Soumettre ».

6. Dispositions relatives à la responsabilité limitée de la BNB

Hormis en cas de faute grave ou intentionnelle de sa part, la BNB ne peut être tenue responsable de tout préjudice direct ou indirect (en ce compris la perte de bénéfice, l’imputation de frais supplémentaires ou le manque d’une opportunité) subi par l’utilisateur ou l’entreprise du fait de l’utilisation de l’application ou de l’impossibilité de l’utiliser, quelle qu’en soit la raison. Hormis en cas de faute grave ou intentionnelle de sa part, la BNB ne peut être tenue responsable, notamment mais pas exhaustivement, de tout préjudice direct ou indirect causé par la transmission d’un virus en dépit des mesures de protection mises en place ou par l’interruption ou le ralentissement de l’accès à l’application ou de son utilisation en raison, par exemple, de perturbations des lignes de communication ou de problèmes de connexion, de l’accès non autorisé au site de la BNB par l’utilisateur ou un tiers, de la maintenance ou d’adaptations de l’infrastructure de la BNB, d’une interruption ou de la survenance de tout cas de force majeure.

1. La BNB se réserve le droit de modifier à tout moment l’application, de même que sa structure et le chemin pour y accéder. Elle en informera l’utilisateur par l’intermédiaire de ce site internet.

2. La BNB entend mettre l’utilisateur en garde contre l’« hameçonnage » (également appelé « phishing »). Cette pratique est une forme d’escroquerie sur internet qui consiste à soutirer des informations confidentielles (comme des numéros de carte de crédit, des mots de passe, etc.) à des internautes qui ne se doutent de rien. L’utilisateur est invité par e-mail à confirmer une série de données à caractère personnel sur un faux site internet. Ce dernier ressemble à s’y méprendre au site sur lequel l’utilisateur croit se trouver. Afin de combattre l’hameçonnage, la BNB n’invitera jamais l’utilisateur par e‑mail à cliquer sur un lien menant à l’application et une modification du chemin d’accès à l’application ne sera jamais communiquée à l’utilisateur par e‑mail. La BNB utilisera toujours son site internet à ces fins. En ce qui concerne les paiements, en revanche, le prestataire de services de paiement (CVV) envoie bien des liens de paiement sécurisés à une adresse électronique communiquée par le déclarant dans l’application.

L’utilisateur est tenu de toujours vérifier le certificat de sécurité de la BNB. Pour ce faire, il convient de suivre les étapes décrites ci‑dessous, en vigueur pour Microsoft Edge :

  • après avoir saisi l’adresse internet et être parvenu à l’écran d’accueil de l’application, l’utilisateur doit cliquer sur le cadenas fermé qui se trouve en haut à droite de l’écran, vérifier la mention « Connection is secure » et cliquer dessus ;
  • dans la fenêtre qui apparaît ensuite, il doit cliquer sur l’icône de certification en haut à droite puis sur l’onglet « General » ; le champ « issued to » doit contenir « *.cbso.nbb.be » ;
  • il doit ensuite cliquer sur l’onglet « Details » puis sur le champ « Thumbprint » : les quatre derniers caractères affichés doivent être « 9343 ».

Si tel n’est pas le cas, l’utilisateur doit immédiatement interrompre la connexion avec la BNB et avertir le Service Desk de la BNB au numéro 02/221.40.60.
La BNB ne peut en aucun cas être tenue pour responsable des dommages ou des pertes subis par l’utilisateur d’une application imitant l’application.

3. L’octroi par la BNB d’une quelconque assistance technique concernant le fonctionnement de l’application ne constitue qu’une obligation de moyens et non une obligation de résultats.

7. Droits de propriété intellectuelle

La BNB est et reste titulaire des droits de propriété intellectuelle et du savoir-faire liés à l’application. Une licence d’utilisation non exclusive de l’application de la BNB est attribuée à l’utilisateur. Le droit d’utilisation tel que mentionné explicitement dans les présentes conditions d’utilisation est le seul droit octroyé.

8. Droit applicable – tribunaux compétents

Toute remarque concernant les présentes conditions d’utilisation doit être adressée à [email protected]. Sauf dispositions contraires légalement contraignantes, le droit belge s’applique aux présentes conditions d’utilisation. En cas de litige, seuls les tribunaux établis dans l’arrondissement judiciaire de Bruxelles sont compétents.

9. Données mises à disposition

L’application FILING CBSO permet d’importer des formulaires de dépôt aux formats ZIP ou XBRL, d’introduire une déclaration sur la base d’un formulaire PDF ou de créer un nouveau formulaire de dépôt. Les formulaires importés ou nouvellement créés sont disponibles dans le Personal Space, à savoir l’environnement de travail permettant d’effectuer toutes sortes d’actions, comme des paiements ou des dépôts.

Les données d’identification des personnes morales, comme le nom, l’adresse, la forme juridique et la situation juridique, qui sont fournies dans l’application par la BNB, le sont à titre d’information complémentaire. Elles proviennent de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE), qui est gérée par le SPF Économie. La BNB se borne à reproduire ces données, qui sont considérées comme authentiques, et vous recommande de manière générale de les contrôler avant d’en faire usage, en particulier en ce qui concerne la situation juridique, et d’adapter le formulaire en cas d’erreur.

Les informations enregistrées dans la BCE peuvent, du reste, être consultées et contrôlées directement au moyen de la fonction « Public Search » sur le site internet de la BCE.

En cas d’erreur constatée dans les données authentiques enregistrées dans la BCE (consultables sur le site internet du SPF Économie via ce lien hypertexte), il appartient en principe à la personne morale concernée d’en informer elle-même la BCE, pour autant qu’elle ait rempli toutes les obligations légales en matière de communication de données d’identification. La procédure de rectification est expliquée sur le site internet de la BCE.

Les personnes morales concernées sont responsables du contenu des documents qu’elles déposent à la BNB. Ceux-ci sont en effet publiés tels quels par la BNB, étant entendu que la BNB mentionne certaines informations dans la zone réservée en haut de la première page de chaque document et que la BNB convertit les comptes annuels déposés sous la forme de fichiers structurés en fichiers PDF.

Lorsque des comptes annuels devant être établis suivant l’un des modèles mis à disposition par la BNB sont déposés électroniquement sous la forme d’un fichier structuré, les sections du modèle qui sont sans objet ne sont pas reprises dans la copie mise à disposition par la BNB. De plus, les montants exprimés en euros avec deux décimales conformément à la réglementation en vigueur sont arrondis en euros sans décimales par la BNB.

Si une personne morale constate que son dépôt n’est pas conforme à ce qu’elle aurait dû déposer, elle peut procéder à un « dépôt rectificatif », qui sera également mis à disposition tel quel par la BNB.

Un registre de tous les actes de société publiés à partir de 1983 aux annexes du Moniteur belge peut être consulté sur le site internet du SPF Justice. Les actes récents peuvent en outre être visualisés en ligne.

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