Le dépôt sur papier : le 31 décembre au plus tard

En 2018, seulement 0,09 % des documents acceptés par la Banque nationale sont déposées sur papier. Le nouveau Code des sociétés et associations prévoit uniquement le dépôt par voie électronique.

Qui peut déposer sur papier?

A partir du 1er mars 2009 et au plus tard le 31 décembre 2019, seuls les comptes annuels (consolidés) pourront encore être déposés sur papier:

  • une entreprise dont le chiffre d'affaires ne dépasse pas le seuil de 500.000 EUR pour le dernier exercice.
  • une association ou fondation.
  • une société étrangère ou un groupement européen d'intérêt économique de droit étranger

Jusque quand peut-on encore déposer les comptes annuels sur papier?

Le Code des sociétés et associations du 23 mars 2019 ne prévoit plus les dépôts de comptes annuels sur papier. Conformément au régime transitoire  la Centrale des bilans acceptera les dépôts sur papier jusqu’au 31 décembre 2019 inclus.

Acceptation ou refus d'un compte annuel ou compte consolidé déposé sur papier

La Centrale des bilans accepte jusqu’au 31 décembre 2019 le dépôt d'un compte sur papier s'il répond à toutes les conditions de forme et si les frais de dépôt sont payés. La Centrale des bilans soumet ensuite les comptes annuels normalisés aux contrôles arithmétiques et logiques prévus dans l'arrêté royal. 

Si la Banque nationale constate que le compte annuel d'une entreprise contient des erreurs substantielles, l'entreprise est priée, par écrit, de déposer un compte rectificatif.

Conditions de forme

Les documents qui sont déposés sur papier doivent répondre aux conditions de forme suivantes:

  • être imprimés uniquement à l'encre noire au recto de feuilles blanches ou ivoire de format A4 et de bonne qualité;
  • réserver une marge d'au moins 1 centimètre autour de chaque page;
  • dans la partie supérieure de la première feuille du compte annuel, laisser une bande horizontale de 2 centimètres au minimum;
  • mentionner en haut de chaque page le numéro d'entreprise de la personne morale
  • s’il s’agit d’un dépôt rectificatif, indiquer en première page la mention "correction";
  • ne pas comporter de données manuscrites outre la signature;
  • garantir une bonne lisibilité des données par une taille suffisante des caractères utilisés et un contraste suffisant entre les données et l'arrière-plan;
  • sur la première page, être signés à la main par une ou des personnes ayant le pouvoir de représenter la personne morale à l'égard des tiers, avec mention du nom et de la qualité des signataires;
  • s’il s’agit d’un compte annuel d'une personne morale devant établir ses comptes annuels selon le modèle complet ou abrégé, adopter la même présentation que celle du modèle de compte annuel en vigueur publié par la Banque nationale de Belgique.

Un compte annuel sous format papier peut être déposé auprès de la Banque nationale à l'adresse suivante : "Banque nationale de Belgique, Dépôt des comptes annuels, boulevard de Berlaimont 14, 1000 Bruxelles".

Mode de paiement

Les frais de dépôt d’un compte annuel sur papier peuvent être acquittés exclusivement par virement. Le déposant devra se conformer à la procédure suivante:

  • le compte annuel devra être accompagné d'un document reprenant les coordonnées du déposant (adresse e-mail et/ou numéro de téléphone)
  • si toutes les conditions de forme sont remplies, un collaborateur de la Centrale des bilans prendra contact par téléphone ou par e-mail avec le déposant afin de lui fournir les élément suivants:
    • le montant total dû
    • le numéro du compte sur lequel le montant dû doit être transféré
    • la communication spécifique à mentionner sur le virement
    • la date ultime de réception du paiement par la Banque nationale

    en d'autres termes, les frais de dépôt ne peuvent donc seulement être versés qu'après la communication des données de virement au déposant

  • le déposant fait en sorte que le paiement des frais de dépôt soit réglé immédiatement en utilisant les données communiquées
  • lors d'un paiement correct, les comptes annuels seront enregistrés comme dépôt accepté; le cas échéant, la date à laquelle la Centrale des bilans a réceptionné le compte annuel sera utilisée comme la date officielle de dépôt.

"Mention de dépôt des comptes annuels" lors de l'acceptation

La Banque nationale transmet la "Mention de dépôt des comptes annuels", endéans les 11 jours qui suivent la date d'acceptation du dépôt des documents par la poste, à la personne morale dont le compte annuel ou le compte consolidé a été accepté.

La mention de dépôt des comptes annuels vaut pour les entreprises, les associations et fondations comme preuve du dépôt et constitue également une pièce justificative l'égards de l’administration fiscale.

Refus d'un compte annuel ou compte consolidé déposé sur papier

La Centrale des bilans refuse le dépôt d'un compte qui ne respecterait pas les conditions de forme et/ou ne serait pas payé à temps. A partir du 1 janvier 2020, tous les dépôts sur papier seront refusés.

Dans le cas d'un refus de compte annuel, la personne morale dont le compte annuel ou le compte consolidé est déposé, en sera avertie par courrier dans les 8 jours ouvrables qui suivent la réception du compte. Les conditions qui n'ont pas été respectées sont reprises dans cette lettre de refus. Les documents déposés et le paiement éventuel sont retournés à la personne morale. Lorsque le compte annuel est déposé sur papier par un "tiers déposant" à la demande et pour le compte d'une personne morale, les documents déposés sont envoyés directement au tiers déposant.

Dans le cas d'un refus le (tiers) déposant devra ensuite recommencer toute la procédure de dépôt. Le cas échéant, la date officielle de dépôt change, ce qui peut éventuellement influencer le tarif applicable.

Correction d'un compte annuel ou compte consolidé déposé sur papier

Après un dépôt des comptes annuels précédemment acceptés par la Centrale des bilans, une personne morale peut encore procéder, de sa propre initiative, à un dépôt rectificatif ou complémentaire si cela s'avère nécessaire.

La Centrale des bilans effectue des contrôles arithmétiques et logiques sur les modèles abrégé et complet. La procédure veut que la Banque nationale avertisse, par écrit, les entreprises, associations et fondations qui ont déposé leurs comptes annuels sur papier, des erreurs qui ont été constatées dans les comptes annuels.

Les anomalies substantielles sont celles qui ne peuvent pas être corrigées sur base des données incluses dans les comptes annuels. Le cas échéant, l'entreprise est soumise à l'obligation de déposer un compte rectificatif endéans les 2 mois qui suivent l'avis de la Banque nationale relatif aux anomalies substantielles.

Pour les anomalies simples (uniquement), l'entreprise est simplement priée de ne plus les ommettre dans les dépôts ultérieurs.

Le dépôt rectificatif n'est pas obligatoire pour les associations et les fondations.

Les anomalies substantielles surviennent exclusivement dans les comptes déposés en format papier ou par voie électronique, en format PDF. Pour un compte qui est déposé par voie électronique sous forme de fichier structuré (fichier XBRL), les anomalies substantielles sont détectées lors de la validation du compte dans l'application et s'il en contient, il  est automatiquement refusé.

Pour que le dépôt rectificatif ou complémentaire puisse être accepté par la Centrale des bilans, il faut remplir les conditions suivantes:

  • acquittement des frais de dépôt rectificatifs 
  • les pages rectifiées ou additionnelles doivent être précédées de la page 1 du document normalisé, dûment complétée et signée. En  haut de chaque page, doit figurer la mention "RECTIFICATION".