Comité de direction

 

Chaque établissement doit, quel que soit sa forme juridique, constituer au sein de l'organe légal d'administration un comité de direction, sauf dérogation (cf. section 4.1.3.4 ci-après)[1]. Un comité de direction améliore l'efficacité du contrôle bicéphale et la collégialité de la prise de décision quant à la conduite de l'activité de l'entreprise.

Composition

Le comité de direction étant un organe collégial, il est en principe composé d’au moins trois membres, ce nombre étant augmenté pour tenir compte de la nature, l’échelle et la complexité des activités de l’établissement.

Tous les membres exécutifs de l'organe légal d'administration, et eux seuls, doivent faire partie du comité de direction. En sera donc nécessairement membre toute personne faisant partie de l'organe légal d'administration à qui est déléguée la gestion journalière de l’établissement. De cette façon, une distinction claire est établie au sein de l'organe légal d'administration entre les fonctions de surveillance et de contrôle de l'établissement, d'une part, et la fonction de gestion, d'autre part.

Les membres du comité de direction doivent être des personnes physiques et répondre aux exigences en matière d’aptitude (individuelle et collective) reprises dans le manuel « fit & proper » de la BNB. Ils doivent exercer leur mandat sous le statut social d’indépendant (sans exception possible)[2].

 

Président du comité de direction (Chief Executive Officer)

La désignation d’un président du comité de direction (appelé généralement Chief Executive Officer ou CEO) dirigeant le comité de direction, contribue à un fonctionnement global efficient et cohérent de l’établissement et à un flux d’information efficace avec l’organe légal d’administrationl. Conformément à l’article 24, §3 de la loi bancaire, cette fonction ne peut pas être exercée par le Président de l’organe légal d’administration.

 

Directeur financier (Chief Financial Officer)

La loi bancaire n’impose pas que le directeur financier (appelé généralement Chief Financial Officer ou CFO) soit membre du comité de direction.  Dans la pratique, cela est néanmoins très souvent le cas. Lorsqu’il est membre du comité de direction, le directeur financier est généralement responsable des ressources financières, de la planification financière et des rapports financiers. Dans les établissements où le directeur financier n’est pas membre du comité de direction, , il doit être positionné à un niveau « N-1 » et doit être considéré comme un dirigeant effectif.

 

Directeur responsable de la fonction de gestion des risques (Chief Risk Officer )

Conformément à l’article 37, §3 de la loi bancaire, le responsable de la fonction de gestion des risques (appelé généralement Chief Risk Officer ou CRO) est un membre du comité de direction[3]. La fonction de gestion des risques est en principe la seule fonction dont il peut être responsable. Toutefois, par dérogation à ce principe, l’autorité de contrôle peut autoriser que le CRO assure également la responsabilité de la fonction compliance pour autant que l’exercice de ces 2 fonctions soit assuré distinctement.

Par ailleurs, pour les établissements de crédit qui ne sont pas des établissements d'importance significative au sens de l’article 3, 30° de la loi bancaire, l'autorité de contrôle peut toutefois - en tenant compte du principe de proportionnalité - autoriser que la fonction de gestion des risques soit confiée à un cadre supérieur (« N-1 »), à condition qu'il n'y ait pas de conflit d'intérêt dans le chef de cette personne.

 

Haut dirigeant responsable de la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme (LBC/FT)

Conformément à l’article 9, §1er de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, l’établissement désigne, parmi les membres du comité de direction, un Haut dirigeant responsable de la LBC/FT. Il est attendu du Haut dirigeant responsable de la LBC/FT qu’il dispose de connaissances générales en matière de LBC/FT pour pouvoir soumettre à un examen critique les mesures prises par l’AMLCO et veiller au respect des dispositions de la loi anti-blanchiment. Il convient aussi de veiller à ce que le Haut dirigeant responsable de la LBC/FT ne cumule pas cette tâche avec d’autres tâches génératrices de risques de BC/FT (comme p. ex. le Commercial). 

 

Compagnie financière

Pour les compagnies financières (mixtes), l'article 212 de la loi bancaire permet que leur comité de direction revête une composition mixte (administrateurs et non-administrateurs), à condition qu'au moins trois membres du comité de direction soient membres de l'organe légal d'administration.  Ce régime distinct est motivé par le fait que la mission et le profil des dirigeants, ainsi que les débats et la prise de décision au sein de l'organe légal d'administration du groupe, diffèrent à ce point, sur le plan de la nature et de la technicité, de ceux du comité de direction, qu'au niveau du groupe ‑ par opposition aux entités opérationnelles ‑, il n'est pas nécessaire que tous les membres du comité de direction du groupe siègent dans l'organe légal d'administration.  En outre, il n'est pas requis de ces compagnies financières que la majorité des membres de l'organe légal d'administration ne soient pas membres du comité de direction.

Missions

Conformément notamment à l’article 59 de la loi bancaire, les missions suivantes incombent aux membres exécutifs de l'organe légal d'administration, siégeant au comité de direction :

  1. assurer la direction de l'activité de l'établissement et le développement de la structure de management ;
  2. superviser le management de ligne et le respect des compétences et responsabilités attribuées, ainsi que l'information financière ;
  3. formuler des propositions et des avis à l'organe légal d'administration en vue de la définition de la politique générale et de la stratégie de l'établissement, et communiquer toutes les informations et données pertinentes pour permettre à l'organe légal d'administration de prendre des décisions en connaissance de cause ;
  4. sans préjudice du contrôle exercé par l'organe légal d'administration, assurer l'organisation, l'orientation et l'évaluation des mécanismes et procédures de contrôle interne, notamment des fonctions de contrôle indépendantes ;
  5. veiller à la mise en œuvre correcte de la politique de rémunération déterminée par l'organe légal d'administration ;
  6. mettre en œuvre les mesures nécessaires pour veiller à ce que l’établissement maîtrise les risques ;
  7. organiser un système de contrôle interne permettant d'établir avec une certitude raisonnable la fiabilité du reporting interne ainsi que du processus de communication de l'information financière, afin d'assurer la conformité des comptes annuels avec la réglementation comptable applicable ;
  8. faire rapport à l'organe légal d'administration sur la situation financière de l'établissement et sur tous les aspects nécessaires pour accomplir correctement ces tâches.

