FAQ - Filing

1. Tous les comptes annuels, peuvent-ils être déposés en format XBRL?

Non, mais c’est possible pour 99% des comptes annuels.

Aux quelles conditions doit un compte annuel satisfaire pour pouvoir être déposé en fichier XBRL?

  • L’utilisation d’un modèle standardisé
    • Complet, Abrège ou Micro pour les entreprises
    • Complet ASBL ou Abrège ASBL pour les associations et les fondations  
  • Devise en euro
    Les comptes annuels en devise étrangère ou en unité monétaire dépassée (BEF) doivent être déposés en fichier PDF.
     
  • La date de clôture
    • Les entreprises : à partir de 1 janvier 1999
    • Les associations et les fondations : à partir de 1 janvier 2005
       
  • Une forme juridique belge
    Les formes juridiques courantes sont: SPRL, SA, SCRL, SC et (grande) ASBL

2. Toute carte eID valide peut servir au dépôt de comptes annuels

Outre les certificats qualifiés Certipost, Globalsign et Isabel, vous pouvez déposer des comptes annuels via Internet au moyen du certificat d’authentification figurant sur votre carte d’identité électronique belge (eID) dont vous disposez déjà ou dont vous pouvez faire la demande auprès de votre commune. Toute carte eID valide peut servir au dépôt de comptes annuels.

Veuillez en tenir compte que lors du remplacement d'une carte d'identité électronique, le nouveau certificat ne peut être utilisé qu'après 3 jours, pour le dépôt des comptes annuels via Internet.

3. En cas de paiement par virement, il est essentiel d’indiquer également la communication structurée correcte

... pour que la BNB puisse accepter le paiement et, partant, les comptes annuels. Si vous exécutez le virement avec une application homebanking ou pc-banking, l’écran sur lequel est affiché le bulletin de virement électronique prévoit généralement une zone pour une communication libre et une autre zone pour l’introduction d’une communication structurée.

Toutefois, si vous utilisez Isabel, il n’y a qu’une seule zone 'Communication' prévue. Pour entrer la communication structurée dans cette zone, vous devez commencer par entrer trois signes plus '+++' suivi des chiffres de la communication structurée (pas de barre oblique ni de signe plus à la fin). L’application Isabel accepte et contrôle alors les chiffres introduits comme une communication structurée.

4. Paiement endéans les 7 jours après l'attribution du statut 'En attente de paiement'

Etant donné que la BNB doit mettre les comptes annuels à disposition des tiers endéans les délais légaux, ces comptes ne peuvent être acceptés par la BNB que si elle reçoit, sur son compte, le montant exact acompagné de la communication structurée correcte et ce, endéans les 7 jours civils  qui suivent le jour où les comptes annuels ont reçu le statut 'En attente de paiement'. La date à laquelle ce fichier de comptes annuels a été chargé est alors utilisée par la Centrale des bilans comme étant la date du dépôt officiel, même si la BNB n’avait pas encore perçu le paiement à cette date.

5. Vous souhaitez, pour l’une ou l’autre raison, supprimer des comptes annuels que vous avez téléchargés?

Ceci est possible tant que les comptes annuels se trouvent encore sous le statut 'En attente de paiement' ou même 'En attente de virement'. Pour ce faire, allez à 'Suivi des dépôts', cliquez sur le lien sous le statut 'En attente de paiement' ou 'En attente de virement'. A l’écran suivant, cliquez sur le bouton dans le coin inférieur gauche 'Supprimer'.

Dès que les comptes annuels se trouvent sous le statut 'Dépôt enregistré', vous ne pouvez plus les supprimer. Vous ne pouvez alors plus procéder qu’à un dépôt rectificatif.

6. Le fichier de comptes annuels est trop volumineux

Depuis le 1 avril 2015, de nouvelles règles concernant la taille maximale admise pour les fichiers XBRL et PDF sont d'application.

  1. Pour un fichier XBRL, la taille maximale passe de 2 MB à 3 MB.
  2. Pour un fichier PDF, elle est fixée en fonction du nombre de pages:
  • 3 MB pour les comptes de moins de 100 pages (inchangé)
  • 10 MB pour les comptes entre 100 et 499 pages
  • 18 MB pour les comptes de 500 pages ou plus.

Si votre fichier XBRL dépasse 3 MB, cela provient probablement du volume du ou des PDF(s) encapsulés.

  1. Optimalisation de la taille d'un PDF à l'aide d'un logiciel (PDF-writer) adéquat.

    Le rapport de gestion, le rapport du commissaire et la déclaration concernant l'actionnariat peuvent être transformés en fichiers PDF, à l'aide d'un logiciel (gratuit). Il existe différents 'free pdf creator' disponibles sur internet dont les fonctionnalités prévoient un 'print to PDF'. Certains sont plus performants que d'autres pour optimaliser la taille.

    Une fois la taille réduite, les fichiers PDF peuvent être ajoutés au fichier XBRL.
     

  2. Conseils pour le scanning d'un compte annuel sur papier.
    Un compte qui est uniquement disponible sur papier doit être scanné:
  • avec une résolution de 300 dpi (une résolution plus basse diminue la qualité)
  • en paramétrant le scanner sur texte ("scan as text") et non sur image ("scan as image")
     

7. Créer des fichiers PDF

Dans certains cas, le dépôt ne porte pas seulement sur les comptes annuels mais aussi sur d’autres documents (rapport annuel, rapport des commissaires en sont les exemples les plus connus). Lors du dépôt d’un compte annuel sous la forme d’un fichier pdf, tous ces documents doivent être fusionnés en un seul fichier pour former un seul dépôt. A cet effet, les opérations suivantes peuvent être nécessaires:

  • FUSIONNER LES FICHIERS PDF: pour fusionner plusieurs fichiers pdf, il faut utiliser un logiciel spécifique. Nous vous conseillons de rechercher sur Internet des applications gratuites telles que mergepdf.net ou Quick PDF Tools, sur 'pdf merge freeware'. Dans la plupart des cas, il suffit alors de sélectionner deux ou plusieurs fichiers dans le bon ordre. L’application les fusionne ensuite et le nouveau fichier pdf peut être enregistré sur l’ordinateur.
  • TRAITER LES FICHIERS PDF: si vous souhaitez aussi traiter le nouveau fichier pour:
    • réarranger et/ou supprimer des pages
    • ajouter des métadonnées telles que le nom de l’auteur, un titre, un sujet ou des mots-clés
    • ajouter des signets (par ex. au début du bilan, du compte de résultats et des annexes),

    les programmes de mise en page précités doivent comprendre des fonctionnalités complémentaires. Pour vous procurer des applications gratuites telles que PDFHammer ou Adolix Split & Merge PDF, nous vous recommandons de rechercher 'pdf merge rearrange freeware' sur Internet.

8. Javascripts

En raison de sécurité, les fichiers-PDF contenant les comptes annuels complets ou qui sont ajoutés à des comptes annuels sous la forme d'un fichier structuré de données, ne peuvent en aucun cas contenir des javascripts. Certains javascripts peuvent en effet endommager les systèmes informatiques de la Banque nationale. Comment réagir en ce cas?

  • EVITER
    • les comptes annuels établis suivant un modèle standardisé ne peuvent pas contenir des javascripts quand vous les déposez sous forme d'un fichier structuré (fichier XBRL) au lieu d'un fichier PDF; la Centrale des bilans vous propose pour cela une application en ligne gratuite;
    • les documents qui peuvent être ajoutés à un fichier structuré (fichier XBRL) sous forme de fichier-PDF, notamment la déclaration relative à la structure de l'actionnariat, le rapport du commissaire et le rapport annuel, ne peuvent pas contenir des javascripts si vous les ajoutez sous forme de texte (donc sans éléments graphiques tels que les logos ou signatures) au lieu d'un fichier PDF; il vous suffit simplement de copier le texte d'un rapport ('copy') et de le coller ('paste') dans la partie correspondante du logiciel à l'aide duquel vous établissez vos comptes.