Zurückgewiesene Jahresabschlüsse

Die Jahresabschlussdatei erfüllt die technischen oder formbedingungen nicht

Jede Jahresabschlussdatei muss einer Reihe technischer und Formbedingungen entsprechen, bevor sie als gültige Datei angenommen werden kann. Diese Kontrollen erfolgen in den meisten Fällen vollkommen automatisch. In einer begrenzten Anzahl von Fällen ist das Eingreifen eines Mitarbeiters der Bilanzzentrale erforderlich.

1. Automatische Validierung

Alle Jahresabschlussdateien durchlaufen eine automatische Validierung. Wie eine über das Internet hinterlegte Datei kontrolliert wird, hängt von dem Dateiformat ab, in dem der Jahresabschluss aufgestellt wurde und ob es sich um ein Standard- oder ein spezifisches Modell handelt:

  • bei XBRL-Dateien wird in dieser Phase an der hochgeladenen Jahresabrechnungsdatei immer folgendes geprüft:
    • erfüllt die Struktur und technischen Voraussetzungen
    • erfüllt alle rechtlich vorgeschriebenen buchhalterischen und logischen Prüfungen des Inhalts
    • enthält die korrekten kennzeichnende Daten (wie Rechtsstellung) der Rechtsperson, deren Jahresabschluss hinterlegt wird
    • enthält korrekten Angaben zum Geschäftsjahr, für das der Jahresabschluss aufgestellt wurde.
  • bei PDF-Dateien wird in dieser Phase an der hochgeladenen Jahresabrechnungsdatei immer folgendes geprüft: 
    • erfüllt die technischen Voraussetzungen,

    • enthält dieselbe Unternehmensnummer wie die Unternehmensnummer der Rechtsperson, die durch den Hinterleger ausgewählt wurde,

    • erfüllt für die Standardmodelle alle rechtlich vorgeschriebenen buchhalterischen und logischen Prüfungen des Inhalts,

    • enthält die korrekten kennzeichnenden Daten (wie Rechtsstellung) der Rechtsperson, deren Jahresabschluss hinterlegt wird,

    • enthält korrekte Angaben zum Geschäftsjahr, für das der Jahresabschluss aufgestellt wurde.

Bei der automatischen Validierung erhalten Sie fast sofort eine Nachricht von der Anwendung "Filing", wenn es ein Problem bei einer der oben angegebenen Kontrollen gibt. Die am häufigsten auftretenden Probleme sind dann:

  • 'Unable to locate the following schema reference: http ://www .nbb.be/be/fr/pfs/ci/xxx-2020-02-01.xsd….' das bedeutet, dass Sie Ihre Jahresabschlussdatei mit einer veralteten Software erstellt haben; Sie sollten eine neue Datei mit einer neuen Version Ihres Buchhaltungspakets erstellen (dafür müssen Sie Ihren Software-Lieferanten kontaktieren), oder die Datei mit der aktuellen Version von Filing erstellen.

  • Die PDF-Datei enthält Ebenen (layers) oder Kommentare (comments). Deren Verwendung ist jedoch verboten (siehe Protokoll für die elektronische Hinterlegung von Jahresabschlüssen und konsolidierten Jahresabschlüssen in Form einer PDF-Datei).

    Dies kann durch erneutes Drucken des Dokuments in PDF gelöst werden (oder durch Drucken und Scannen, falls erforderlich).

2. Visuelle Prüfung

Eine Jahresabschlussdatei wird nur visuell kontrolliert, wenn:

  • die Anwendung "Filing" bei der Validierung einer XBRL-Datei bestimmte Elemente feststellt, die eine Entscheidung von Ihnen oder von einem Mitarbeiter der Bilanzzentrale verlangen
  • Sie eine PDF-Datei hochladen oder eine XBRL-Datei, die bestimmte Elemente in Form einer PDF-Datei enthält; neben der automatischen Validierung der Datei ist eine ergänzende Prüfung durch einen Mitarbeiter der Bilanzzentrale erforderlich.

Bei der visuellen Prüfung sind die am häufigsten vorkommenden Verweigerungsgründe:

  • "Unzureichender Kontrast, zu kleine Zeichen, Lesbarkeitsprobleme": oft geht es hier um Jahresabschlüsse, die in sehr kleinen Zeichen geschrieben sind oder mit einem Drucker ausgedruckt und (und danach eingescannt) wurden, dessen Tintenpatronen beinahe leer waren.
  • "Der Jahresabschluss entspricht nicht dem geltenden Standardformular": meistens geht es hier um Jahresabschlüssen, in denen die Finanzdaten, die in ganzen Zahlen ohne Dezimalstellen ausgedrückt werden müssen, in Beträgen mit zwei Dezimalstellen angegeben sind, oder um Jahresabschlüsse, die ein veraltetes Modell der Sozialbilanz enthalten.
  • "Fehlende oder inkohärente Daten (Beginn / Abschluss / Generalversammlung)": am häufigsten wird vergessen, das Datum der Generalversammlung anzugeben, wo dies verlangt wird, die Generalversammlung noch stattfinden muss, oder die Generalversammlung stattgefunden hat, bevor das Geschäftsjahr überhaupt abgeschlossen war.
  • "Die 1. Seite fehlt oder ist nicht konform": Unternehmen mit einem spezifischen Modell sollten ein spezifisches Deckblatt für ein vollständiges Modell oder (in begrenzten Fällen) ein spezifisches Deckblatt für ein verkürztes Modell verwenden, mit einem angepassten Code für jede Art von Unternehmen, wie z. B.: Kreditinstitute, Investmentgesellschaften und Verwaltungsgesellschaften von Instituten für Kollektivanlagen (Voll-ig, Verk-ig), Versicherungsgesellschaften (Voll-ver, Verk-ver), Erwertungsgesellschaften von Urheberrechten (Voll-AUT, Verk-AUT) und andere (Ausnahmefälle) (Voll-A, Verk-A), sofern auf dem Deckblatt die Rechts- oder Verwaltungsgrundlage angegeben ist, die die Verwendung eines bestimmten Modells rechtfertigt. Vereinigungen und Stiftungen, die ein abweichendes Schema einreichen, sollten diesem ebenfalls ein besonderes Deckblatt vorangestellt haben.
  • "Der Jahresabschluss ist nicht in einer einzigen Sprache verfasst": dieser Abweisungsgrund wird häufig für Jahresabschlüsse angegeben, bei denen die Sprache der Bilanz und Ergebnissrechnung eine andere ist, als diejenige, die für die Dokumente verwendet wird, die zusammen mit dem Jahresabschluss hinterlegt werden müssen, wie der Bericht der Kommissare oder der Jahresbericht; eingebürgerte Fachbegriffe aus einer anderen Sprache wie Cash Flow, Human Resources oder Public Relations Manager sind jedoch zulässig.
  • "Die eingereichten Informationen stimmen nicht mit der PDF-Datei überein": meistens geht es hier um das Anfang- und/oder Enddatum des Geschäftsjahres: die Daten auf der ersten Seite des Jahresabschlusses stimmen nicht mit in der Anwendung "Filing" eingerechten Daten überein, oder weil ein identischer Jahresabschluss auf Zahlung wartet.
  • "Dieser Jahresabschluss wurde bereits früher eingereicht": Jahresabschlussdateien werden häufig ausgehend von einer Jahresabschlussdatei eines früheren Geschäftsjahres aufgestellt; manchmal wird dann versehentlich nicht die überarbeitete Jahresabschlussdatei sondern die Jahresabschlussdatei des Vorjahres hinterlegt.

 

Die Hinterlegungskosten werden nicht oder nur teilweise bezahlt

Wurden die automatische Validierung und die visuelle Kontrolle erfolgreich bestanden, erhält die Hinterlegung den Status "Bereit zur Zahlung". Die geschuldeten Hinterlegungskosten können dann per debitkarte, Bancontact, Kreditkarte oder Banküberweisung bezahlt werden. In der Anwendung "Filing" ist es möglich, sich für die Zahlung durch Dritte zu entscheiden, sofern die E-Mail-Adresse des Empfängers angegeben wird, der dann einen Zahlungslink per E-Mail erhält.

Ein hinterlegter Jahresabschluss wird automatisch abgewiesen, wenn die Hinterlegungskosten nicht spätestens 6 Arbeitstage nach der Erteilung des Status "Bereit zur Zahlung" eingegangen sind. Die Nichtbezahlung oder teilweise Bezahlung ist dabei häufig auf Folgendes zurückzuführen:

  • die Hinterlegungskosten wurden erst am 6. Arbeitstag vom Hinterleger überwiesen (wobei der Zahlungsdienstleister CCV im Auftrag der Nationalbank den Betrag erst am 7. Arbeitstag oder noch später erhält), da die Hinterlegungskosten aber spätestens am 6. Arbeitstag bei der Zahlungsdienstleister CCV eingehen müssen; um Missverständnissen vorzugreifen, bitten wir Sie nachdrücklich darum, die Überweisung der geschuldeten Kosten unverzüglich vorzunehmen;
  • der Zahlungsdienstleister CCV erhält einen falschen Betrag: Es geschieht nicht selten bei Massenhinterlegungen, dass die Hinterlegungskosten aus verschiedenen Bankkonten mit der gleichen strukturierten Mitteilung überwiesen werden.

Schliesslich wird der Hinterleger via E-mail über die Verweigerung wegen einer nicht oder partieller Zahlung der Hinterlegungskosten benachrichtigt sowie über das Verfahren wie ein verweigerter Jahresabschluss wiederum anzubieten. Dazu wird der Hinterleger eine richtige E-mailadresse in der Abteilung "Mein Profil" in der Anwendung FILING einführen.

Bei der Zahlung der Hinterlegungskosten wurde eine falsche strukturierte Mitteilung verwendet

Bei der Zahlung per Banküberweisung wird nur die korrekte strukturierte Mitteilung im Zusammenhang mit der Hinterlegung nach der Zahlungsauslösung akzeptiert. Dies erfordert die obligatorische Angabe der Zahlungsmethode "Banküberweisung". Eine strukturierte Kommunikation ist wie folgt aufgebaut +++ 012/3456/78910 +++.

Verwenden Sie daher NIEMALS die L-Referenz der bei der Zahlungsauslösung erstellten Zahlungsanforderung oder des Zahlungsauftrags (z. B. L221222120931602CB8D6B58.1) oder Ihre CCV-Referenz (z. B. d018ac14-7612-11ed-a7f8-c14b249a6cff).

Der Jahresabschluss wird vom Hinterleger selbst gelöscht

Der Hinterleger kann einen Jahresabschluss selbst löschen. Diese Möglichkeit besteht, solange die Bezahlung der Hinterlegungskosten noch nicht verarbeitet wurde. Gegebenenfalls muss der Hinterleger das Hinterlegungsverfahren vollständig neu beginnen, wodurch sich das offizielle Datum der Hinterlegung verändert (was sich eventuell auf den anwendbaren Tarif auswirken kann).