Concernant ce dernier point, l’article 59 de la loi bancaire prévoit que le comité de direction doit faire rapport, annuellement ou tous les 2 ans selon la taille de l’établissement, à l’organe légal d’administration, au commissaire agréé et à l’autorité de contrôle concernant l’évaluation de l’efficacité des dispositifs d’organisation imposés par la loi et les mesures prises le cas échéant pour remédier aux déficiences qui auraient été constatées [4].  

En outre, le comité de direction est tenu de déclarer chaque semestre à l'autorité de contrôle que les états périodiques sont en conformité avec la comptabilité et les inventaires (« déclaration concernant le reporting prudentiel périodique). Une copie de la déclaration est transmise à l'organe légal d'administration et au commissaire agréé.

Pour plus de détails, il est renvoyé aux §§ 28 à 31 des orientations EBA/GL/2021/05 en ce qui concerne les missions attendues du comité de direction. 

Fonctionnement

Le comité de direction est un organe collégial.

La collégialité ne fait néanmoins pas obstacle à l'attribution de domaines de compétence spécifiques aux membres du comité de direction. A cet égard, il est recommandé que la répartition interne des tâches entre les membres du comité de direction respecte les principes suivants :

  • éviter qu’un membre du comité de direction ne soit en charge d’une fonction de contrôle indépendante et d’une fonction opérationnelle génératrice de risques ;
  • être équilibrée entre les différents membres ; et
  • assurer dans la mesure du possible une séparation adéquate au niveau des membres entre les fonctions des contrôle de 2ème ligne et l’audit interne en tant que fonction de contrôle de 3ème

Pour les établissements qui ne sont pas d’importance significative au sens de l’article 3, 30° de la loi bancaire, les limites à respecter sont : (i) avoir une séparation stricte entre « Risk Management » et « Investment » ainsi qu’entre « Risk Management » et « Commercial » et (ii) attribuer l’audit interne à un membre du comité de direction qui n’est par ailleurs pas responsable du « Commercial ».

La répartition des tâches entre les membres du comité de direction, ainsi que toute modification importante qui y serait apportée, doivent être notifiées à l'autorité de contrôle conformément à l’article 60, §3 de la loi bancaire et est reprise dans le mémorandum de gouvernance.

Les décisions prises par le comité de direction sont actées au procès-verbal et tous les membres sont loyalement tenus de s’y conformer. Les procès-verbaux de réunion résument les discussions, précisent les décisions prises et reflètent les opinions divergentes exprimées par les membres et ce conformément à ce qui est prévu dans le Code de gouvernance d’entreprise publié par l’arrêté royal du 12 mai 2019.

Le comité de direction arrête un règlement d’ordre intérieur[5] qui décrit sa composition, ses missions et son fonctionnement et qui respecte notamment l’article 59/1 de la loi bancaire en matière de gestion des conflits d’intérêts. La BNB recommande que ce règlement d’ordre intérieur soit annexé au mémorandum de gouvernance.

Le comité de direction se réunit règulièrement.

S’agissant des règles en matière d’initiation et de formations, il est renvoyé à la section relative à l’organe légal d’administration ci-dessus et au manuel « fit & proper ».

Dérogations

L’autorité de contrôle peut, sur la base de la taille et du profil de risque d'un établissement, l’autoriser à déroger à l’obligation de constituer un comité de direction ou, le cas échéant, à la composition de cet organe, par exemple en permettant à une ou plusieurs personnes qui ne sont pas administrateurs d'en devenir membres.

Le modèle de gestion de l'établissement résiste en tout état de cause à l'épreuve de quelques exigences qualitatives générales de bonne gouvernance :

  • il existe une séparation adéquate entre les fonctions de la direction de l'activité de l'établissement et son contrôle ;
  • la fonction de management est confiée à au moins deux personnes qui, sans préjudice d'une répartition adéquate des tâches, opèrent collégialement ; l'éventuelle délégation de compétences liée à la gestion journalière est clairement encadrée sur le plan juridique (par exemple par voie statutaire) ;
  • il existe un dialogue structuré entre les fonctions de direction de l'activité de l'établissement et de contrôle de celui-ci.

[1] S’agissant des compagnies financières (mixtes), le comité de direction ne doit pas obligatoirement être constitué au sein de l’organe légal d’administration, mais peut être composé d’administrateurs et de dirigeant non-membres de l’organe légal d’administration. 
[2] Voyez à cet égard les articles 19 et 62/1 de la loi bancaire.
[3] Lorsque le Chief Risk Officer est membre du comité de direction, celui-ci doit veiller à ce que ce positionnement ne nuise pas à l’indépendance de sa fonction de gestion des risques. 
[4] Comme indiqué à la circulaire NBB_2011_09, le comité de direction doit établir à cet effet deux rapports, à savoir le « rapport concernant l’évaluation du contrôle interne » et le « rapport concernant l'évaluation du contrôle interne en matière de services et d'activités d'investissement ».
[5] Règlement interne qui ne doit pas nécessairement être soumis aux conditions prévues à l’article 2:59 du CSA.