Chaque fichier de comptes annuels doit répondre à un certain nombre d'exigences techniques et de forme pour pouvoir être accepté et considéré comme un fichier valable. Dans la plupart des cas, ces contrôles interviennent de manière totalement automatique. Dans un nombre limité de cas, l'intervention d'un employé de la Centrale des bilans est indispensable.

1. Validation automatique

Tous les fichiers de comptes annuels passent par une validation automatique. La manière dont un fichier déposé par Internet est contrôlé dépend du format du fichier dans lequel les comptes annuels sont établis:

• dans le cas de fichiers XBRL, on vérifie toujours, lors de cette étape, si le fichier des comptes annuels téléchargé:
  • satisfait aux exigences techniques et de structure
  • comporte un numéro d'entreprise identique à celui de la personne morale sélectionnée par le déposant
  • satisfait en matière de contenu à tous les contrôles arithmétiques et logiques légaux
  • contient les données caractéristiques correctes (comme la situation juridique) de la personne morale dont les comptes annuels sont déposés
  • contient des données correctes concernant l'exercice pour lequel les comptes annuels sont établis
• dans le cas de fichiers pdf, on vérifie uniquement, lors de cette étape, si le fichier des comptes annuels téléchargé satisfait aux exigences techniques.

Au moment de la validation automatique, vous recevez presque immédiatement un message de l'application "Dépôt des comptes annuels via Internet" si un problème se pose au niveau de l’un des contrôles précités. Les problèmes les plus fréquents sont les suivants:

• 'Invalid content was found [...]. Probably an older taxonomy was used.': ce qui signifie que vous avez créé votre fichier de comptes annuels avec un logiciel dépassé; vous devez soit créer un nouveau fichier avec une nouvelle version de votre programme comptable (il faut pour cela contacter votre fournisseur de logiciels), soit adapter le fichier en l'ouvrant dans la version actuelle de Sofista et en le sauvegardant à nouveau au format XBRL
• 'Une erreur s’est produite pendant l'envoi du fichier. Veuillez vérifier si le fichier existe et s'il a l'extension .pdf, si la taille du fichier est inférieure à 3 MB et si vous n’avez pas dépassé votre quota maximal de dépôts journaliers': en ce qui concerne la création et la diminution de la taille des fichiers pdf, nous vous conseillons de suivre les conseils repris à la rubrique Documentation et FAQ.

2. Contrôle visuel

Un fichier de comptes annuels est uniquement contrôlé visuellement dans les cas suivants:

• pendant la validation automatique d'un fichier XBRL, l'application "Dépôt des comptes annuels via Internet" constate certains éléments qui nécessitent une décision de votre part ou de la part d'un employé de la Centrale des bilans
• vous téléchargez un fichier pdf ou un fichier XBRL dans lequel certains éléments sont repris sous forme de fichier pdf; en plus de la validation automatique du fichier, un contrôle supplémentaire par un employé de la Centrale des bilans est requis.

En ce qui concerne le contrôle visuel, les motifs de refus les plus fréquents sont les suivants:

• 'Contraste insuffisant; impression dans une autre couleur que le noir': il s'agit là souvent de comptes annuels établis dans une police très petite ou qui sont imprimés (puis scannés) sur une imprimante dont l'encre est presque épuisée
• 'Les comptes annuels ne sont pas conformes au modèle normalisé qui est d'application': il s'agit le plus souvent de comptes annuels dans lesquels les données financières sont exprimées sous la forme de montants comportant des décimales, alors qu’elles doivent être exprimées en unités sans décimales, ou de comptes annuels dans lesquels apparaît un ancien modèle de bilan social
• 'Absence ou incohérence des données (début / clôture / assemblée générale)': les erreurs les plus fréquentes sont les suivantes: la date de l'assemblée générale n'a pas été complétée à l’endroit où il faut obligatoirement l’indiquer, l'assemblée générale doit encore se tenir, ou l'assemblée générale s'est tenue avant la clôture de l'exercice
• 'La page de garde manque/n'est pas conforme au modèle normalisé qui est d'application': il s'agit le plus souvent de comptes annuels d'ASBL qui utilisent un modèle de comptes annuels différent des modèles normalisés; ces comptes annuels doivent alors être accompagnés d'une page de garde spécifique
• 'Les comptes annuels ne sont pas établis dans une seule et même langue': ce motif de refus concerne souvent des comptes annuels dont la langue du bilan et du compte de résultats diffère de celle utilisée dans les documents devant être déposés en même temps que les comptes annuels, comme le rapport du commissaire aux comptes ou le rapport annuel; des termes techniques consacrés tels que cash flow, human resources ou public relations manager sont toutefois autorisés
• 'Les informations introduites ne correspondent pas au pdf': il s'agit le plus souvent de la date de début ou clôture de l'exercice: les dates à la page de garde des comptes annuels diffèrent des dates introduites dans l'application 'Dépôt de comptes annuels via Internet' ou parce qu'un compte annuel identique est toujours en attente de paiement
• 'Les comptes annuels ont déjà été déposés précédemment': les fichiers des comptes annuels sont souvent créés à partir du fichier d'un exercice précédent; il arrive parfois que, par mégarde, on ne dépose pas le fichier des comptes annuels adapté, mais bien le fichier des comptes annuels d'un exercice antérieur.