Zurückgewiesene Jahresabschlüsse

Die Jahresabschlussdatei erfüllt die technischen oder formbedingungen nicht

Jede Jahresabschlussdatei muss einer Reihe technischer und Formbedingungen entsprechen, bevor sie als gültige Datei angenommen werden kann. Diese Kontrollen erfolgen in den meisten Fällen vollkommen automatisch. In einer begrenzten Anzahl von Fällen ist ein Eingreifen eines Angestellten der Bilanzzentrale erforderlich.

1. Automatische Validierung

Alle Jahresabschlussdateien durchlaufen eine automatische Validierung. Wie eine über das Internet hinterlegte Datei kontrolliert wird, hängt von dem Dateiformat ab, in dem der Jahresabschluss aufgestellt wurde:

  • bei XBRL-Dateien wird in dieser Phase an der hochgeladenen Jahresabrechnungsdatei immer folgendes geprüft:
    • erfüllt die Struktur und technischen Voraussetzungen
    • enthält dieselbe Unternehmensnummer wie die Unternehmensnummer, der Rechtsperson die durch den Hinterleger ausgewählt wurde
    • besteht alle rechtlich vorgeschriebenen buchhalterischen und logischen Prüfungen des Inhalts
    • enthält die korrekten kennzeichnende Daten (wie Rechtsstellung) der Rechtsperson, deren Jahresabschluss hinterlegt wird
    • enthält korrekten Angaben zum Geschäftsjahr, für das der Jahresabschluss aufgestellt wurde.
  • bei pdf-Dateien wird in dieser Phase nur geprüft, ob die hochgeladene Jahresabschlussdatei die technischen Bedingungen erfüllt.

Bei der automatischen Validierung erhalten Sie praktisch sofort eine Nachricht von der Anwendung "Hinterlegung von Jahresabschlüssen per Internet", wenn es ein Problem bei einer der oben angegebenen Kontrollen gibt. Die am häufigsten auftretenden Probleme sind dann:

  • "Invalid content was found [...]. Probably an older taxonomy was used.": das bedeutet, dass Sie Ihre Jahresabschlussdatei mit einer veralteten Software erstellt haben; Sie müssen dann entweder eine neue Datei mit einer neuen Version Ihres Buchhaltungspakets erstellen (dafür müssen Sie Ihren Software-Lieferanten kontaktieren), oder die Datei anpassen, indem Sie die in die aktuelle Version von Sofista eingeben und im XBRL-Format neu speichern
  • "Beim Versenden der Datei ist ein Fehler aufgetreten. Bitte prüfen Sie, ob die Datei existiert und die Dateinamenserweiterung .pdf hat, die Datei kleiner ist als 3 MB und ob Ihre Höchstanzahl Hinterlegungen pro Tag nicht überschritten ist.": wir empfehlen Ihnen, vor der Aufstellung und Verkleinerung von pdf-Dateien die Tipps unter Dokumentation und FAQ zu beachten.

2. Visuelle Prüfung

Eine Jahresabschlussdatei wird nur dann visuell kontrolliert, wenn:

  • die Anwendung "Hinterlegung von Jahresabschlüssen über Internet" bei der Validierung einer XBRL-Datei bestimmte Elemente feststellt, die eine Entscheidung von Ihnen oder von einem Mitarbeiter der Bilanzzentrale verlangen
  • Sie eine pdf-Datei hochladen oder eine XBRL-Datei, die bestimmte Elemente in Form einer pdf-Datei enthält; neben der automatischen Validierung der Datei ist eine ergänzende Prüfung durch einen Mitarbeiter der Bilanzzentrale erforderlich.

Bei der visuellen Prüfung sind die am häufigsten vorkommenden Verweigerungsgründe:

  • "Kein ausreichender Kontrast, in einer anderen Farbe gedruckt als schwarz": oft geht es hier um Jahresabschlüsse, die in sehr kleinen Lettern geschrieben sind oder mit einem Drucker ausgedruckt und (und danach eingescannt) wurden, dessen Tintenpatronen beinahe leer waren
  • "Der Jahresabschluss ist nicht konform mit dem anwendbaren Standardformular.": meistens geht es hier um Jahresabschlüssen, in denen die Finanzdaten, die in ganzen Zahlen ohne Dezimalstellen ausgedrückt werden müssen, in Beträgen mit zwei Dezimalstellen angegeben sind, oder um Jahresabschlüsse, die ein veraltetes Modell der Sozialbilanz enthalten
  • "Fehlende oder inkohärente Daten (Beginn / Abschluss / Generalversammlung)": am häufigsten wird vergessen, das Datum der Generalversammlung anzugeben, wo dies verlangt wird, die Generalversammlung noch stattfinden muss, oder die Generalversammlung stattgefunden hat, bevor das Geschäftsjahr überhaupt abgeschlossen war
  • "Die erste Seite fehlt / ist nicht konform mit dem anwendbaren Standardformular": meistens geht es hier um Jahresabschlüsse von VoG, die ein Muster für den Jahresabschluss verwenden, das von den Standardmodellen abweicht; diese Jahresabschlüsse müssen dann ein bestimmtes Vorblatt haben
  • "Die Jahresabschluss ist nicht einsprachig": dieser Abweisungsgrund wird häufig für Jahresabschlüsse angegeben, bei denen die Sprache der Bilanz und Ergebnissrechnung eine andere ist, als diejenige, die für die Dokumente verwendet wird, die zusammen mit dem Jahresabschluss hinterlegt werden müssen, wie der Bericht der Kommissare oder der Jahresbericht; eingebürgerte Fachbegriffe aus einer anderen Sprache wie Cash Flow, Human Resources oder Public Relations Manager sind jedoch zulässig
  • "Die eingereichten Auskünfte stimmen nicht mit dem PDF überein": meistens geht es hier um das Anfang- und/oder Enddatum des Geschäftsjahres: die Daten auf der ersten Seite des Jahresabschlusses stimmen nicht mit in der Anwendung "Hinterlegung von Jahresabschlussen via Internet" eingerechten Daten überein, oder weil ein identischer Jahresabschluss wartet auf Zahlung
  • "Der Jahresabschluss wurde bereits zu einem früheren Zeitpunkt hinterlegt": Jahresabschlussdateien werden häufig ausgehend von einer Jahresabschlussdatei eines früheren Geschäftsjahres aufgestellt; manchmal wird dann versehentlich nicht die überarbeitete Jahresabschlussdatei sondern die Jahresabschlussdatei des Vorjahres hinterlegt.

Die Hinterlegungskosten werden nicht oder nur teilweise bezahlt

Wurden die automatische Validierung und die visuelle Kontrolle erfolgreich bestanden, erhält die Niederlegung den Status "Wartet auf Bezahlung". Die geschuldeten Hinterlegungskosten können dann per Banküberweisung oder Kreditkarte bezahlt werden.

Ein per Internet hinterlegter Jahresabschluss wird automatisch abgewiesen, wenn die Hinterlegungskosten nicht spätestens 7 Kalendertage nach der Erteilung des Status "Wartet auf Bezahlung" eingegangen sind. Die Nichtbezahlung oder teilweise Bezahlung ist dabei häufig auf Folgendes zurückzuführen:

  • die Hinterlegungskosten wurden erst am 7. Kalendertag vom Hinterleger überwiesen (wodurch die Nationalbank den Betrag erst am 8. Kalendertag oder noch später erhält), da die Hinterlegungskosten aber spätestens am 7. Kalendertag bei der Nationalbank eingehen müssen; um Missverständnissen vorzugreifen, bitten wir Sie nachdrücklich darum, die Überweisung der geschuldeten Kosten unverzüglich vorzunehmen
  • die Nationalbank erhält einen falschen Betrag: Es geschieht nicht selten, dass die Hinterlegungskosten aus verschiedenen Bankkonten überwiesen werden, wobei die überwiesenen Beträge nicht am selben Tag bei der Nationalbank eingehen; besser ist es, die gesamten Hinterlegungskosten von demselben Bankkonto zu bezahlen.

Schliesslich wird der Hinterleger via E-mail über die Verweigerung wegen einer nicht oder partieller Zahlung der Hinterlegungskosten benachrichtigt sowie über das Verfahren wie ein verweigerter Jahresabschluss wiederum anzubieten. Dazu wird der Hinterleger eine richtige E-mailadresse in der Abteilung "Mein Profil" in der Anwendung FILING einführen.

Der Jahresabschluss wird vom Hinterleger selbst gelöscht

Der Hinterleger kann einen Jahresabschluss selbst löschen, wenn dieser über das Internet eingereicht wurde. Diese Möglichkeit besteht, solange die Bezahlung der Hinterlegungskosten noch nicht verarbeitet wurde. Gegebenenfalls muss der Hinterleger das Hinterlegungsverfahren vollständig neu beginnen, wodurch sich das offizielle Datum der Hinterlegung verändert (was sich eventuell auf den anwendbaren Tarif auswirken kann).