Die Ausnahme: Hinterlegung auf Papier

In der Praxis werden lediglich nur noch 0,2% aller von der Nationalbank angeforderten Dokumente auf Papier hinterlegt. Wie bereits erwähnt sieht das Gesetz eine Hinterlegung auf elektronischem Wege als Regelfall vor. 

Wer darf auf Papier hinterlegen?

Ab 1. März 2009 dürfen im Prinzip nur noch diejenigen Jahresabschlüsse und konsolidierten Jahresabschlüsse sowie die zusammen mit diesen Dokumenten einzureichenden Unterlagen auf Papier hinterlegt werden, die sich auf:

  • eine ausländische Gesellschaft oder eine europäische wirtschaftliche Interessenvereinigung nach ausländischem Recht beziehen oder
  • auf ein Unternehmen, dessen Umsatz ohne Mehrwertsteuer im vergangenen Geschäftsjahr die Schwelle von 500.000 Euro nicht überschritten hat. Wenn das letzte Geschäftsjahr mehr oder weniger als zwölf Monate umfasst hat, wird der genannte Schwellenbetrag mit einem Bruch aus einem Nenner von zwölf und einem Zähler in Höhe der Anzahl der Monate des betreffenden Geschäftsjahres multipliziert, wobei jeder angefangene Monat als ganzer Monat zählt.
  • eine Vereinigung oder Stiftung . 

Annahme oder Ablehnung eines in Papierform hinterlegten Jahresabschlusses oder konsolidierten Jahresabschlusses

Die Bilanzzentrale akzeptiert eine Hinterlegung in Papierform, wenn diese alle Formbedingungen erfüllt und die fälligen Hinterlegungsgebühren bezahlt sind. Anschließend führt die Bilanzzentrale an den standardisierten Jahresabschlüssen eine Reihe buchhalterischer Kontrollen durch. Stellt die Nationalbank dabei grundlegende Fehler fest, wird das Unternehmen schriftlich aufgefordert, eine Berichtigung zu hinterlegen.

Formbedingungen

Für auf Papier hinterlegte Dokumente gelten die folgenden Formbedingungen:

  • Druck nur mit schwarzer Tinte auf die Vorderseite von weißem oder elfenbeinfarbenem Papier in A4-Format von guter Qualität
  • auf jeder Seite ringsherum ein freier Rand von mindestens 1 cm
  • oben auf der ersten Seite ein horizontaler freier Rand von mindestens 2 cm
  • oben auf jeder Seite Angabe der Unternehmensnummer der Rechtsperson
  • im Falle einer korrigierten Hinterlegung oben auf der ersten Seite der Vermerk „Korrektur“
  • außer der Unterschrift keinerlei handschriftliche Daten  
  • Gewährleistung einer klaren Lesbarkeit der Daten durch ausreichende Schriftgröße und guten Kontrast zwischen Daten und Hintergrund
  • auf der ersten Seite eigenhändige Unterschrift von einer oder mehren Personen, die befugt sind, die Rechtsperson gegenüber Dritten zu vertreten, mit Angabe des Namens und der Funktion der Unterzeichners
  • bei Jahresabschluss einer Rechtsperson, die den Jahresabschluss nach dem vollständigen oder verkürzten Schema des Jahresabschlusses erstellen muss: dieselben Merkmale wie die des von der Nationalbank erstellten Schemas für  Jahresabschlüsse

Einen Jahresabschluss auf Papier kann bei der Belgischen Nationalbank hinterlegt werden durch Versand mit der Post an folgende Adresse: "Belgische Nationalbank, Hinterlegung von Jahresabschlüssen, de Berlaimontlaan 14, 1000 Brüssel".

Zahlungsweise

Der auf Papier hinterlegte Jahresabschluss kann ausschließlich per Überweisung bezahlt werden. Der Hinterleger folgt hierzu nachstehende Verfahrensweise:

  • dem Jahresabschluss soll ein begleitendes Dokument hinzugefügt werden worauf der Hinterleger seine Kontaktdaten angibt (E-mailadresse und/oder Ruf)
  • wenn allen Formbedingungen gerecht wurden, stellt ein Mitarbeiter der Bilanzzentrale sich telefonisch oder per E-Mail mit dem Hinterleger in Verbindung um folgende Informationen mitzuteilen:
    • den geschuldeten Gesamtbetrag
    • die Nummer des Kontos auf das der Betrag zu überweisen ist
    • die auf der Überweisung zu erwähnen spezifische Mitteilung

    die Hinterlegungskosten können m.a.W. erst dann bezahlt werden wenn die für die Überweisung benötigten Daten mitgeteilt wurden

  • der Hinterleger führt die Überweisung unmittelbar aus, anhand der mitgeteilten Überweisungsinformationen
  • nach einer fehlerfreien Zahlung der Hinterlegungskosten wird die Hinterlegung als angenommen registriert und wird das Datum an dem die Bilanzzentrale den Jahresabschluss empfangen hat gegebenenfalls als offizielles Hinterlegungsdatum verwendet werden.

