L'exception: le dépôt sur papier

Comme la loi prévoit que le dépôt par voie électronique soit la règle, en pratique, 0,2% seulement de tous les documents qui sont acceptés par la Banque nationale sont déposés sur papier.  

Qui peut déposer sur papier?

A partir du 1er mars 2009, seuls les comptes annuels et comptes consolidés, ainsi que les pièces à déposer en même temps que ceux-ci et qui concernent une des entreprises suivantes, pourront encore être déposés sur papier:

  • une société étrangère ou un groupement européen d'intérêt économique de droit étranger;
  • une entreprise dont le chiffre d'affaires, hors taxe sur la valeur ajoutée, ne dépasse pas le seuil de 500.000 EUR pour le dernier exercice. Lorsque le dernier exercice a une durée inférieure ou supérieure à douze mois, le montant du seuil précité est multiplié par une fraction dont le dénominateur est douze et le numérateur le nombre de mois compris dans l'exercice considéré, tout mois commencé étant compté pour un mois complet.
  • une association ou fondation.

Acceptation ou refus d'un compte annuel ou compte consolidé déposé sur papier

La Centrale des bilans accepte le dépôt d'un compte sur papier s'il répond à toutes les conditions de forme et si les frais de dépôt sont payés. La Centrale des bilans soumet ensuite les comptes annuels normalisés aux contrôles arithmétiques et logiques prévus dans l'arrêté royal. Si la Banque nationale constate que le compte annuel d'une entreprise contient des erreurs substantielles, l'entreprise est priée, par écrit, de déposer un compte rectificatif.

Conditions de forme

Les documents qui sont déposés sur papier doivent répondre aux conditions de forme suivantes:

  • être imprimés uniquement à l'encre noire au recto de feuilles blanches ou ivoire de format A4 et de bonne qualité;
  • réserver une marge d'au moins 1 centimètre autour de chaque page;
  • dans la partie supérieure de la première feuille du compte annuel, laisser une bande horizontale de 2 centimètres au minimum;
  • mentionner en haut de chaque page le numéro d'entreprise de la personne morale
  • s’il s’agit d’un dépôt rectificatif, indiquer en première page la mention "correction";
  • ne pas comporter de données manuscrites outre la signature;
  • garantir une bonne lisibilité des données par une taille suffisante des caractères utilisés et un contraste suffisant entre les données et l'arrière-plan;
  • sur la première page, être signés à la main par une ou des personnes ayant le pouvoir de représenter la personne morale à l'égard des tiers, avec mention du nom et de la qualité des signataires;
  • s’il s’agit d’un compte annuel d'une personne morale devant établir ses comptes annuels selon le modèle complet ou abrégé, adopter la même présentation que celle du modèle de compte annuel en vigueur publié par la Banque nationale de Belgique.

Un compte annuel sous format papier peut être déposé auprès de la Banque nationale à cette adresse : "Banque nationale de Belgique, Dépôt des comptes annuels, boulevard de Berlaimont 14, 1000 Bruxelles".

Mode de paiement

Un compte annuel sur papier peut uniquement être réglé par virement. Le déposant devra suivre la procédure suivante:

  • le compte annuel devra être accompagné d'un document reprenant les coordonnées du déposant (adresse e-mail et/ou numéro de téléphone)
  • si toutes les conditions de forme sont remplies, un collaborateur de la Centrale des bilans prendra contact par téléphone ou par e-mail avec le déposant afin de lui fournir les élément suivants:
    • le montant total dû
    • le numéro du compte sur lequel le montant dû doit être transféré
    • la communication spécifique à mentionner sur le virement
    • la date ultime de réception du paiement par la Banque nationale

    en d'autres termes, les frais de dépôt ne peuvent donc seulement être versés qu'après la communication des données de virement au déposant

  • le déposant fait en sorte que le paiement des frais de dépôt soit réglé immédiatement en utilisant les données communiquées
  • lors d'un paiement correct, les comptes annuels seront enregistrés comme dépôt accepté; le cas échéant, la date à laquelle la Centrale des bilans a réceptionné le compte annuel sera utilisée comme la date officielle de dépôt.

"Mention de dépôt des comptes annuels" lors de l'acceptation

La Banque nationale transmet la "Mention de dépôt des comptes annuels", endéans les 11 jours qui suivent la date d'acceptation du dépôt des documents:

  • par la poste, à la personne morale dont le compte annuel ou compte consolidé a été accepté
  • à la Direction du Moniteur belge par l'intervention de la Banque-Carrefour des Entreprises. Cette direction publie cette mention dans les Annexes au Moniteur belge.

La mention de dépôt des comptes annuels vaut pour les entreprises, les associations et fondations comme preuve du dépôt et aussi comme pièce justificative vis-à-vis de l’administration fiscale.

Refus d'un compte annuel ou compte consolidé déposé sur papier

La Centrale des bilans refuse le dépôt d'un compte qui ne respecterait pas les conditions de forme et/ou ne serait pas payé à temps.

Dans le cas d'un refus de compte annuel, la personne morale dont le compte annuel ou compte consolidé est déposé, en est avertie par courrier dans les 8 jours ouvrables qui suivent la réception du compte. Les conditions qui n'ont pas été respectées sont reprises dans cette lettre de refus. Les documents déposés et le paiement éventuel sont retournés à la personne morale. Lorsque le compte annuel est déposé sur papier par un "tiers déposant" à la demande et pour le compte d'une personne morale, les documents déposés sont envoyés directement au tiers déposant.

Dans le cas d'un refus le (tiers) déposant devra ensuite recommencer toute la procédure de dépôt. Le cas échéant, la date officielle de dépôt change, ce qui peut éventuellement influencer le tarif applicable.

Correction d'un compte annuel ou compte consolidé déposé sur papier

Une personne morale peut procéder, de sa propre initiative, à un dépôt rectificatif ou complémentaire au dépôt des comptes annuels précédemment acceptés par la Centrale des bilans si cela s'avère nécessaire.

La Centrale des bilans effectue des contrôles arithmétiques et logiques sur les modèles abrégé et complet. La procédure veut que la Banque nationale avertisse, par écrit, les entreprises, associations et fondations qui ont déposé leurs comptes annuels sur papier, des erreurs qui ont été constatées dans les comptes annuels.

Il est fait une distinction entre les anomalies substantielles et les anomalies simples.

Les anomalies substantielles sont celles qui ne peuvent pas être corrigées sur base des données qui sont dans les comptes annuels. Dans ce cas, l'entreprise se doit de déposer un compte rectificatif dans les 2 mois qui suivent l'avis de la Banque nationale sur les anomalies substantielles.

Pour les anomalies simples (uniquement), l'entreprise est simplement priée de ne plus les commettre dans les dépôts ultérieurs.

Le dépôt rectificatif n'est pas obligatoire pour les associations et fondations.

Les anomalies substantielles ne surviennent que sur les comptes déposés en format papier ou par voie électronique, en format PDF. Pour un compte qui est déposé par voie électronique sous forme de fichier structuré (fichier XBRL), les anomalies substantielles sont détectées lors de la validation du compte dans l'application et s'il en contient, il  est automatiquement refusé.

Pour que le dépôt rectificatif ou complémentaire puisse être accepté par la Centrale des bilans, il faut:

  • que les frais de dépôt rectificatifs soient acquittés. 
  • seules les pages rectifiées ou additionnelles doivent être précédées de la page 1 du document normalisé, dûment complétée et signée. En  haut de chaque page, doit figurer la mention "RECTIFICATION".