La règle: le dépôt par voie électronique

L'article 101 du Code des sociétés stipule que le Roi détermine les catégories d'entreprises qui peuvent déposer leurs comptes annuels et comptes consolidés autrement que par voie électronique. Selon la loi, le dépôt par voie électronique est donc la règle.  

Vous pouvez effectuer le dépôt d'un compte annuel ou compte consolidé par voie électronique par le chargement du fichier correspondant à l'aide de l'application FILING, spécialement conçue à cet effet et disponible sur le site Internet de la Banque nationale de Belgique. Pour avoir accès à cette application, vous devez disposer d'un certificat digital reconnu par la Banque nationale de Belgique. L'usage d'un tel certificat est indispensable pour garantir l'authenticité et l'intégrité des données envoyées.  

Chaque compte annuel ou compte consolidé fait l'objet d'un envoi séparé de fichier. Son dépôt par voie électronique doit satisfaire aux exigences techniques qui sont reprises dans le "Protocole général pour le dépôt par voie électronique de comptes annuels et de comptes consolidés" .

1. S'il s'agit d'un compte annuel non dérogatoire qui a été établi selon le modèle complet ou abrégé pour entreprises, il peut faire l'objet:

  • soit d'un "fichier structuré de données" dont le nom se termine par ".xbrl" (extension du fichier)
  • soit d'un fichier "Portable Document Format" dont le nom se termine par ".pdf".   

Etant donné que les frais de dépôt d'un fichier structuré de données sont nettement moins chers que pour un fichier PDF, vous avez, dans la mesure du possible, tout intérêt à choisir ce mode de dépôt. Nous abordons ceci plus en détail ci-dessous.

2. S'il s'agit d'un autre modèle de compte annuel ou d'un compte consolidé, il peut uniquement être déposé par Internet sous la forme d'un fichier PDF.

Deux types de fichiers peuvent donc être envoyés via l'application FILING:

  • soit un fichier structuré de données selon la technologie XBRL. Un tel fichier doit satisfaire: