Dossier 2024-3161 – Implementatie en uitbating van HR- en payroll-toepassingen door een sociaal secretariaat

Beschrijving van de opdracht

Deze oproep tot kandidaatstelling kadert binnen een bredere HRIT1 strategie van de NBB waarin de NBB zijn doelstellingen en roadmap met betrekking tot HRIT heeft opgesteld. De HRIT-strategie behandelt naast payroll alle domeinen van HR en hun technische invulling. Over de komende jaren zal de NBB verschillende systemen implementeren welke een impact gaan hebben of geïmpacteerd worden door de payroll toepassing. Het toekomstige landschap waarin de beoogde payroll toepassing zich zal bevinden, gaat met andere woorden danig verschillen van het huidige HR-systeemlandschap bij de NBB.

1 Onder HRIT verstaat de NBB het gebruik van informatietechnologie (IT) om personeelsactiviteiten (HR) te ondersteunen. Het wordt gebruikt om een breed scala aan HR-taken te automatiseren, zoals: recruitment, onboarding, learning, performance management, …

De beoogde payroll toepassing (inclusief tijdregistratie) zal in de toekomst ook moeten kunnen integreren met een HRIS en de mogelijkheden hiertoe vormen ook deel van de beoordeling van de offerte.

Om de HRIT-strategie mee te ondersteunen, heeft de NBB nood aan een geïntegreerde payroll toepassing bij een Erkend Sociaal Secretariaat (ESS). Het voorstel dient alvast onderstaande onderwerpen te behandelen die later verder zullen worden verduidelijkt in het bestek. Daarnaast dient ook de mogelijkheid te worden voorzien om in de toekomst over te gaan naar een HRIS dat het primair systeem zal zijn van enkele van deze onderwerpen. Het voorstel bevat ten minste:

● Beheer van de organisatie gegevens

● Beheer van de personeelsleden en niet-personeelsleden (zoals partner, kinderen en andere personen) m.b.t. persoonlijk gegevens en contractuele gegevens

● Beheer van directie, regenten en censoren, sanctiecommissie en regeringscommissaris (zelfstandigen)

● Beheer van de gepensioneerden en andere rechthebbenden betaling van de pensioenen en andere sociale voordelen)

● Beheer van de groepsverzekering (berekening van de reserves en aangifte aan de verzekeraar)

● Beheer van de vaste en variabele vergoedingen en inhoudingen (inclusief vakantierechten- en geld)

● Tijdsregistratie

● Uitvoering van de loonberekening

● Beheer van enkele HR-activiteiten zoals gevolgde opleidingen en de beoordelingen

● (Wettelijke) rapportering en aangiftes

● Flexibiliteit van de toepassing m.b.t. het programmeren van nieuwe gegevens, wijzigingen, verbeteringen en het verwijderen van gegevens.

● Toegankelijkheid van de historische gegevens en overzichten

● De mate waarin de toepassing overweg kan met NBB-maatwerk

● Mogelijkheden van de toepassing m.b.t. pre-populatie van velden, verplichte velden, berekende velden en geprogrammeerde cross-checks

● De aanwezigheid van een import module

● Audit

● Systeemtechnische vereisten

● Dienst gerelateerde vereisten

● Interfaces

● De dienstverlening bij de beëindiging van de opdracht

Daarnaast stelt NBB ook nog enkele algemene vereisten voor de voorgestelde toepassing voorop, namelijk:

● De oplossing is van het type SaaS

● Meertaligheid (Frans/Nederlands) van de gehele toepassing

● Een hoge flexibiliteit in parametriseerbaarheid met de mogelijkheid om hierop steeds manueel in te grijpen (inclusief het gebruik van barema tabellen)

● Het gebruik van geautomatiseerde procedures (wizards) en geprogrammeerde cross-checks met meldingen en suggesties.

● Datum gerelateerde gegevensopslag ten behoeve van het raadplegen en gebruiken van de historieken (waar van toepassing)

● Overname van de relevante historische gegevens voor de berekening van alle personen die momenteel door NBB beheerd worden

● Hoge mate van automatisatie bij het samenstellen van het loonbegrip (basisloon, brutowedde, bovenwettelijke kinderbijslag, etc.) en de opbrutering van vergoedingen

● Bestaande codes, omschrijvingen en terminologie in de mate van het mogelijke zoveel mogelijk overnemen (zoals o.a. organisatie management o.b.v. 9-cijfers, opsplitsing van de organisatie-eenheden)

● Flexibele rapporteringsmodule (inclusief audit rapportering)

● Erkenning van sociaal secretariaat aangezien naast de terbeschikkingstelling van de toepassing ook taken in de hoedanigheid van sociaal secretariaat dienen uitgevoerd te worden.

● Een dienstverlening in het Nederlands en/of Frans met toepassing van Service Level Agreements (SLA)

● Flexibel autorisatie systeem. Toegang tot gegevens kan granulair afgeschermd worden zodat informatie alleen beschikbaar is op ‘need to have’-basis.

● Maximale naleving van open standaarden (netwerkprotocollen, opslag formaten, file formaten, …)

● Beveiligde omgeving die voldoet aan de GDPR-wetgeving.

● Te allen tijde vrij kunnen beschikken over de data in de database, ook bij beëindiging van het contract of het opzeggen van de licenties.

De bovenstaande overzichten zijn echter niet limitatief en NBB voorziet steeds het recht om bij de beoordeling van de oplossing additionele beoordelingscriteria mee in acht te nemen.

De volledige tekst van deze aankondiging werd gepubliceerd in het Bulletin der Aanbestedingen van 19/04/2024 referte :.4123cba2-c221-4606-81f0-4d89f0447896 - 01

De kandidaat wordt verzocht zijn kandidaatstelling (evenals het Uniform Europees Aanbestedingsformulier-UEA) in te dienen via het e-Tendering platform (https://www.publicprocurement.be)