Preuve de dépôt et de paiement

La dite "Mention de dépôt des comptes annuels" prouve que le dépôt et le paiement ont été effectués.

Pour la personne morale dont les comptes ont été déposés

Conformément à l'article 180 de l'arrêté royal du 30 janvier 2001 portant exécution du Code des sociétés, la Banque nationale de Belgique transmet la "Mention de dépôt des comptes annuels" à l'entreprise qui a publié ses comptes annuels dans les onze jours ouvrables qui suivent l'acceptation des comptes annuels. Conformément à l'article 32 de l'arrêté royal du 19 décembre 2003 relatif aux obligations comptables et à la publication des comptes annuels de certaines asbl, asbl internationales et fondations, la Banque nationale de Belgique transmet dans la même période une mention similaire à l'association ou la fondation dont les comptes annuels ont été déposés. Un duplicata de cette mention peut être demandé par mail à l'adresse suivante: client.ba@nbb.be.

En vertu de la décision ET 74.590 du 14 juillet 1992 de l'Administration centrale de la tva, de l'enregistrement et des domaines, cette "Mention de dépôt des comptes annuels" a en outre valeur de pièce justificative vis-à-vis de l'administration fiscale en vue de la déduction de la tva des frais de dépôt par l'entreprise dont les comptes annuels sont déposés. Ce document est en d'autres termes assimilé à une facture valide.

Pour l'éventuel tiers déposant

Le tiers déposant a reçu une procuration de son client afin de déposer, en qualité de mandataire, les comptes annuels à la Banque nationale de Belgique.

Lorsque le tiers déposant dépose, pour son client, des comptes annuels et acquitte les frais dus, il s'agit de frais comptables supportés par des tiers. L'Avis n° 105/2 de la Commission des normes comptables stipule que les frais engagés en tant que mandataire agissant pour le compte d'un tiers (le mandant, en l'espèce la personne morale dont les comptes annuels sont déposés) sont considérés exclusivement comme des frais à charge de ce mandant et sont donc repris selon leur nature dans la comptabilité de ce dernier. Le tiers déposant ne peut enregistrer ces dépenses comme des frais, mais cette "avance" doit apparaître dans l'actif de son bilan en tant que créance vis-à-vis de son client mandant. Le tiers déposant peut récupérer les sommes avancées auprès de son client mandant en lui adressant une facture pour les frais d'établissement des comptes annuels, avec une mention spéciale pour les frais de dépôt considérés comme une avance au sens de l'article 28, 5° du Code de la tva qui n'est donc pas comprise dans la base d'imposition sur laquelle sont calculés les impôts.

Un tiers déposant ne pourra pas obtenir auprès de la Banque nationale de Belgique un duplicata d'une "Mention de dépôt des comptes annuels" pour un de ses clients. La rubrique "Données de paiement" de l'application "Dépôts de comptes annuels par Internet" permet bien de demander, au moyen de la référence de l'opération de paiement, une liste des comptes annuels dont les frais de dépôt ont été acquittés par cette opération de paiement.

Pour toutes les parties concernées

Depuis le 4 février 2008 tous les comptes annuels déposés auprès de et acceptés par la Banque nationale de Belgique, sont gratuitement disponibles via l'application "Consultation en ligne des comptes annuels". Le fait que vous pouvez consulter un compte annuel prouve bien entendu que le dépôt a été effectué.