"Mitteilung über die Hinterlegung des Jahresabschlusses" bei Annahme

Innerhalb von elf Arbeitstagen ab dem Datum der Annahme der Hinterlegung der Schriftstücke, versendet die Nationalbank die "Mitteilung über die Hinterlegung des Jahresabschlusses"

  • mit der Post an die Rechtsperson, deren Jahresabschluss oder konsolidierter Jahresabschluss angenommen wurde;
  • mit Zutun der Zentralen Datenbank der Unternehmen an die Verwaltung des Belgischen Staatsblatts. Diese Verwaltung veröffentlicht die Mitteilung in den Anlagen des Belgischen Staatsblatts.

Der Vermerk der Hinterlegung des Jahresabschlusses dient den Unternehmen, den Vereinigungen und den Stiftungen als Nachweis für die Hinterlegung und auch als Beleg für die Steuerbehörde.

Ablehnung eines in Papierform hinterlegten Jahresabschlusses oder konsolidierten Jahresabschlusses

Die Bilanzzentrale verweigert einen hinterlegten Jahresabschluss, wenn dieser nicht alle Formbedingungen erfüllt und/oder die Hinterlegungsgebühren nicht bezahlt wurden.

Im Fall einer Ablehnung des Jahresabschlusses wird die Rechtsperson, deren Jahresabschluss oder konsolidierter Jahresabschluss abgelehnt wurde, innerhalb von 8 Arbeitstagen nach Erhalt schriftlich davon in Kenntnis gesetzt. In dem Ablehnungsschreiben werden die Bedingungen angegeben, die nicht berücksichtigt wurden. Die hinterlegten Schriftstücke und die eventuelle Bezahlung werden der betroffenen Rechtsperson zurückerstattet.

Wird der Jahresabschluss durch einen "Dritthinterleger" im Namen und auf Kosten der betroffenen hinterlegt und erfolgt die Hinterlegung in Papierform, gehen die hinterlegten Schriftstücke unmittelbar dem Dritthinterleger zu.

Im Fall einer Ablehnung wird der (Dritt)Hinterleger den Hinterlegungsvorgang anschließend komplett neu durchführen müssen. Gegebenenfalls ändert sich hierdurch das offizielle Hinterlegungsdatum, was sich möglicherweise auf den angewendeten Tarif auswirkt.

Berichtigung eines in Papierform hinterlegten Jahresabschlusses oder konsolidierten Jahres­abschlusses

Eine juristische Person kann von sich aus eine zuvor von der Bilanzzentrale akzeptierte Hinterlegung eines Jahresabschlusses durch eine erneute Hinterlegung korrigieren oder ergänzen, falls dies erforderlich ist.

Die Bilanzzentrale führt bei den Kurz‑ und Vollversionen rechnerische und logische Prüfungen durch. Dabei hat die Nationalbank die Unternehmen, Vereinigungen oder Stiftungen die ihren Jahresabschluss in Papierform hinterlegt haben, schriftlich über die im Jahresabschluss festgestellten Fehler zu unterrichten.

Es wird zwischen schwerwiegenden und leichten Fehlern unterschieden.

Schwerwiegende Fehler sind solche, die nicht anhand der im Jahresabschluss aufgeführten Daten behoben werden können. In diesem Fall hat das Unternehmen innerhalb von 2 Monaten nach Meldung der schwerwiegenden Fehler durch die Nationalbank einen korrigierten Jahresabschluss zu hinterlegen.

Bei einfachen Fehlern (ausschließlich) wird das Unternehmen lediglich aufgefordert, diese Fehler bei kommenden Hinterlegungen nicht mehr zu begehen.

Die Hinterlegung eines korrigierten Jahresabschlusses ist für Vereinigungen und Stiftungen nicht obligatorisch.

Schwerwiegende Fehler treten nur bei in Papierform oder elektronisch im pdf-Format hinterlegten Jahresabschlüssen auf. Ein Jahresabschluss, der elektronisch in Form einer strukturierten Datei (XBRL-Datei) hinterlegt ist, werden schwerwiegende Fehler bei der programminternen Überprüfung des Jahresabschlusses gefunden und wird dieser gegebenenfalls automatisch abgelehnt.

Damit die Hinterlegung eines korrigierten oder ergänzten Jahresabschlusses durch die Bilanzzentrale akzeptiert werden kann, ist es erforderlich, dass

  • die Gebühren für die hinterlegte Korrekturfassung gezahlt wurden
  • den korrigierten oder ergänzten Seiten nur die ordnungsgemäß ausgefüllte und unterschriebene Seite 1 des Standarddokuments vorangeht. Am oberen Rand jeder Seite muss der Vermerk "BERICHTIGUNG" stehen.