Nachweis der Hinterlegung und Zahlung

Der sogenannte "Hinterlegungsvermerk des Jahresabschlusses" gilt als Nachweis der Hinterlegung und Zahlung.

Für juristische personen, deren jahresabschlüsse hinterlegt wurden

Gemäß Artikel 180 des Königlichen Beschlusses vom 30. Januar 2001 zur Umsetzung des Gesetzes über Gesellschaften übermittelt die belgische Nationalbank dem Unternehmen, das seinen Jahresabschluss veröffentlicht hat, einen "Hinterlegungsvermerk des Jahresabschlusses" innerhalb von elf Werktagen nach der Annahme des Jahresabschlusses. Gemäß Artikel 32 des Königlichen Beschlusses vom 19. Dezember 2003 zu den Buchhaltungsverpflichtungen und zur Veröffentlichung des Jahresabschlusses von bestimmten Vereinigungen, internationale Vereinigungen und Stiftungen übermittelt die belgische Nationalbank innerhalb des gleichen Zeitraums ein ähnliches Vermerk an die Vereinigung oder Stiftung deren Jahresabschlüsse hinterlegt wurden. Ein Duplikat dieses Hinterlegungsvermerks kann per E-mail auf der folgenden Adresse bestellt werden:  client.ba@nbb.be.

Aus der Entscheidung ET 74.590 der Zentralverwaltung für Mehrwertsteuer, Registrierung und Domänen vom 14. Juli 1992 geht hervor, dass der "Hinterlegungsvermerk des Jahresabschlusses" zugleich als Rechenschaftsbeleg gegenüber der Steuerbehörde im Hinblick auf den Abzug der Mehrwertsteuer von den Hinterlegungskosten durch das Unternehmen, das den Jahresabschluss hinterlegt hat, gilt. Dieses Schriftstück ist also einer gültigen Rechnung gleichgestellt.

Für etwaige hinterlegende dritte

Der hinterlegende Dritte ist von seinem Kunden bevollmächtigt, als Beaufragter aufzutreten und Jahresabschlüsse bei der Belgischen Nationalbank zu hinterlegen.

Wenn der hinterlegende Dritte einen Jahresabschluss seines Kundes hinterlegt und die dafür fälligen Kosten zahlt, geht es hier buchhaltungstechnisch gesehen um von Dritten getragene Kosten. Gemäß Stellungnahme Nr. 105/2 der Kommission für Rechnungslegungsnormen werden die Kosten, die von einem im Auftrag Handelnden auf Rechnung eines Dritten (Auftraggeber, in diesem Fall die juristische Person, deren Jahresabschluss hinterlegt wird) getragen werden, ausschließlich als Kosten des Auftraggebers betrachtet; deshalb ist es Sache des Auftraggebers, diese Kosten als solche und gemäß ihrer Art in seine eigene Buchhaltung aufzunehmen. Der hinterlegende Dritte darf diese Ausgaben nicht als Kosten verbuchen, sondern muss den "Vorschuss" auf der Aktivseite seiner Bilanz als Forderung gegenüber seinem Kunden-Auftraggeber ausweisen. Er kann den vorgelegten Betrag von seinem Kunden-Auftraggeber wiedererlangen, indem er ihm die Rechnung über die Kosten für die Erstellung des Jahresabschlusses vorlegt und darin die Hinterlegungskosten, die als Vorschuss im Sinne von Artikel 28, 5° des MwSt-Gesetzes betrachtet und folglich nicht in die Besteuerungsgrundlage zur Erhebung der Steuer einbezogen werden, gesondert ausweist.

Ein hinterlegende Dritte kann bei der Belgischen Nationalbank kein Duplikat des "Hinterlegungsvermerks des Jahresabschlusses" von einem seiner Kunden erhalten. Die Anwendung "Hinterlegung von Jahresabschlüssen via Internet" lässt sich aber unter dem Menüpunkt "Betalingsgegevens“ (auf Niederländisch) über die Transaktionsnummer der Zahlung eine Liste mit den Jahresabschlüssen abrufen, bei denen die Hinterlegungskosten über das festgelegte Zahlungsverfahren beglichen wurden.

Für alle beteiligten parteien

Seit 4. Februar 2008 sind alle jüngst hinterlegten und von der Belgischen Nationalbank angenommenen Jahresabschlüsse kostenlos abrufbar über die Anwendung "Jahresabschlüsse online konsultieren". Die Tatsache, daß Sie einen hinterlegten Jahresabschluss einsehen können, ist natürlich auch ein Beweis dafür, daß die Hinterlegung erfolgt ist.